企業(yè)管理系統(tǒng)的范圍與內(nèi)容

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 　　不論你的計劃，準(zhǔn)備和對項目的投入策略制定得多么仔細(xì)，變更總是會發(fā)生的。一個對可交付成果的變更請求，無論看起來是多么小，都是至關(guān)重要的。對項目的可交付成果的變更可能會需要額外的資源，資金，時間，或者同時需要三者才能完成的項目。管理層或客戶必須遵從你的請求才能完成項目。對所請求的變更進行扎實的調(diào)研將會為可交付成果提出的新需求提供證據(jù)。

　　一、項目范圍管理需要完成的三個方面

　　1、明確項目邊界，即明確那些工作是包括在項目范圍之內(nèi)的，哪些工作是不包括在項目范圍之內(nèi)。

　　2、對項目執(zhí)行工作進行監(jiān)控，確保該做的都做了，而且沒有多做。對不包括在項目范圍內(nèi)的額外工作說”不“，杜絕做額外工作。

　　3、防止項目范圍發(fā)生蔓延，范圍蔓延是指未對時間、成本和資源做相應(yīng)調(diào)整，防止未經(jīng)控制的產(chǎn)品或者項目范圍的擴大。

　　二、產(chǎn)品范圍于項目范圍

　　1、產(chǎn)品范圍是指產(chǎn)品或服務(wù)所應(yīng)包含的功能，項目范圍是指為了能夠交付產(chǎn)品，項目所必須做的工作。

　　2、產(chǎn)品范圍是項目范圍的基礎(chǔ)，產(chǎn)品范圍的定義是產(chǎn)品要求的描述，而項目范圍的定義是產(chǎn)生項目管理計劃的基礎(chǔ)。

　　3、項目的范圍基準(zhǔn)是經(jīng)過批準(zhǔn)的項目范圍說明書、WBS和WBS詞典。

　　4、判斷項目是否完成是要以范圍基準(zhǔn)來衡量，而產(chǎn)品范圍是否完成，則根據(jù)產(chǎn)品是否滿足了產(chǎn)品描述來判斷。

　　5、產(chǎn)品范圍描述是項目范圍說明書的重要組成部分，因此，產(chǎn)品范圍變更后，首先收到影響的是項目的范圍。

　　范圍管理過程主要是通過規(guī)劃范圍管理、收集需求、定義范圍、創(chuàng)建WBS、確認(rèn)范圍和控制范圍六個過程實現(xiàn)的。

　　三、泛普軟件-企業(yè)管理系統(tǒng)是如何管理項目的?

　　在開始一個項目之前，一定要明確項目范圍，在范圍內(nèi)進行任務(wù)規(guī)劃和分配，而且要當(dāng)心“范圍蠕變”帶來的問題，關(guān)于范圍蠕變，可參考文章“如何避免“范圍蠕變”讓項目脫軌?”。我們了解下，該如何管理項目范圍。

　　1、明確定義

　　首先，要明確什么是項目范圍管理。項目范圍管理是指項目包含或不包含什么的定義和控制過程。 這個過程用于確保項目組和項目利益相關(guān)者對作為項目結(jié)果的項目產(chǎn)品和生產(chǎn)這些產(chǎn)品的過程有共同的知識。 這包括確定項目要求、定義和計劃項目范圍、實施范圍管理、范圍變更管理、范圍驗證等所有確保項目在要求范圍內(nèi)完成的過程。

　　2、認(rèn)識重要性

　　必須認(rèn)識到范圍管理的重要性。 項目成敗受項目組內(nèi)環(huán)境、項目所處的組織環(huán)境、客戶環(huán)境、自然社會環(huán)境四個方面的影響。 從控制的角度看，通常需要集中在前三個方面。 將前三個方面安排在項目整個生命周期中進行考察可以得到影響項目成敗的因素。 缺乏正確的項目定義和范圍驗證是導(dǎo)致項目失敗的主要因素。 用戶的參與、明確的項目任務(wù)、明確的需求說明和正確的項目計劃是項目成功的重要因素。

　　3、范圍定義

　　“項目范圍定義”是指將項目范圍記述書中規(guī)定的項目的主要成果分為更小、更容易管理的單元。 項目提供更小的表述，可以更準(zhǔn)確地計算成本、任務(wù)工期、資源分配。 項目范圍定義的輸出(結(jié)果)為工作分解結(jié)構(gòu)。

　　4、范圍控制

　　1 、進行準(zhǔn)確的范圍定義：合適的范圍定義對項目的成功非常重要，如果范圍定義不明確，必然會發(fā)生變更，很可能會導(dǎo)致返工、工期延長、隊伍士氣低落等不良影響。

　　2 、擴大警戒范圍：很多項目經(jīng)理能識別大范圍的變更，但對小的變更不太敏感。 范圍擴大是指項目被過度接受并知道了變化之后發(fā)生的情況。 如果把這些小變化都組合起來，項目小組就會注意到需要的附加工作太多了，超出了預(yù)算，工期延誤了。

　　項目范圍是著手進行項目計劃的主要入手點，并可作為未來項目全部決策的參考。定義項目邊界很重要的，這樣項目干系人就不會對在項目范圍之外的任何內(nèi)容做出錯誤的假設(shè)。一旦完成了需求討論會、需求收集、范圍定義，項目范圍說明書，項目范圍應(yīng)盡量避免變化。但那些被允許變更的項目范圍，都應(yīng)該遵循一個變更控制的流程，以便它們能被記錄、評審、然后被批準(zhǔn)。批準(zhǔn)的變更使得項目范圍文檔得以更新。