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項(xiàng)目管理軟件中的項(xiàng)目溝通計(jì)劃制定
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項(xiàng)目溝通計(jì)劃是對(duì)項(xiàng)目全過程中溝通工作、溝通方式、溝通渠道等方面的計(jì)劃和安排。對(duì)于大多數(shù)項(xiàng)目，溝通計(jì)劃的內(nèi)容是項(xiàng)目初始階段的一部分。同時(shí)，項(xiàng)目溝通計(jì)劃需要根據(jù)計(jì)劃執(zhí)行的結(jié)果進(jìn)行定期檢查，必要時(shí)進(jìn)行修訂。因此，項(xiàng)目溝通計(jì)劃的管理貫穿于項(xiàng)目的全過程，項(xiàng)目溝通計(jì)劃與項(xiàng)目組織計(jì)劃緊密相連，因?yàn)轫?xiàng)目溝通直接受項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)的影響。
一、溝通的基本原則有哪些
項(xiàng)目溝通管理建立在管理溝通的基礎(chǔ)上，服務(wù)于項(xiàng)目管理及項(xiàng)目干系人的共同利益。項(xiàng)目溝通管理的目標(biāo)是及時(shí)而適當(dāng)?shù)膭?chuàng)建、收集、發(fā)送、儲(chǔ)存、處理項(xiàng)目的信息。
1、盡早溝通
定期與項(xiàng)目成員及項(xiàng)目干系人建立溝通，這不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，而且很多潛在問題也能暴露出來。
2、主動(dòng)溝通
在項(xiàng)目中，應(yīng)該極力提倡主動(dòng)溝通，尤其是當(dāng)已經(jīng)明確了必須要去溝通的時(shí)候。
3、內(nèi)外有別
當(dāng)面對(duì)項(xiàng)目組外部人員，需要處理與項(xiàng)目有關(guān)的問題時(shí)，要強(qiáng)調(diào)對(duì)外的一致性。
4、采用對(duì)方能接受的溝通風(fēng)格
注意肢體語言、語態(tài)給對(duì)方的感覺，需要傳遞一種合作和雙贏的態(tài)度。
5、溝通的升級(jí)原則
橫向溝通有平等的感覺，但合理的使用縱向溝通，有助于問題的快速解決。
二、項(xiàng)目溝通計(jì)劃的基本要素是哪些
項(xiàng)目經(jīng)理需要與利益相關(guān)者不斷了解項(xiàng)目目的、項(xiàng)目在任何特定時(shí)間的狀態(tài)和效果，以及與項(xiàng)目相關(guān)的所有參與者的角色和職責(zé)，在制定項(xiàng)目管理溝通計(jì)劃前，應(yīng)該明確計(jì)劃的要素有哪些。
1、目標(biāo)受眾——誰是利益相關(guān)者、他們的需求是什么
2、信息類型——類型、格式、是否詳細(xì)
3、頻率——需要多久進(jìn)行一次溝通
4、所有者——除了項(xiàng)目經(jīng)理之外，誰是負(fù)責(zé)溝通的人
5、渠道——發(fā)起人將使用什么類型的渠道或方式
6、工作量——發(fā)起方需要多少時(shí)間進(jìn)行溝通
7、目標(biāo)——溝通目標(biāo)和期望結(jié)果是什么
8、日期——預(yù)計(jì)什么時(shí)間進(jìn)行溝通
項(xiàng)目中的溝通也完全可以制訂出詳細(xì)的計(jì)劃。如果說盡早獲得項(xiàng)目利益相關(guān)者的支持是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，那么制訂項(xiàng)目溝通計(jì)劃，就是建立起項(xiàng)目成員與利益相關(guān)者之間有效溝通方式的最佳選擇。
三、項(xiàng)目管理軟件中的項(xiàng)目溝通計(jì)劃制定
在任何一個(gè)項(xiàng)目管理過程中，能否高效、順利地進(jìn)行溝通，是項(xiàng)目成功與否的一個(gè)重要因素。泛普軟件的項(xiàng)目管理服務(wù)中能夠幫助企業(yè)制定項(xiàng)目溝通計(jì)劃。
1、選擇平臺(tái)
溝通計(jì)劃最終會(huì)以文件的方式來呈現(xiàn)，通常來說，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)選擇使用文檔來羅列出一份詳細(xì)的計(jì)劃，然后將這份計(jì)劃下發(fā)給所有相關(guān)人員。因此，選擇一款具有文檔管理功能的在線項(xiàng)目管理工具，可以大大提高溝通效率。泛普軟件項(xiàng)目管理軟件，在線共同編輯、共享文檔，只是其中最為基礎(chǔ)的能力之一，在整個(gè)項(xiàng)目管理過程中都可以發(fā)揮作用。
2、設(shè)定目標(biāo)
眾所周知，溝通計(jì)劃的總體目標(biāo)始終是促進(jìn)更好的溝通，制訂項(xiàng)目溝通計(jì)劃旨在提高公司內(nèi)容對(duì)該項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)，尤其是該項(xiàng)目會(huì)影響到絕大多數(shù)員工時(shí)，目標(biāo)還應(yīng)該更加細(xì)化，讓所有參與其中的人員都能接受。
3、列出利益相關(guān)者
利益相關(guān)者名單可從項(xiàng)目管理計(jì)劃中獲得。在項(xiàng)目經(jīng)理制訂溝通計(jì)劃時(shí)，可以更加方便地定義目標(biāo)受眾、首選渠道、目標(biāo)、日期和頻率。列出利益相關(guān)者并與他們面談，將有助于項(xiàng)目經(jīng)理衡量如何使他們對(duì)項(xiàng)目保持參與，并持續(xù)從他們這里獲取支持，提升他們對(duì)于項(xiàng)目的滿意度。
4、首選渠道
在項(xiàng)目過程中，讓合適的人獲得合適的信息非常重要。除了列出正確的接收者外，溝通計(jì)劃還應(yīng)說明項(xiàng)目經(jīng)理如何與他們溝通。
所有在項(xiàng)目中涉及到的人群都需要參與到溝通中，互通有無，才能讓分散的各個(gè)部分有效地結(jié)合在一起，最終形成一個(gè)完整的項(xiàng)目結(jié)果來交付給利益相關(guān)者或需求方。
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