巧法免ERP陷泥潭之災(zāi)

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ERP之路充滿風(fēng)險(xiǎn)，各種影響因素隨時(shí)都可能發(fā)生變化。一個(gè)成功的風(fēng)險(xiǎn)管理可以防止和減少項(xiàng)目中潛在問(wèn)題的影響，它是處理危機(jī)的有效處方。那么這些風(fēng)險(xiǎn)包括哪些方面?有什么方法可以有效地管理這些風(fēng)險(xiǎn)，使公司能預(yù)先將風(fēng)險(xiǎn)盡可能降低?

　　項(xiàng)目每個(gè)拐彎處都潛伏著風(fēng)險(xiǎn)

　　“當(dāng)你要走的路沒(méi)有路標(biāo)時(shí)，每一個(gè)拐彎處都潛伏著危險(xiǎn)。”興華公司的CIO陳霖對(duì)這句話深有感觸。剛才在會(huì)議室興華CEO正為公司ERP項(xiàng)目停滯一事大發(fā)雷霆：“既然風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，為什么我們?cè)贓RP實(shí)施還對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)不以為然，你們可知道這幾個(gè)月來(lái)，公司已經(jīng)為頻發(fā)的諸多意外狀況付出沉重的代價(jià)了?”

　　對(duì)頻發(fā)的意外和未來(lái)面臨嚴(yán)峻的風(fēng)險(xiǎn)，興華公司CIO陳霖感到非常頭痛。對(duì)于ERP項(xiàng)目而言，風(fēng)險(xiǎn)存在于項(xiàng)目的全過(guò)程，包括項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目準(zhǔn)備、實(shí)施過(guò)程和系統(tǒng)運(yùn)行。而在興華公司，ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下兩方面：

　?、偃狈σ?guī)劃或規(guī)劃不合理風(fēng)險(xiǎn);企業(yè)在實(shí)施的過(guò)程中，一般著重于實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)因素分析。對(duì)于ERP項(xiàng)目而言，風(fēng)險(xiǎn)涵蓋項(xiàng)目組織的整個(gè)部分，總體規(guī)劃設(shè)計(jì)的合理與否直接關(guān)系到項(xiàng)目的成敗。項(xiàng)目的準(zhǔn)備期主要由項(xiàng)目規(guī)劃及項(xiàng)目準(zhǔn)備構(gòu)成。

　?、趯?shí)施過(guò)程失控的風(fēng)險(xiǎn);這一階段是項(xiàng)目能否按預(yù)定計(jì)劃完成的核心部分。項(xiàng)目進(jìn)度沒(méi)有嚴(yán)格按照預(yù)定方案進(jìn)行控制和實(shí)施，經(jīng)常做出無(wú)謂的調(diào)整和更改，反而讓項(xiàng)目處于更多的風(fēng)險(xiǎn)之中。一般而言，在項(xiàng)目的實(shí)施階段主要由業(yè)務(wù)流程的重組與優(yōu)化和系統(tǒng)的選型與配置兩大部分構(gòu)成。

　　如何識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

　　經(jīng)過(guò)多次的慘痛經(jīng)歷，現(xiàn)在陳霖深深認(rèn)識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)管理與進(jìn)度管理、預(yù)算管理及范圍管理在ERP項(xiàng)目中同等重要。許多不確定性的風(fēng)險(xiǎn)會(huì)威脅項(xiàng)目的順利實(shí)施。因此，管理風(fēng)險(xiǎn)必須先進(jìn)行識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，從而進(jìn)一步分析風(fēng)險(xiǎn)。

　　在ERP項(xiàng)目中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，一般有：技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、人力資源風(fēng)險(xiǎn)、資源風(fēng)險(xiǎn)、需求風(fēng)險(xiǎn)等。

　　經(jīng)過(guò)多次對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)后，陳霖總結(jié)出作為一個(gè)優(yōu)秀的CIO，必須掌握下面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方法：

　?、俜纸庠瓌t：就是將項(xiàng)目過(guò)程中復(fù)雜的難于理解的事物分解成比較簡(jiǎn)單的容易被認(rèn)識(shí)的事物，將大系統(tǒng)分解成小系統(tǒng)，這也是人們?cè)诜治鰡?wèn)題時(shí)常用的方法。通過(guò)分解項(xiàng)目的范圍、結(jié)構(gòu)來(lái)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，理清項(xiàng)目各個(gè)組成部分的性質(zhì)及關(guān)系、與外因的聯(lián)系等內(nèi)容，從而減少項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的不確定性。

　?、诠收蠘?shù)法：就是利用圖解的形式將大的風(fēng)險(xiǎn)分解成各種小的風(fēng)險(xiǎn)，或?qū)Ω鞣N引起風(fēng)險(xiǎn)的原因進(jìn)行分解，這是風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的有效工具。該法是利用樹(shù)狀圖將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)由粗到細(xì)，由大到小，分層排列的方法，這樣容易找出所有的風(fēng)險(xiǎn)因素，關(guān)系明確。

　?、蹖?zhuān)家調(diào)查法：在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別階段的主要任務(wù)是找出各種潛在的危險(xiǎn)并作出對(duì)其后果的定性估量，不要求作定量的估計(jì)。該方法主要包括兩種：集思廣益法和德?tīng)柗品?。它主要依靠?zhuān)家的直觀能力，通過(guò)調(diào)查意見(jiàn)逐步集中，直至達(dá)到一致。

　　在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別并整理之后，CIO必須就各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)整個(gè)ERP項(xiàng)目的影響程度做一些分析和評(píng)價(jià)。風(fēng)險(xiǎn)分析的方法非常多，一般采用統(tǒng)計(jì)學(xué)的概率、分布頻率等方法。其實(shí)風(fēng)險(xiǎn)是一種變化著的事物，基于這種易變條件上的預(yù)測(cè)和分析，一般不可能做到十分精確和可靠。但所有的風(fēng)險(xiǎn)分析都只有一個(gè)目的，即盡量避免項(xiàng)目的失控和為項(xiàng)目實(shí)施中的突發(fā)問(wèn)題預(yù)留足夠的后備措施和緩沖空間。

　　風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果是一張“預(yù)測(cè)清單”，它應(yīng)該能夠給出ERP項(xiàng)目中某一危險(xiǎn)發(fā)生的概率以及其后果的性質(zhì)和概率。此外，風(fēng)險(xiǎn)分析還需要對(duì)ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行比較和評(píng)價(jià)，確定它們的嚴(yán)重性及先后順序;從整體出發(fā)弄清各風(fēng)險(xiǎn)事件之間確切的因果關(guān)系，以便制定出系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。

　　風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)之后，ERP項(xiàng)目面臨著兩種選擇，即面臨著不可承受風(fēng)險(xiǎn)和可承受風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于前者，或者終止項(xiàng)目，或者采取補(bǔ)救措施，降低風(fēng)險(xiǎn)或改變項(xiàng)目;對(duì)于后者，則需要在項(xiàng)目之中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制。

應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)良策：打好基礎(chǔ)架構(gòu)

　　企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)面前需要做的正確事情就是：打造一個(gè)主動(dòng)應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)架構(gòu)。

　　項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)貫穿于整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)控制與項(xiàng)目活動(dòng)發(fā)生的時(shí)間可以將風(fēng)險(xiǎn)管理主動(dòng)應(yīng)對(duì)基礎(chǔ)架構(gòu)劃分為三個(gè)部分：風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施和風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告。

　?、亠L(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃是在項(xiàng)目正式啟動(dòng)前或啟動(dòng)初期對(duì)項(xiàng)目的一個(gè)全局的基于風(fēng)險(xiǎn)角度的考慮、分析、規(guī)劃，也是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制中最為關(guān)鍵的內(nèi)容，包括風(fēng)險(xiǎn)形勢(shì)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)等幾部分。不幸的是，很多組織都視風(fēng)險(xiǎn)如燙手山芋。有些項(xiàng)目組成員不喜歡風(fēng)險(xiǎn)，或者至少不愿意談?wù)擄L(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為不確定性是負(fù)面的東西。鑒于此，開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃討論就顯得更為重要。

　　第一步是把可能的風(fēng)險(xiǎn)劃分一個(gè)優(yōu)先級(jí)，對(duì)于優(yōu)先級(jí)高的風(fēng)險(xiǎn)我們給以更多的關(guān)注。通常從風(fēng)險(xiǎn)判斷標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的危險(xiǎn)度、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施、風(fēng)險(xiǎn)消除措施等幾個(gè)方面進(jìn)行評(píng)估。

　?、陲L(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施。風(fēng)險(xiǎn)管理在整個(gè)ERP項(xiàng)目生命周期中是連續(xù)、反復(fù)進(jìn)行的，消除了某些風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源后，有可能又會(huì)出現(xiàn)其他的風(fēng)險(xiǎn)。因此，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，CIO必須制訂標(biāo)準(zhǔn)按階段衡量項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顩r，時(shí)時(shí)監(jiān)視項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)情況果斷調(diào)整和糾正項(xiàng)目行動(dòng)。

　　在風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃基礎(chǔ)上進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，一旦監(jiān)視到風(fēng)險(xiǎn)因素，就應(yīng)采取合理措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避，可以從改變風(fēng)險(xiǎn)性質(zhì)、改變風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率、改變風(fēng)險(xiǎn)的影響大小等多方面著手。風(fēng)險(xiǎn)控制的策略一般有預(yù)防、轉(zhuǎn)移、回避、接受、后備措施等幾種方式。在結(jié)合實(shí)際項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，我們建議使用以下風(fēng)險(xiǎn)控制方法。

　　a、在項(xiàng)目開(kāi)始前，把緩解這些原因(避開(kāi)風(fēng)險(xiǎn))的工作列入已擬定的控制計(jì)劃中。

　　b、項(xiàng)目中做好人員流動(dòng)會(huì)出現(xiàn)的準(zhǔn)備，對(duì)每一個(gè)關(guān)鍵性的技術(shù)人員，要培養(yǎng)后備人員，以確保項(xiàng)目仍能繼續(xù)(削弱風(fēng)險(xiǎn))。

　　c、在項(xiàng)目里程碑時(shí)進(jìn)行活動(dòng)跟蹤和主要風(fēng)險(xiǎn)因素跟蹤，以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的再評(píng)估。

　　最后，無(wú)論項(xiàng)目進(jìn)展的情況如何，CIO都必須將風(fēng)險(xiǎn)管理的計(jì)劃、行動(dòng)、結(jié)果整理、匯總、進(jìn)行分析，形成風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告。風(fēng)險(xiǎn)管理的持續(xù)性要求風(fēng)險(xiǎn)管理報(bào)告的連貫性和不間斷性。因此，該報(bào)告不僅僅在項(xiàng)目結(jié)束才制作的，而是應(yīng)該視項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r、項(xiàng)目計(jì)劃、報(bào)告的對(duì)象等條件采取書(shū)面或口頭、不定期的或階段性的等多種方式，為項(xiàng)目的實(shí)施、控制、管理、決策提供信息基礎(chǔ)。

　　俗話說(shuō)“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。在ERP項(xiàng)目過(guò)程中，一個(gè)成功的風(fēng)險(xiǎn)管理可以防止和減少項(xiàng)目中潛在問(wèn)題的影響。一個(gè)優(yōu)秀的CIO應(yīng)在風(fēng)險(xiǎn)反應(yīng)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防之間達(dá)到一種平衡，從而減小風(fēng)險(xiǎn)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目所造成的影響。