基于市場化競爭背景的企業(yè)合同管理系統(tǒng)

  企業(yè)合同管理是企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來的重要體現(xiàn)，一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營成敗與合同及合同管理有密切關(guān)系。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱。
     隨著市場化競爭的愈演愈烈，合同在企業(yè)對外經(jīng)濟(jì)交往中顯得越來越重要，合同管理成為企業(yè)管理中日益突出的問題。隨著中國市場化進(jìn)程的快速發(fā)展，企業(yè)的合同管理水平有待進(jìn)一步提高。在企業(yè)合同管理中，不僅要重視合同簽訂之前的管理工作，還應(yīng)重視簽訂之后的管理工作。注重履行合同全部過程的情況變化，還需特別掌握對企業(yè)本身不利的情況，及時(shí)應(yīng)對合同變更、修改、補(bǔ)充、終止等問題。不斷加強(qiáng)企業(yè)合同各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，以防止由于合同管理不善而造成的不必要的經(jīng)濟(jì)效益損失和企業(yè)形象的損壞。
一、企業(yè)合同管理的意義
企業(yè)合同管理的內(nèi)容主要包括以下方面：合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止；合同的審查、監(jiān)督、控制；進(jìn)行合同簽訂時(shí)組織、計(jì)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)等一系列活動(dòng)。合同管理的過程必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的，它不僅是一個(gè)簡單的簽約程序，還是一個(gè)需要談判、起草、簽訂、履行和監(jiān)督的環(huán)節(jié)。
在如今的市場競爭激烈的環(huán)境下，加強(qiáng)企業(yè)合同管理，可以充分保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。通過規(guī)范企業(yè)的組織行為，實(shí)現(xiàn)公平、公正、有序的市場競爭環(huán)境，有利于保障企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)條件下的生存和發(fā)展。從全球經(jīng)濟(jì)化的角度來看，企業(yè)合同的有效管理在企業(yè)制度方面實(shí)現(xiàn)與國際經(jīng)濟(jì)體系的接軌，有利于企業(yè)進(jìn)入國際市場。
二、市場化競爭背景
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，市場化經(jīng)濟(jì)體系也逐步深入到各個(gè)企業(yè)。市場化競爭是市場經(jīng)濟(jì)的基本特征之一，在市場經(jīng)濟(jì)的條件下，企業(yè)從各自利益的角度出發(fā)，為取得更好的產(chǎn)銷條件和獲取更多的市場資源而競爭。通過競爭，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的優(yōu)勝劣汰，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)要素的優(yōu)化配置。
市場競爭主要包括商品競爭、素質(zhì)能力競爭、服務(wù)競爭、信息競爭、價(jià)格競爭及信譽(yù)競爭六項(xiàng)基本內(nèi)容。其中，信譽(yù)競爭包含企業(yè)合同管理的好壞。企業(yè)合同妥善管理不僅能維護(hù)自身的利益，還能在同類行業(yè)中以信譽(yù)的優(yōu)勢提高市場的占有率，以提高經(jīng)濟(jì)收益、保持自身不斷成長以及樹立良好的企業(yè)形象。
三、企業(yè)合同的管理模式
一般情況下，企業(yè)會(huì)設(shè)立一個(gè)專門的機(jī)構(gòu)來進(jìn)行對合同的管理工作。企業(yè)通過合同來確立民事關(guān)系，這種關(guān)系是受法律保護(hù)的。由此可見，簽訂合同是一種民事法律行為，根據(jù)其本身具備的特點(diǎn)，決定了合同不是由企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)、人事部門管理，其已經(jīng)超出了企業(yè)自身的管理界限。因此，企業(yè)需要設(shè)立專門的企業(yè)法律顧問部門進(jìn)行合同管理。
根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模和組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的不同，企業(yè)選擇合同管理的模式也不同。但在大中型以上的企業(yè)中，合同的管理模式基本采用企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一進(jìn)行管理，再與其他部門管理相結(jié)合。法律顧問部門對企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)，各下屬部門對本部門授權(quán)范圍內(nèi)所簽訂的合同負(fù)責(zé)，保證合同的合法性、可行性、完整性。
四、合同管理中存在的問題
由于我國的經(jīng)濟(jì)體制是由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)化為市場經(jīng)濟(jì)，企業(yè)合同管理的發(fā)展也逐漸從起初的過于簡單不規(guī)范，走向現(xiàn)今的細(xì)致規(guī)范，并趨于完善，但仍存在著一些問題和不足，歸納起來主要有以下兩個(gè)方面。
1．合同缺少完整性
企業(yè)為了來之不易的合同簽約機(jī)會(huì)，簽訂的內(nèi)容條款不明確或不全面，有時(shí)還會(huì)滿足客戶的一些不合理要求，很快的把合同簽訂下來。甚至在與老客戶洽談業(yè)務(wù)時(shí)，礙于情面以口頭形式協(xié)議，不簽訂書面的合同。
2．合同履行率不高
在合同履行的過程中，隨時(shí)可能發(fā)生合同內(nèi)容或主體的變更，但不少負(fù)責(zé)履行合同的企業(yè)管理人員忽略了及時(shí)變更合同的重要性，沒有按照法定的條款和法定期限辦理。有些合同沒有注明履行期限，簽者字人的蓋章不很清晰等，這一系列問題都為企業(yè)合同糾紛埋下隱患。
五、加強(qiáng)市場化競爭下的企業(yè)合同管理
1．完善企業(yè)合同管理制度
現(xiàn)代企業(yè)合同能夠體現(xiàn)企業(yè)在生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等方面的各種法律關(guān)系。由于合同的專業(yè)性和法律性很強(qiáng)，特別是一些對企業(yè)影響重大的合同，能否正確簽訂顯得十分重要。因此，完善各項(xiàng)合同管理制度是非常必要的，如合同的審查、公正、授權(quán)委托、專用章管理、歸檔等一系列的制度確立。這些都是合同管理活動(dòng)中不可缺少的一部分。只有完善這些制度，才能使合同的合法性得到保障，將企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。
2．加強(qiáng)對合同管理人員培訓(xùn)
利用靈活多樣的方式，對合同管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。通過外聘專家講座、網(wǎng)絡(luò)、選送深造等形式增強(qiáng)合同管理人員的合同業(yè)務(wù)能力和法律事務(wù)能力。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)制訂相關(guān)的合同管理辦法、規(guī)定，促進(jìn)合同管理人員的培訓(xùn)，以提高他們的綜合素質(zhì)。 3．完善合同管理體系
建立統(tǒng)一的合同管理體制，確定統(tǒng)一的合同管理部門；對合同的內(nèi)容審查，應(yīng)由企業(yè)合同主管部門審查，其他相關(guān)部門聯(lián)合會(huì)審。各負(fù)其責(zé)，對合同項(xiàng)目及承辦單位對合同的履行全面負(fù)責(zé)，確保建立管理體系的目的能夠具體落實(shí)，只有各部門共同努力、密切配合才能把合同管理工作做好。
六、結(jié)束語
總之，企業(yè)要在市場化競爭的背景條件下不斷地成長和發(fā)展，就必須建立現(xiàn)代化的企業(yè)管理制度，用科學(xué)的管理手段實(shí)施合同管理。在企業(yè)合同管理實(shí)踐中，很多成功的企業(yè)合同管理都是將合同的權(quán)益按照職能分工分解的各個(gè)部門，再由各部門履行屬于自己的職能范圍的義務(wù)。這樣，合同管理的整體水平會(huì)不斷提高，為企業(yè)增強(qiáng)市場競爭能力和提高經(jīng)濟(jì)效益打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

免費(fèi)版合同、資產(chǎn)管理解決方案
         免費(fèi)版針對企業(yè)的特點(diǎn)，綜合眾多公司項(xiàng)目管理實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，專門開發(fā)了一套合同管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的法務(wù)管理水平。
合同管理系統(tǒng)
       免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)為企業(yè)提供一個(gè)全面的、完整的合同視野，清楚的展示企業(yè)在合同中所涉及的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)。這使得企業(yè)中相關(guān)責(zé)任人員能夠即時(shí)查詢合同中的重要信息，徹底消除了在文件柜中手工查詢合同所帶來的麻煩。
       免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)能夠立即查詢到期合同庫中全部合同的信息與條款，并能夠?qū)⒑贤凑疹悇e和部門進(jìn)行歸類，進(jìn)而在全局視野下進(jìn)行分析，風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)趨勢并找出潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過分析，企業(yè)甚至能夠發(fā)掘資金節(jié)省和提高利潤的新機(jī)遇。把企業(yè)法律部門從紙質(zhì)合同檢索等瑣碎的任務(wù)中解放出來，讓其參與到更加具有戰(zhàn)略意義的工作當(dāng)中去。
免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)功能
記錄收納企業(yè)所有合同文本及信息
  合同創(chuàng)建：起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式；
  合同文件：管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中；
  合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰；
對合同相關(guān)支撐、附屬信息進(jìn)行管理和存檔
  客戶/供應(yīng)商：提供對客戶或供應(yīng)商的登記、分級、評價(jià)、信用記錄、審批等操作,并且可以對其資質(zhì)進(jìn)行管理；
  業(yè)務(wù)相關(guān)：包括合同的分類、編碼、參數(shù)，關(guān)聯(lián)合同等；
提供系統(tǒng)化的法務(wù)訴訟管理業(yè)務(wù)
  法律訴訟：律師信、訴訟申請及收款等律師業(yè)務(wù)的申請、審批和維護(hù)
  法務(wù)報(bào)表：提供全面的法務(wù)處理業(yè)務(wù)報(bào)表，幫助企業(yè)法務(wù)人員進(jìn)行全局把控和讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)全面了解公司法務(wù)信息
創(chuàng)建與維護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)合同、流程模版
  合同模版：免費(fèi)版系統(tǒng)提供合同示范文本庫，支持多種業(yè)務(wù)類型（采購、銷售、實(shí)施、服務(wù)、開發(fā)等），支持多種合同類型（標(biāo)準(zhǔn)、框架、總分包等）
  流程模版：提供多種與合同相關(guān)的管理的業(yè)務(wù)流程樣板，企業(yè)可以直接使用或者參考修改使用
提供合同報(bào)警機(jī)制
  資金預(yù)警：根據(jù)合同應(yīng)收/應(yīng)付計(jì)劃情況等方面進(jìn)行提前預(yù)警
  進(jìn)度預(yù)警：明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作；
  合同預(yù)警：系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對所有快到期的結(jié)款、審批、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策；
  資質(zhì)到期提醒：對客戶及供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行到期提醒
合同審批流程設(shè)置與流轉(zhuǎn)機(jī)制
  流程設(shè)置：對合同對方、項(xiàng)目、合同、資金和發(fā)票等內(nèi)容進(jìn)行審批，支持靈活的流程定義，審批對象自動(dòng)匹配審批流程，規(guī)范審批流程；
  合同審批：根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單；
信息統(tǒng)計(jì)與分析
  報(bào)表：從不同角度對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。
  欠款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)欠款信息；收款報(bào)表：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)收款信息；壞賬分析：可以從不同角度統(tǒng)計(jì)企業(yè)壞賬信息

免費(fèi)版合同管理系統(tǒng)作用
  從法律顧問到戰(zhàn)略伙伴的轉(zhuǎn)變
         使用先進(jìn)的合同管理系統(tǒng)，企業(yè)內(nèi)部法務(wù)部門能夠輕松地從合同庫中查詢合同信息，從而深度挖掘合同中包含的重要情報(bào)，直接促使法務(wù)部門能夠更好的發(fā)揮其專業(yè)素養(yǎng)和談判的優(yōu)勢，讓其從單純的法律顧問角色轉(zhuǎn)變?yōu)閰⑴c企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策部門。
  降低風(fēng)險(xiǎn)并增強(qiáng)合同合規(guī)
         從合同擬定初期就大力確保合同起草工作的正確性，能夠?yàn)槠髽I(yè)消除在合同執(zhí)行過程中財(cái)務(wù)和道德方面所面臨的潛在問題。利用合同管理系統(tǒng)中先進(jìn)的合同框架和模版，預(yù)先設(shè)立和通過審批的專業(yè)合同語言以及完善的合同審批流程，輕松確保合同合規(guī)。
  提高企業(yè)法律部門效率
         合同管理系統(tǒng)對企業(yè)合同審批流程按預(yù)先的設(shè)定進(jìn)行自動(dòng)化的管理，確保相關(guān)的法律人員彩玉的流程的決策和控制當(dāng)中，從而使得合同擬定、談判和審批的效率與質(zhì)量大大提高。
  合同周期的可見性和可控性
         通過合同管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠了解和掌握合同周期中各個(gè)環(huán)節(jié)所涉及到的重要信息，例如相關(guān)責(zé)任人、貨物與服務(wù)條款、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、合同金額等、并且可以對合同到期信息等進(jìn)行提醒設(shè)置，這對企業(yè)來說具有重大意義，實(shí)現(xiàn)合同的可見性和可控性。

結(jié)束語
        合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有采取有效措施，加強(qiáng)煤炭企業(yè)合同管理，確保合同的實(shí)施，才能夠真正的提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。