合同管理工作機構(gòu)職能之應收款與商帳追收管理

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1．公司合同管理領導小組職能全面領導企業(yè)的合同建設和合同管理工作，研究確定公司的合同管理政策，制定并完善公司的合同管理制度，實施對合同管理工作的考核。

2．合同管理辦公室職能

a. 在公司合同管理領導小組的領導下，組織員工學習法律、法規(guī)，學習本公司的合同管理制度；

b. 負責合同的評審，跟蹤合同的履行情況，評審并協(xié)調(diào)辦理合同的變更、解除手續(xù)；

c. 根據(jù)有關材料和對客戶的走訪、調(diào)查，建立客戶檔案，進行客戶合同的年度評價及必要的臨時評價；

d. 負責“授權委托書”的申領、發(fā)放、登記、變更、撤銷、收回及相關材料的保管、歸檔；

e. 負責對合同印章的保管和使用，做好使用登記記錄，對所有合同收存保管。

f. 組織并實施當月的應收帳存的追收及必要時的法律訴訟，直至配合法院執(zhí)行。

應收款與商帳追收管理制度

為了減少資金占用，加速資金周轉(zhuǎn)，規(guī)避經(jīng)營風險，提高經(jīng)濟效益，特制訂本制度。

一、財務部在建立客戶往來帳的基礎上，按月編制“應收款明細帳”，并于次月十日前報總經(jīng)理及合同管理辦公室。

二、營銷中心的應收款報表中，必須注明經(jīng)手人、金額及催收情況和措施。

對商帳的追收程序一般為：提醒客戶（剛逾期）→第一次正式催收（逾期五天）→第二次（逾期十五天）→第三次（逾期三十天，部門領導催收）→最后通知（逾期四十天）→通過訴訟、仲裁等方式（逾期六十天）。

三、對客戶在履行期內(nèi)出現(xiàn)拖欠苗頭的，應增加聯(lián)絡頻率，對逾期結(jié)付帳款或貨物的，要及時會同合同管理辦公室一起分析原因，如對方無法或無誠意繼續(xù)履行合同的，則適時邀請第三方參加的調(diào)解、仲裁，直至依法訴訟解決。

四、采用仲裁或法律訴訟解決經(jīng)濟糾紛，由經(jīng)辦人提出，部門領導同意，報董事長批準后，由合同管理辦公室具體實施。

五、當應收款未收回或付款未得貨時，相關部門經(jīng)辦人應據(jù)情全部或部分承擔直接經(jīng)濟責任。

六、對多次出現(xiàn)延遲付清貨款、物的客戶，應以款、貨同訖的方式交易，以杜絕經(jīng)濟糾紛的發(fā)生。

現(xiàn)代出現(xiàn)了很多只能軟件，可以在工作上為我們的工作節(jié)省很多時間、人力的成本。例如深圳市免費版軟件有限公司，專門針對企業(yè)的應收應付賬款，研發(fā)了這款合同管理軟件。

免費版合同管理軟件是落實企業(yè)風險管理和內(nèi)部控制的一項核心的管理業(yè)務。合同是企業(yè)對外交易的門戶，合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)營成敗，然而長期以來，由于在合同管理中實行手工管理，合同審批流程不明確，信息利用水平不高，造成合同管理過程中業(yè)務處理效率低，浪費了大量的人力、物力，各部門之間合同流轉(zhuǎn)時間長而且容易出錯。這樣的機制已經(jīng)無法適應時代的發(fā)展，成為企業(yè)合同管理的瓶頸。

根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)合同管理的應用特點及管理瓶頸，免費版合同管理系統(tǒng)在NFS平臺上，構(gòu)建合同管理組織流程體系，對合同進行體系化、動態(tài)化、全流程地管理，更加及時和準確地防范企業(yè)的法律風險，使得企業(yè)在規(guī)范合作管理的同時，且規(guī)避合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題及法律風險，從合同管理中實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。 

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