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如何做好項(xiàng)目溝通計(jì)劃管理
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項(xiàng)目溝通計(jì)劃對(duì)于項(xiàng)目的最終成功非常重要，不恰當(dāng)?shù)臏贤赡軙?huì)導(dǎo)致各種問題。在大多數(shù)項(xiàng)目中，溝通規(guī)劃都在很早的時(shí)候進(jìn)行，以便為溝通活動(dòng)分配適當(dāng)?shù)馁Y源。有效溝通是指在正確的時(shí)間以正確的形式向正確的受眾提供信息，并使信息產(chǎn)生正確的影響，在項(xiàng)目管理中如何做好項(xiàng)目溝通計(jì)劃管理對(duì)于企業(yè)而言是非常重要的。
一、里程碑計(jì)劃
管理層作為決策人員，關(guān)注的項(xiàng)目往往幾十個(gè)甚至上百個(gè)，沒有精力也沒有必要了解某個(gè)項(xiàng)目的具體安排，如果項(xiàng)目經(jīng)理在和管理層溝通時(shí)，傳遞的都是執(zhí)行層面的零碎內(nèi)容，管理層是無法從中獲取有效信息的，也很難體察到項(xiàng)目經(jīng)理的專業(yè)水平，后續(xù)如果項(xiàng)目出現(xiàn)變更或者延誤需要資源支持，他們將會(huì)一頭霧水，無法給與符合項(xiàng)目需求的幫助和支持。因此，項(xiàng)目經(jīng)理需要提供給管理層一些能夠幫助他們了解項(xiàng)目狀態(tài)的信息。
管理層關(guān)注的項(xiàng)目，無非就是兩個(gè)方面：項(xiàng)目的進(jìn)度狀況與項(xiàng)目的質(zhì)量情況。
項(xiàng)目經(jīng)理通過在重大節(jié)點(diǎn)設(shè)置里程碑，定期匯報(bào)給高層領(lǐng)導(dǎo)這兩個(gè)信息，既簡(jiǎn)潔又具有概括性，是非常符合項(xiàng)目經(jīng)理與管理層之間“匯報(bào)—決策”這一行為模式的。利用一個(gè)里程碑視圖，反饋項(xiàng)目的進(jìn)度、上傳相關(guān)交付信息，面向管理層的信息溝通也變得簡(jiǎn)單高效。泛普軟件項(xiàng)目管理服務(wù)中的里程碑板塊就能夠幫助項(xiàng)目經(jīng)理設(shè)置里程碑計(jì)劃。
二、WBS計(jì)劃+工時(shí)管理
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是由各個(gè)部門的人臨時(shí)組建的，因此信息的傳遞和管理就有一定的難度，需要項(xiàng)目經(jīng)理打通各個(gè)環(huán)節(jié)，讓信息更加透明和及時(shí)。
1、制定計(jì)劃
項(xiàng)目經(jīng)理可以使用項(xiàng)目管理工具，如泛普軟件項(xiàng)目管理工具在甘特圖中根據(jù)項(xiàng)目的具體要求建立詳細(xì)的分解計(jì)劃，每個(gè)任務(wù)都要指定責(zé)任人，確定任務(wù)開始時(shí)間、完成時(shí)間。
2、通知計(jì)劃
計(jì)劃制定好了項(xiàng)目經(jīng)理還需要及時(shí)將相應(yīng)的任務(wù)情況通知給相關(guān)人員，通過進(jìn)度貓制定計(jì)劃，分配任務(wù)給項(xiàng)目成員，項(xiàng)目成員就可以收到任務(wù)通知。
3、進(jìn)度反饋
任務(wù)分配給下項(xiàng)目成員后，項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)與項(xiàng)目成員進(jìn)行溝通，監(jiān)督和管理執(zhí)行層的工作進(jìn)度，并最終反饋項(xiàng)目成果，而進(jìn)度的反饋可以通過甘特圖來完成。
三、全面掌握項(xiàng)目狀態(tài)
項(xiàng)目經(jīng)理與客戶的溝通，主要是項(xiàng)目需求的溝通，但客戶可能存在需求傳達(dá)不清晰、技術(shù)水平與管理水平局限等問題，進(jìn)而導(dǎo)致項(xiàng)目發(fā)生變更，影響項(xiàng)目的交付。在項(xiàng)目立項(xiàng)前，項(xiàng)目經(jīng)理一定要和客戶充分溝通項(xiàng)目需求，并以需求文檔的形式進(jìn)行確認(rèn)，然后再基于需求文檔制定相關(guān)計(jì)劃、申請(qǐng)相應(yīng)的資源。
高效溝通和全面掌握項(xiàng)目狀態(tài)是促進(jìn)項(xiàng)目成功的關(guān)鍵要素，專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件能夠讓項(xiàng)目的數(shù)據(jù)更靈敏、更可跟蹤，項(xiàng)目經(jīng)理就能及時(shí)察覺到這種變更風(fēng)險(xiǎn)，提前防范。
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