海王：免費經(jīng)銷商管理軟件——信息化建設(shè)的里程碑

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　　海王：知識管理——信息化(信息化專題：special/xinxihua/)建設(shè)的里程碑

　　海王集團是一家致力于醫(yī)藥制造、商業(yè)流通和零售連鎖的醫(yī)藥類大型綜合性集團公司。多年來，海王一直堅持以醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)為核心，經(jīng)營規(guī)模不斷擴大，已形成醫(yī)藥工業(yè)制造、醫(yī)藥零售連鎖、醫(yī)藥商業(yè)流通三大支柱產(chǎn)業(yè)體系。目前海王旗下?lián)碛袃蓚€國家級企業(yè)技術(shù)中心，一個企業(yè)博士后工作站，一個國家“863”高新技術(shù)成果產(chǎn)業(yè)化基地，四個現(xiàn)代化、多功能的大型生產(chǎn)制造基地，兩個大型現(xiàn)代化醫(yī)藥商業(yè)物流配送中心、五百多家零售連鎖店，以及廣泛而雄厚的營銷資源，形成了覆蓋全國市場并向國際市場延伸的營銷網(wǎng)絡(luò)，綜合實力不僅在民營企業(yè)中，而且在中國醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)界位居前列。2003年海王的銷售額超過35億元人民幣，總資產(chǎn)規(guī)模已突破70億元人民幣。

　　2002年，在深圳市優(yōu)秀民營企業(yè)評選活動中，海王集團榮獲深圳優(yōu)秀民營企業(yè)第一名的稱號。海王集團還是深圳市首批高新技術(shù)企業(yè)、模范納稅企業(yè)、深圳市科技百強企業(yè)。海王集團除了現(xiàn)有的兩個國家級技術(shù)中心，五個現(xiàn)代化、多功能的大型制藥工業(yè)基地外，其廣泛而雄厚的營銷資源，為海王產(chǎn)品實現(xiàn)市場價值打下了堅實的基礎(chǔ)。

　　打開海王的網(wǎng)站，您可以看到這樣的話：“海王是中國醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域中的高科技企業(yè)，是年輕、活躍、充滿激情的組織，是團結(jié)合作、不斷創(chuàng)新的團隊。”面對著今天中國醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)正面臨著結(jié)構(gòu)性重組，優(yōu)勝劣汰的殘酷競爭格局，海王正是以著廣受用戶親睞的產(chǎn)品、有綜合競爭素質(zhì)的各崗位精英、以優(yōu)秀的企業(yè)文化在做基礎(chǔ)，有著不斷自我突破、自我更新的理念，在競爭中立于不敗之地。

　　然而，3年前的海王卻被這些問題所困擾：

　?。?）、信息封鎖，需要解決信息共享問題；

　?。?）、信息積累問題，需要解決知識沉淀的問題；

　?。?）、信息整合，需要解決溝通不暢的問題；

　　（4）、公司不斷壯大，需要解決如何盡快使新加盟的企業(yè)、人員融入海王文化的問題。

　　就是這幾個看似微不足道的問題卻成了海王集團高速發(fā)展路上的絆腳石，成為海王高速發(fā)展階段信息化發(fā)展的瓶頸。

　　如何擺脫制約海王高速發(fā)展的瓶頸？如何實現(xiàn)集團辦公與各分子公司辦公自動化，實現(xiàn)集團辦公統(tǒng)一平臺和信息共享？如何實現(xiàn)集團辦公統(tǒng)一平臺和信息共享，提高集團辦公業(yè)務(wù)效率而降低成本呢？如何讓新員工更快的融入公司的環(huán)境，找到歸屬感？公司上下都迫切希望這些狀況能夠得到解決，一系列問題擺在了眼前，怎樣才能實現(xiàn)高速度、高質(zhì)量發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)？信息化建設(shè)躍入了海王管理層的視線中。

　　海王生物IT部高級經(jīng)理錢玉森說：“03年的時候我們開始了尋找協(xié)同辦公的平臺，經(jīng)過了幾個月的努力，在項目上線前，我們做了多方的前期調(diào)研，對方案供應(yīng)商進行多次篩選、集成商方案的評估，系統(tǒng)功能需求的調(diào)研等等，這些努力都是為了尋找一個最合適的解決方案?！?3年底，海王最終選擇了具有純熟的技術(shù),豐富的設(shè)計施工經(jīng)驗和先進的理念思想泛普軟件管理咨詢支持系統(tǒng)有限公司為其搭建基于免費經(jīng)銷商管理軟件的高效協(xié)作平臺。

　　系統(tǒng)落地：從行政開刀

　　但是KOA系統(tǒng)的落地并不是一帆風(fēng)順。海王生物有眾多的實體公司，業(yè)務(wù)也千差萬別，這在集團公司中是比較特殊的，也為海王生物的集團集中控制帶來了很多困難。拋開實體子公司不說，光海王生物集團本身就有著一套從研發(fā)到生產(chǎn)、銷售的一整套體系。下屬公司又依照自己的業(yè)務(wù)體系建立起各自的信息系統(tǒng)，深圳多年來大家都是“各干各的，老死不相往來”，這些也是讓系統(tǒng)順利落地的阻滯。

　　如何打通各個子公司，實現(xiàn)信息共享?又從什么地方切入呢?權(quán)衡再三，錢玉森決定從行政部門開刀，通過協(xié)同辦公免費經(jīng)銷商管理軟件平臺打通集團與各個子公司的行政流程，為信息共享開啟了第一步。

　　以行政作為信息化共享的突破口，一是各個公司行政命令是統(tǒng)一決策，企業(yè)的任何變化都是由行政命令來反映的，各子公司在行政上許多都有類似規(guī)定，流程設(shè)置也比較統(tǒng)一，共性也比較大。二是因為實體公司業(yè)務(wù)差異如此之大，選擇從業(yè)務(wù)流程的任何一方入手都非常棘手;在財務(wù)方面，集團公司已經(jīng)通過審計等手段加強了對子公司的監(jiān)督，以集團財務(wù)系統(tǒng)打通信息壁壘也不可行。所以從行政開刀，最容易實施，也最讓人容易接受。2003年，海王生物在公司的5大中心和13個子公司上線了基于免費經(jīng)銷商管理軟件的協(xié)同、綜合自動辦公化系統(tǒng)。

　　在錢玉森看來，系統(tǒng)用的好才是真正體現(xiàn)它的價值。協(xié)同辦公系統(tǒng)上線的時候盡管沒有遭到子公司的強烈抵制，但是系統(tǒng)在各子公司的推廣卻并非易事。面對龐大的培訓(xùn)推廣工作，錢玉森就帶著信息部的同事一家一家公司地做培訓(xùn)，若子公司領(lǐng)導(dǎo)忙，就提前預(yù)約。在大家共同努力下，集團化的集中控制開始從行政切口一點點慢慢滲透，就在不經(jīng)意間，KOA系統(tǒng)逐漸在集團得到全面應(yīng)用。

　　溝通得于改善

　　海王集團組織架構(gòu)龐大，子公司，孫子公司非常多，以往各公司之間，公司內(nèi)部之間溝通都不很密切。然而通過KOA系統(tǒng)，海王打破了以往溝通困難的局面?，F(xiàn)在集團內(nèi)部需要通過溝通才能解決或者協(xié)調(diào)的問題，就會通過這樣的一個方式解決：由問題發(fā)起人提出待溝通問題，然后相關(guān)人員可以參加討論，在問題下面提出相關(guān)意見，最后商量出一個統(tǒng)一出處理方式，整個解決的過程都會被紀(jì)錄下來了，還會作為資料保存。

　　系統(tǒng)上線后，給海王集團的信息化帶來了新氣象，員工日常辦公的狀況也得到了很好的改善。特別是總部、各中心、各控股公司以及控股公司的子公司都使用統(tǒng)一個系統(tǒng)，使彼此之間的溝通與協(xié)作更加緊密，提高了溝通的快捷性和有效性，使公司及下屬公司真正成為一個統(tǒng)一體，大大地提高了公司的有機運作效率和核心競爭能力，使系統(tǒng)已經(jīng)成為公司快速增長的得力助手。

　　里程碑的變革

　　KOA系統(tǒng)有效地把公司的文化傳遞到控股公司中，使并購、控股公司能夠快速融入海王的團隊，接受海王總部的領(lǐng)導(dǎo)，既實現(xiàn)了遠程控制，又節(jié)省了大量的管理費用?，F(xiàn)在集團內(nèi)部和子公司之間的行政流程全部統(tǒng)一，每一個人每一天的工作記錄都能被直屬領(lǐng)導(dǎo)甚至集團領(lǐng)導(dǎo)看到。不但集團的工作頻率加快，而且子公司行政對集團透明了，從集團到子公司的信息流已經(jīng)打通。

　　同時，建立的知識共享與辦公協(xié)作平臺，通過信息發(fā)布、電子郵件、手機短信、在線聯(lián)系等手段，提高員工之間的溝通協(xié)作、文檔及知識的共享、工作流程的審批以及企業(yè)文化的營造。通過這個綜合辦公平臺，提高了辦公效率、提高了信息綜合利用的水平、提高了海王生物的管理水平，最終提高了公司的綜合管理素質(zhì)和競爭能力。

　　另一方面，通過免費經(jīng)銷商管理軟件系統(tǒng)，員工可以在網(wǎng)上學(xué)習(xí)到管理規(guī)范、各部門工作流程、各個部門累計下來的工作經(jīng)驗和教訓(xùn)、產(chǎn)品知識、客戶與競爭對手的信息、公司現(xiàn)狀和未來的發(fā)展分析、各項與工作相關(guān)的技術(shù)和發(fā)展信息以及各種建議等。通過網(wǎng)上資料室、檔案管理、發(fā)布信息、決策分析等有關(guān)知識和沉淀的學(xué)習(xí)，逐漸形成一個資源豐富、價值分級、內(nèi)容分類、主題相關(guān)、協(xié)作互通的知識資源庫，供企業(yè)內(nèi)部共享使用。同時，知識庫還可對企業(yè)的決策層和管理層提供日常決策的依據(jù)，對全體員工來說，可加強公司內(nèi)部的工作交流和工作互動，使員工充分參與企業(yè)文化的建設(shè)，增強員工的歸屬感，加強企業(yè)的凝聚力，提高企業(yè)的綜合競爭力。

　　基于免費經(jīng)銷商管理軟件基礎(chǔ)上的KOA系統(tǒng)，給海王生物集團帶來新的工作方式。海王生物信息化建設(shè)實也現(xiàn)了里程碑變革，信息共享和資源相互利用終于邁出了第一步。這將大大增強海王的綜合實力，使海王的發(fā)展進入一個嶄新的階段。