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管理軟件如何做好采購合同管理?
提到傳統(tǒng)的采購合同管理，可能大家會想到在供應(yīng)商選擇完成后，草擬合同、審批、與供應(yīng)商簽訂合同、合同變更，直到合同存檔的過程。在給國內(nèi)眾多企業(yè)做采購咨詢的時候發(fā)現(xiàn)，采購合同管理是個很低效的工作，大家認為簽訂采購合同心里沒底，沒有標準的合同模板，擔心會不會有漏掉的條款，幾乎每次尋源都要重新簽訂一堆合同。在簽訂以后，有時會出現(xiàn)并未按合同執(zhí)行也未及時發(fā)現(xiàn)，另外合同存檔后，去查找條款也相當費時費力。
一、管理軟件如何做好采購合同管理
1、做好采購合同管理的基礎(chǔ)工作。只要是合同層次結(jié)構(gòu)的設(shè)計，主線包括主合同、工作說明書(SOW)、參與協(xié)議、采購訂單(PO)等。輔助線包括基本協(xié)議，如技術(shù)協(xié)議、保密協(xié)議、環(huán)境保護協(xié)議等等。這些合同類型之間的關(guān)系得到了澄清，相應(yīng)的合同條款得到了明確設(shè)計，合同文本得到了標準化，何時以及如何簽署合同一目了然，內(nèi)心將更加自信。
2、在簽訂采購項目采購合同時，我們應(yīng)注重合同執(zhí)行的線性化、關(guān)鍵合同條款的電子化，以及系統(tǒng)地管理合同，以提高工作效率。接下來，我將分別對上述兩件事進行闡述。
3、本主合同與供應(yīng)商簽訂，涵蓋基本合作意向、雙方權(quán)利義務(wù)、一些基本法律條款、期限和終止條件等，不涉及具體業(yè)務(wù)內(nèi)容。然而，主合同的簽署可以一勞永逸地完成，而無需與供應(yīng)商反復(fù)簽署類似的條款。一般來說，主合同可以在供應(yīng)商被接納后簽訂。
4、工作說明書的簽署意味著買賣雙方進入具體業(yè)務(wù)合作的實質(zhì)性階段，包括產(chǎn)品或服務(wù)的具體規(guī)格和要求、交付要求、一般驗收條件、買方責任、供應(yīng)商責任、付款條件，以及一些標準文件、保修條款等。
5、訂單是供應(yīng)商提供產(chǎn)品和服務(wù)的開始，是供應(yīng)商開具發(fā)票的書面證明，也是買方付款的條件之一。在一些間接采購中，訂單可以獨立發(fā)出，并起到替代合同的作用。
二、泛普軟件采購合同管理的好處
1、合同資料歸檔
銷售人員或者說企業(yè)會進行相關(guān)的調(diào)查，并根據(jù)經(jīng)驗或者說行業(yè)特點對所獲取的合同資源進行分層，然后針對這些合同資料可以在合同管理軟件中建立一個電子檔案。在日后的跟進和維護過程中，可以結(jié)合實際對這些資料進行補充，加深對客戶的了解。
2、優(yōu)化合同執(zhí)行流程
由于合同管理軟件建立了合同與企業(yè)打交道的統(tǒng)一平臺，并且將銷售、客服、售后連成一個有機的整體，企業(yè)一接觸就可以完成多項業(yè)務(wù)，因此辦事效率大大提高。另一方面，軟件自動化程度的提高，使得很多重復(fù)性的工作都可以由系統(tǒng)完成，員工可以利用有限的時間去做更有價值的工作。
3、提升合同效率,滿足客戶要求
客戶是上帝，只有做好了客戶的服務(wù)工作，及時處理客戶意見和建議，才會實現(xiàn)客戶滿意。合同管理軟件很好地充當了合同和企業(yè)之間溝通的橋梁，讓合同節(jié)點迅速轉(zhuǎn)接到相應(yīng)的負責人。
4、專業(yè)的數(shù)據(jù)分析，把控客戶需求
合同管理軟件提供了大量的數(shù)據(jù)分析，包括合同詳情/合同執(zhí)行進度/財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計等等。這些報告能為企業(yè)更好地了解合同執(zhí)行進度，分析合同，并有針對性地提供更優(yōu)秀的產(chǎn)品及服務(wù)。
合同管理軟件，企業(yè)可以將合同管理的工作流程化，簡單化，節(jié)省時間和精力，為客戶提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)，從而促進成交，拉升業(yè)績。合同管理軟件，不僅能滿足每個客戶的特殊需求，同每個客戶建立聯(lián)系，通過客戶的聯(lián)系了解客戶的不同需求，并在此基礎(chǔ)上進行“一對一”個性化服務(wù)。
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