良好的時間觀念成為你的職業(yè)習慣了嗎

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中國有句古話說得好：新官上任三把火。很多經(jīng)理人，包括很多的老總，到新的部門、新的崗位，上任伊始，便在所在的部門、所在的公司燃起種種火焰，恨不得一上任就能出成績。
可是，現(xiàn)代管理學認為“新官上任三把火”的傳統(tǒng)觀點是錯誤的，我們在新官上任之前，應當做好做足有關的基本功。新官上任前的“百日”很重要，因為你上任前“百日”做的準備工作，將直接決定你新官上任后“百日”的作為?？梢哉f，你上任后未來“百日”內(nèi)在新的崗位上的表現(xiàn)，將直接決定你的未來一年在公司的去留問題。所以，新官上任想要成功，最好先做足做好上任前的“百日”的基本功。
那么如何來做好新官上任前“百日”的基本功呢？且聽我們慢慢道來。
在時間管理上，我們首先要區(qū)分兩個概念。一個是效率，一個效力。效率說的是做事情速度，效力是做事情的成果。在當今十倍速的信息時代，更多的人，強調了做事的效率——即速度，忽略了做事的效力——即成果。
我們作為一名新的領導人，上任前和上任伊始，強調的不是做事的效率，而是做事的效力，因為鄧小平有句名言：無論白貓黑貓，抓到老鼠都是好貓。公司任命你為新的領導，派遣你到崗位上，是希望你能成果的。假如你上任前后，做了事情很多，可效果不怎么樣，大家會笑話你，說你是在瞎忙活，然后你也許會這樣替自己狡辯：我起得比雞早，睡得比狗晚，吃得比豬差，干得比驢多，沒有功勞也有苦勞吧，沒有淚水還有汗水吧！
可你不要忘了：公司最終評價你的是你做出了什么，而不是你做了什么！人人都會做什么，但不是人人都會做出什么——這一點希望大家能記??！
所以，我們新官上任前后，要做高效力的時間管理和規(guī)劃。在這里我們提供兩種工具給大家，一種是時間管理的四象限工作法，第二種是ABC等級法。
一、時間管理的四象限工作法
1、傳統(tǒng)時間管理法的核心：以“急”為重
低效的管理者大抵陷入了傳統(tǒng)時間管理的圈套，天天處理“急事”，天天救火，在焦頭爛額的同時，內(nèi)心深處還會升騰一種“忙”的“成就感”！從而也就深陷其中而不能自拔，把本來可以不“急”的事情也逐步轉變?yōu)椤凹薄笔?，加上“成就感”作怪，員工是救火隊員，干部是救火隊長，整個組織就變?yōu)榫然鸫箨牎?br /> 大家可以仔細想想，救火隊能夠讓財產(chǎn)升值嗎？所以，忙是瞎忙。
2、高效時間管理法的核心：先輕重，后緩急
在考慮行事的先后順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”，也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。用時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關系，請看四象限圖：
(1)、第一象限是重要又急迫的事。
舉例：諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。
這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園地。如果荒廢了，我們很會可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。
本質是缺乏有效的工作計劃導致本處于“重要但不緊急”第二象限的事情轉變過來的，這也是傳統(tǒng)思維狀態(tài)下的管理者的通常狀況，就是“忙”。
(2)、第二象限是重要但不緊急的事。
案例：主要是與生活品質有關，包括長期的規(guī)劃、問題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等事項。
荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利于提高實踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規(guī)劃、準備與預防措施，很多急事將無從產(chǎn)生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量，所以必須主動去做，這是發(fā)揮個人領導力的領域。
這更是傳統(tǒng)低效管理者與高效卓越管理者的重要區(qū)別標志，建議管理者要把80%的精力投入到該象限的工作，以使第一象限的“急”事無限變少，不再瞎“忙”。
(3)、第三象限是緊急但不重要的事。
舉例：電話、會議、突來訪客都屬于這一類。
表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。我們花很多時間在這個里面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。
(4)、第四象限屬于不緊急也不重要的事。
舉例：閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。
簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養(yǎng)一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見得都是休閑活動，因為真正有創(chuàng)造意義的休閑活動是很有價值的。然而像閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內(nèi)容的電視節(jié)目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到后來你就會發(fā)現(xiàn)其實是很空虛的。
現(xiàn)在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區(qū)別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。
二、“ABC等級法”的實施步驟如下：
1、第一步，早晨上班，第一件事情是把當天的事情分為ABC三個等級。
A－－為緊急的事情；
B――為重要的事情；
C――為瑣碎的事情；
2、第二步，遵照做事情的順序“緊急→重要”來排序，至于瑣碎的事情堅決去掉。這樣做是有道理的，首先，我們盡量要處理掉緊急的事情；其次，是處理重要的事情；最后，對于瑣碎的事情，我們要堅決的去掉，因為瑣碎的事情過于占用我們的時間了。
在時間的分配上，我們遵循“二八定律”。二八定律，又稱“巴萊多定律”，是19世紀末20世紀初意大利經(jīng)濟學家巴萊多發(fā)明的。他認為，在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的，因此又稱二八定律。以這條定律分析，在討論會中，20%的人通常發(fā)表80%的談話；在銷售公司里，20%的推銷員帶回80%的新生意等等。
將“二八定律”應用到時間管理上，便是每天將20％的工作時間用在處理緊急事情上，其實80％的時間用在重要的事情，瑣碎的事情堅決不做。
3、第三步，把排列好的事情，寫到工作手冊上，然后執(zhí)行便是。
高效力的時間規(guī)劃，能夠為我們新官上任前奠定下良好的基礎。
你是否天天在忙，是否忙得不得要領，認真領會時間管理的四象限工作法，它會讓你的工作變得高效，工作不再是負擔。成就高效的卓越管理者就在于實踐時間管理的四象限工作法。

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