公司合同管理的常見(jiàn)問(wèn)題分析

合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下確定不同主體之間經(jīng)濟(jì)關(guān)系的重要載體,制定有效的合同管理體系和方法是做好公司合同管理的重要前提。一般來(lái)說(shuō)，一個(gè)公司的合同總類繁多,這勢(shì)必給公司的合同管理帶來(lái)很大的壓力，合同管理工作也難免存在問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面

一、合同管理的模式問(wèn)題

現(xiàn)代企業(yè)的合同管理模式一般采用企業(yè)法律顧問(wèn)部門(mén)統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門(mén)分口管理的模式。法律顧問(wèn)部門(mén)作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門(mén),對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。

二、合同管理的制度問(wèn)題

合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括合同的歸口管理,合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案,合同示范文本管理,合同專用章管理,合同履行與糾分處理,合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查,合同管理人員培訓(xùn),合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

當(dāng)前，很多公司在合同管理制度上存在諸多問(wèn)題。例如,合同沒(méi)有歸口管理,合同專用章使用比較混亂,合同管理沒(méi)有納入考核等等。

三、合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn),合同審查制度執(zhí)行不嚴(yán)

合同談判、審核需要解決三個(gè)方面的矛盾：一是合同的合法性,包括當(dāng)事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力以及合同經(jīng)辦人是否有授權(quán);合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、政策和有關(guān)規(guī)定；當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實(shí)、一致,權(quán)利、義務(wù)是否平等;訂約程序是否符合法律規(guī)定。二是合同的嚴(yán)密性,包括合同應(yīng)具備的條款是否齊全;當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無(wú)誤；三是合同的可行性,包括當(dāng)事人雙方特別是對(duì)得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn);合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。

實(shí)踐中，很多公司存在：一是不簽書(shū)面合同現(xiàn)象突出。盲目輕信“口頭承諾”的協(xié)議，一旦一方失信，便糾纏不清，引發(fā)合同糾紛。有的企業(yè)僅憑對(duì)方的電報(bào)、電話、發(fā)貨通知單就進(jìn)行交易，給合同履行帶來(lái)隱患。致使當(dāng)事人事后需要更多倍的精力來(lái)彌補(bǔ)和處理這些當(dāng)初圖省事的一時(shí)舉動(dòng)。雖然現(xiàn)行合同法對(duì)簽訂書(shū)面合同沒(méi)有了以往經(jīng)濟(jì)合同法中對(duì)書(shū)面合同的嚴(yán)格要求，但作為一份證明當(dāng)事人當(dāng)初合意主張的重要證據(jù)，有這樣一份含義明確的證據(jù)肯定比沒(méi)有要好。二是合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)。實(shí)踐中履約標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任限定、爭(zhēng)議解決條款等約定,文字不清晰發(fā)生歧義和誤解是最容易出現(xiàn)的問(wèn)題,最終導(dǎo)致合同難以履行或引起爭(zhēng)議。三是應(yīng)用文本不恰當(dāng)。經(jīng)常采用一些不規(guī)范的合同范本，沒(méi)有結(jié)合有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)慣例、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)行修改完善,照抄照搬。這些如果在合同生效前未盡到注意義務(wù),合同生效后很可能產(chǎn)生很大的法律風(fēng)險(xiǎn)。

四、重視靜態(tài)管理、忽視動(dòng)態(tài)管理

合同履行監(jiān)管不足在合同產(chǎn)生的前期階段,企業(yè)往往高度重視，一旦合同簽訂了,合同就束之高閣了，甚至忘記了合同履行過(guò)程是實(shí)現(xiàn)權(quán)利義務(wù)的過(guò)程,因此企業(yè)合同管理的問(wèn)題大多數(shù)產(chǎn)生在中期和后期履行階段。

實(shí)踐中，合同履行監(jiān)控不足經(jīng)常體現(xiàn)在一是應(yīng)變更的合同沒(méi)有變更;二是對(duì)合同的履行情況沒(méi)有進(jìn)行跟蹤, 應(yīng)當(dāng)保留的履行記錄(如驗(yàn)貨記錄、竣工驗(yàn)收記錄等)沒(méi)有留,導(dǎo)致要維護(hù)自身權(quán)益時(shí)資料缺失,難以彌補(bǔ)。導(dǎo)致不能夠利用合同管理這個(gè)手段對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行有效的控制。

五、忽視訴訟時(shí)效

合同履行過(guò)程中，各種違約行為經(jīng)常發(fā)生，如貨物質(zhì)量不合格造成損失、對(duì)方拖欠合同款等,如果沒(méi)有及時(shí)索賠甚至訴諸法律,超過(guò)了訴訟時(shí)效,經(jīng)濟(jì)損失將難以挽回。

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