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信息系統(tǒng)項目整體管理
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小到部門會議,大到產(chǎn)品研發(fā),都能稱作項目,在這個針對需求完成目標的過程中,用系統(tǒng)實現(xiàn)一體化管理究竟能給企業(yè)帶來什么?
提效率:泛普項目管理系統(tǒng)通過電子化流程,讓工作圍著目標展開,在信息透明化的基礎(chǔ)上提升資源調(diào)配效率、任務(wù)執(zhí)行效率;
促質(zhì)量:全程監(jiān)控讓項目進展及時反饋,能及時發(fā)現(xiàn)問題落實責(zé)任,確保項目按時、按質(zhì)完成;
無論身處什么行業(yè)、開展什么樣的項目,都離不開對“時間、質(zhì)量、成本、風(fēng)險”的考量。
泛普項目管理系統(tǒng)圍繞以上四大要素,以流程為樞紐,將組織人員、資源、項目等信息統(tǒng)一到一套系統(tǒng),讓管理者“知進度、控成本、防風(fēng)險、守質(zhì)量”。
一、泛普項目管理系統(tǒng)應(yīng)用亮點
1、項目信息存、查、用一體化、高效共享
一個項目常常因為信息閉塞,導(dǎo)致管理者不知項目情況;執(zhí)行者找不到人及時匯報問題,信息封閉讓項目人員四處碰壁。
泛普管理系統(tǒng)通過表單將項目基本信息、組織人員信息、合同信息、執(zhí)行計劃書等一一錄入系統(tǒng),所有信息隨流程變動而更新,借門戶集中呈現(xiàn)給用戶,讓信息存、查、用于一體。
1)項目信息集中管理,詳情一查便知
所有項目按種類有序錄入系統(tǒng),形成項目信息庫,無論是工程類、研發(fā)類還是營銷類,都能快速鎖定。
一張表單關(guān)聯(lián)項目所有信息。通過表單的信息抓取作用,每個項目的責(zé)任人、合同、執(zhí)行計劃等材料集中到一張卡片,幫助企業(yè)形成項目知識庫,提高信息使用效率。
2)項目合同信息一體化管理
為了優(yōu)化項目合同管理效率,泛普管理系統(tǒng)將合同信息和項目執(zhí)行過程相關(guān)聯(lián),合同以項目種類自動錄入系統(tǒng),隨需隨用。
此外,合同內(nèi)容和項目進度相掛鉤,項目完成自動觸發(fā)收付款流程,無需人工提醒。
3)設(shè)立快速查詢通道,信息高效獲取
以門戶為窗口,所有與項目相關(guān)的文檔、溝通記錄都會記錄在系統(tǒng),需要的時候一搜即有,方便,防丟失。
2、流程化審批環(huán)境,全方位掌控項目過程
泛普管理系統(tǒng)以項目執(zhí)行周期為基礎(chǔ),圍繞項目中的問題、變動、時間和責(zé)任人等因素,以電子流程穿透項目過程,崗位配合度、各環(huán)節(jié)執(zhí)行效率直觀展示、信息透明。
1)項目信息實時反饋,知進度、防超期
給每個項目、任務(wù)設(shè)置時間節(jié)點,項目人員定期通過流程匯報進度,表單自動核算完成率,執(zhí)行度怎么樣,通過進度條一看便知。
甘特圖應(yīng)用:以各項任務(wù)為準線,通過多軌視圖細化不同時間段的任務(wù)執(zhí)行情況,任務(wù)什么時候開始執(zhí)行的、完成進度視覺化呈現(xiàn)。
預(yù)警功能:將個性預(yù)警功能融入OA系統(tǒng)流程,讓即將到期的項目自動觸發(fā)流程或者用短信提醒負責(zé)人,超期項目自動標識,全方位監(jiān)督項目按時推進。
2)項目任務(wù)一一分解,落實責(zé)任易追蹤
遇到需要配合的項目,項目負責(zé)人可以通過OA系統(tǒng)直接把項目分解成一個個任務(wù)下發(fā)給其他人來合作完成。
任務(wù)的負責(zé)人、時間安排、進展情況臺賬一一記錄,有問題直接鎖定責(zé)任人。
3)信息變動同步更新,確保項目順利實施
項目執(zhí)行過程中常常因為信息更新不及時而鬧烏龍,時間提前了計劃卻沒跟進、項目經(jīng)理換了卻不知道是誰…
通過泛普管理系統(tǒng),在執(zhí)行中一旦出現(xiàn)信息變更,經(jīng)流程更新信息,一經(jīng)審批全線同步,所有參與人員可查、可知,防止信息脫節(jié)。
4)隨時反映問題,保障項目質(zhì)量
為了讓項目問題及時得到解決,泛普為項目人員提供專門的問題提交通道,用手機就能隨時反映現(xiàn)場情況,確保項目質(zhì)量安全。
5)建議、通知傳達快
對實施中的項目如果有什么疑問或建議,項目經(jīng)理可以直接在臺賬里發(fā)起交流,所有項目人員同步查收,回復(fù)內(nèi)容一一記錄,易核對。
6)項目驗收有提醒
為了讓項目經(jīng)理及時了解已完成項目,通過泛普驗收提醒功能,用手機就能獲悉這個月有多少項目要驗收、多少沒完成、超期嚴不嚴重。
3、項目成本多維度匯總,財務(wù)狀況及時掌控
為了準確的把控項目成本,泛普以項目為核心,從多個維度將各類成本匯總,比如人力成本、資產(chǎn)占用成本、采購成本、各類報銷費用等,讓項目經(jīng)理知道哪一塊成本高、費用投放比例等。
成本分攤:為了能更直觀的反映項目執(zhí)行中各子項目的成本情況,泛普管理系統(tǒng)在成本匯總的基礎(chǔ)上,根據(jù)實際使用情況,分攤成本、細化成本。讓決策者知道具體哪種計劃更有利于財務(wù)預(yù)算的管控,哪個環(huán)節(jié)還可以優(yōu)化,提高資源使用水平。
二、泛普項目管理系統(tǒng)執(zhí)行效果
泛普管理系統(tǒng)項目管理集合同、任務(wù)、財務(wù)、文檔等功能于一體,靈活適應(yīng)各類項目管理需求,在信息高度共享的同時,讓項目輕松管理:
幫項目人員理清工作任務(wù),項目目標更清晰;
讓項目真正按計劃實施,防遺漏,計劃性強;
助企業(yè)優(yōu)化項目過程,過程可視,提高質(zhì)量。
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