如何分析和糾正項目中的問題

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 　　在項目管理過程中，并不是每一個出現(xiàn)的問題都能得到順利、及時地解決的，需要在反饋信息的基礎上反復進行分析。管理人員在獲得項目開發(fā)過程中輸出的中間結果或最后階段的結果后，都可能改變最初的設想，或收集更多的信息以修正原來的結果。例如，項目經(jīng)理在弄清解決方案的后果以前，往往難以有把握地提出某項目標;在獲得某些信息后有可能加強管理力度，增加管理約束條件，修改原有的管理計劃等。

　　一、分析問題階段的工作內(nèi)容

　　具體地說，我們把分析問題階段的工作內(nèi)容概括為3個部分：

　　1、分析問題的性質(zhì)和條件

　　對問題的性質(zhì)和條件進行分析，目的在于檢驗問題的性質(zhì)和條件是否匹配，使工作任務和所需資源相當。如果力不能及或綽綽有余都可從兩方面作適當調(diào)整，直至大體平衡，從而為實現(xiàn)最優(yōu)化管理打下良好的基礎。

　　2、在里程碑處進行小結

　　應該將整個項目管理過程劃分為幾個里程碑階段。每到一個里程碑處，應及時對前段工作進行小結，并對后續(xù)工作進行計劃調(diào)整。這項工作的主要內(nèi)容包括：識別階段工作的重要性;可能采取行動的組織和個人;利益相關的組織和個人;目標、評價指標、約束條件的初步描述等。通過在里程碑處的小結，項目管理人員可以看出在下一步管理過程中需要解決問題的大體方向和領域，以便給予較大的關注，而對于一些管理效果明顯的領域，則可不必投入較大的精力。

　　3、制訂管理目標

　　在項目管理過程中，要實施有效的管理方式，關鍵在于盡早明確管理目標。但由于項目開發(fā)的特殊性，我們很難從項目發(fā)起者那里獲得準確的描述來判斷管理應達到的目標。管理體制上的隔閡，管理者個人的偏好，項目發(fā)起者的知識水平，都可能引起項目管理者在目標制訂上的偏差。

　　可以使用泛普軟件的問題管理功能，列出項目中的問題，將其分配給團隊成員，密切跟蹤這些問題，確保快速修復。

　　項目問題管理功能是為了確保項目能夠如期完成必不可少的功能，項目經(jīng)理必須管控好整個項目實施生命周期中需求處理和資源利用，以確保交付成果符合預期。項目經(jīng)理應有效處理項目中出現(xiàn)的臨時問題和風險。一般來講糾正行動過程有以下兩個階段：

　　二、問題鑒定

　　第一階段是對當前項目情況進行調(diào)查，以確定問題的根本原因。

　　1、識別問題。項目經(jīng)理需要確定問題的原因并評估對項目產(chǎn)生負面影響。應該清楚地描述問題(發(fā)生了什么、何時、何地發(fā)生?對項目有什么影響?)。

　　2、了解問題。項目經(jīng)理需要連續(xù)地調(diào)查問題，以了解在問題發(fā)生之前應該采取哪些過程步驟。它將幫助識別可能的原因并發(fā)現(xiàn)項目計劃中的“缺口”。

　　3、分析可能的原因。經(jīng)理需要找出如果不執(zhí)行首選流程會發(fā)生哪些流程。詳細的根本原因分析將有助于識別和了解問題的可能原因。

　　4、收集數(shù)據(jù)。通過收集有關問題的信息，項目經(jīng)理可以了解哪些可能的原因?qū)嶋H上是以引發(fā)問題的方式發(fā)生的。

　　5、分析數(shù)據(jù)。通過分析收集到的數(shù)據(jù)，經(jīng)理可以探索哪些可能的原因?qū)е禄驔]有導致問題的發(fā)生。

　　三、問題解決

　　第二階段是制定和應用解決方案并解決問題，從而防止其再次發(fā)生。

　　1、確定可能的解決方案。經(jīng)理應該找出引發(fā)問題的原因，并確定對項目進行哪些更改可以防止這些原因在未來再次發(fā)生。每個解決方案都有一套糾正措施，可以確保獲得理想的結果。

　　2、選擇解決方案。通過分析可能的解決方案，經(jīng)理需要確定哪種解決方案最可行和最合適。

　　3、實施解決方案。現(xiàn)在是應用解決方案的時候了。經(jīng)理需要制定一個計劃來實施解決方案并確保對問題采取糾正措施。

　　4、測量結果。應使用關鍵績效指標來衡量糾正行動過程的結果，并確定所選解決方案是否解決了問題。

　　5、更新文檔。在實施解決方案并解決問題后，項目經(jīng)理需要更新項目文檔，以確保項目中的所有進一步活動都將按照改進的流程進行。

　　為你提供了一種識別和記錄項目過程中出現(xiàn)的問題和問題解決的方法。該過程還使評估這些問題、評估它們的影響以及決定解決方案變得更容易。問題日志可以幫助你捕獲每個問題的詳細信息，以便項目團隊可以快速查看狀態(tài)，以及誰負責解決它。