企業(yè)招標采購合同如何管理？

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    采購管理體制在近幾年發(fā)生了根本變化，由于集中采購可獲得批量價格優(yōu)惠，減少儲備，節(jié)省采購費用，且便于管理，因此現(xiàn)在已被多數(shù)企業(yè)采用。這就為企業(yè)全面實行比價采購提供了制度上的保證。

　　比價采購作為一種采購制度，包含招標采購。招標采購作為一種采購方式，是比價采購制度的一個方面或某種方式的體現(xiàn)，除一般的比價采購具有比價、競價、壓價的性質(zhì)外，還要求公開、公平、公正，高度透明，有一定的招標程序。從嚴格的法律意義上講，比價采購在簽定合同之前的全部操作過程一般不承擔法律責(zé)任，要約和承諾在簽定合同之前的全部操作過程一般也不承擔法律責(zé)任，要約和承諾在簽定合同之前是買賣雙方的自主企業(yè)行為；而招標采購則從法律上規(guī)定了簽定采購合同之前，為實現(xiàn)采購而進行的活動，如招標、開標、評標、定標各個環(huán)節(jié)，應(yīng)遵守程序性規(guī)則，買賣雙方應(yīng)遵守公開、公平、公正和誠信的原則，履行招標投標程序，并承擔不完全履行招投標程序的法律責(zé)任。

　　搞好企業(yè)招標采購管理工作需要做到以下幾點：

１、加強宣傳教育，統(tǒng)一思想認識，為物資招標采購營造一個良好的工作環(huán)境。建議企業(yè)各級組織，要圍繞物資招標采購管理開展多種形式的宣傳教育，同時，按照企業(yè)集團的實際情況，成立以審計、監(jiān)事會、資產(chǎn)、采購、財務(wù)等部門參加的物資招標采購管理機構(gòu)，進一步明確各自的職責(zé)，規(guī)范工作行為，樹立“先服務(wù)后監(jiān)督”思想，加強同各業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)作，及時了解和掌握物資采購情況，提出工作指導(dǎo)意見；既要嚴格程序，又要工作到位，注意爭取各業(yè)務(wù)部門和相關(guān)單位的理解與支持，為招標采購管理工作創(chuàng)造和諧的工作環(huán)境。

    企業(yè)合同是企業(yè)對外溝通的橋梁，是企業(yè)發(fā)展的命脈?，F(xiàn)代企業(yè)中半數(shù)以上的業(yè)務(wù)都要涉及到各種各樣的合同，而其中大多數(shù)的法律糾紛都直接或間接地與合同管理中的某個環(huán)節(jié)有關(guān)。免費版免費版合同管理系統(tǒng)以合同為管理對象，通過合同訂立、執(zhí)行、監(jiān)督、統(tǒng)計及維護跟蹤在規(guī)避法律風(fēng)險的同時實現(xiàn)合同價值最大化的產(chǎn)品解決案。

 免費版免費版合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險管理的視角對合同管理進行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強合同履行的跟蹤，對各種預(yù)警進行控制風(fēng)險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。

 免費版免費版合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應(yīng)用，通過流程來打通各個模塊之間的血脈，建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，當我們找到其中的一個信息點時，與此信息點相關(guān)的所有信息都被提取出來，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。

　　2、立章建制，完善制度，實現(xiàn)物資招標采購工作規(guī)范化。物資采購部門應(yīng)根據(jù)有關(guān)單位經(jīng)營計劃大綱、技改項目以及生產(chǎn)經(jīng)營、庫存材料等情況，及時編制本部門具體的物資采購計劃，經(jīng)資產(chǎn)、財務(wù)各部門和報社領(lǐng)導(dǎo)批準后，轉(zhuǎn)招標采購中心備案，該部門可以此作為招標采購管理的依據(jù)，及時了解所購物資的質(zhì)量、性能、價格、廠家或商家信譽程度等，促進其盡早掌握并選購價格較低、質(zhì)量較好的商品，便于提高工作效率，更好地發(fā)揮服務(wù)、保障、監(jiān)督的作用，使招標采購管理工作納入制度化、程序化、規(guī)范化的管理軌道。

　　要做到有價可比，就必須及時、全面地掌握有關(guān)商品的價格信息，建立健全物資采購價格信息庫，使比價工作有價可依、有據(jù)可比。通過比價鑒別，優(yōu)化選購，達到降低采購成本，提高經(jīng)濟效益的目的。及時搜集有關(guān)行業(yè)定期發(fā)布的物資價格信息；利用互聯(lián)網(wǎng)手段及時查找各種物資信息；利用招標采購及時掌握價格信息，與時俱進，實現(xiàn)動態(tài)管理。

　　搞好招標采購管理，應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的特點，多方位、多角度地合理選擇采購模式，要采取多種形式的比價招標采購，主要有以下三種形式：

　　1、信函比價招標采購。這種形式適用于規(guī)格多、數(shù)量小、供貨廠家多的物資品種。

　　2、集中邀請比價招標采購。這種形式適用于需方，擴大品種范圍企業(yè)需求相對穩(wěn)定，屬買方市場且多家生產(chǎn)供應(yīng)、市場資源相對充足、質(zhì)量技術(shù)指標易于控制的大宗物資品種。以會議形式召集投標人參加開標，由招標企業(yè)組織相關(guān)職能部門共同評標，最后中標企業(yè)與招標企業(yè)簽定采購合同。

　　3、走訪比價招標采購。這種形式適用于質(zhì)量技術(shù)要求較高、市場資源相對偏緊的物資品種，也適用于屬于賣方市場的物資品種。確定物資品種及走訪廠家，擬定談判方案，請供方填寫比價招標詢價表等。

　　以上三種比價招標采購方式均不宜事先設(shè)立標底，也不邀請中介機構(gòu)公證，所以，原則上開標時不唱標，不向未中標人公布中標人及中標價格，以保留下一輪比價招標時的競價比價空間，其公開、公平、公正性主要靠公開的操作程序來保證。

企業(yè)實行比價招標采購，事關(guān)企業(yè)的經(jīng)濟效益和商業(yè)信譽，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須十分重視，并依靠專業(yè)物資管理部門具體操作，但大的原則、方針及相關(guān)制度、程序應(yīng)由高層領(lǐng)導(dǎo)審查決策。企業(yè)使用了合同管理軟件，就能很好的對合同進行管理，并且企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地用手機進行查詢，時刻了解合同進展情況。免費版合同管理軟件在這方面可以算是專家了。

1.規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理

免費版合同管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，可以有效地改變企業(yè)信息分布比較散亂的現(xiàn)狀；

同時，系統(tǒng)提供自定義字段功能，可以為企業(yè)實現(xiàn)完整、規(guī)范的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐?！　?

2.提高管理效率

免費版合同管理系統(tǒng)避免了手工管理合同出現(xiàn)，利用審批流管理，可以方便、快捷地處理企業(yè)管理事務(wù)；

預(yù)警平臺可以協(xié)助合同管理人員更輕松地應(yīng)對日常管理事務(wù)；

報表管理的靈活定義，為管理部門的統(tǒng)計分析提供強大的技術(shù)支持?！　?

3.實現(xiàn)標準化管理和個性化管理的有機結(jié)合

免費版合同管理系統(tǒng)通過全局設(shè)置和權(quán)限分配，可以由公司制訂統(tǒng)一采用的管理標準；

比如，由公司設(shè)置業(yè)務(wù)單據(jù)必填字段，信息錄入必須填寫這些信息；

數(shù)據(jù)字典可以為某些信息項提供標準的選擇項，防止錄入人員的錄入隨意性；設(shè)置統(tǒng)一的報表格式，信息輸出時可以保證一致性；

同時，系統(tǒng)也允許用戶根據(jù)自身的實際情況采取個性化的措施，比如網(wǎng)格的列顯示、自定義報表等。

4.為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準確及時廣泛的信息

利用互聯(lián)網(wǎng)，領(lǐng)導(dǎo)可以在任何時間、任何地方進入系統(tǒng)，隨時查閱與合同管理相關(guān)基本信息；

準確定位下屬人員的工作情況，掌握合同執(zhí)行現(xiàn)狀，并方便地生成各種數(shù)據(jù)報表或圖表；

同時，系統(tǒng)還提供強大的管理工具模塊供客戶選擇，對這些信息進行深入分析，為公司決策人員提供更多的智力支持?！　?

5.為用戶提供全面合同管理解決方案

免費版合同管理系統(tǒng)與企業(yè)管理咨詢相結(jié)合，可以為客戶提供全面的合同管理解決方案；

比如，通過系統(tǒng)的開放性和靈活性，可以有效地固化專業(yè)咨詢的工作成果，這就為客戶合同管理能力及水平的提升提供足夠的平臺支持。

　　企業(yè)物資采購部門應(yīng)自覺接受企業(yè)相關(guān)職能部門的管理與監(jiān)督。實行比價招標采購的全過程及合同履行結(jié)果，應(yīng)由相關(guān)職能部門自始自終進行跟蹤監(jiān)督與驗證，這不僅僅是為了維護企業(yè)自身利益，更重要的是真正使比價招標采購做到公平、公正、公開，讓投標人確信招標采購活動及結(jié)果是公平、公正的，是可以依賴的，從而把企業(yè)的主要精力放在提高產(chǎn)品質(zhì)量、加強內(nèi)部管理、提高產(chǎn)品市場競爭力上來，減少不必要的“公關(guān)”費用，其社會效益是不言而喻的。

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