優(yōu)化你的時間管理

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你的工作是否如你所希望的有條理、整齊、有效率？是否覺得時間老是和自己過不去？下面是一份關(guān)于時間管理的最新體驗：

想清楚要達(dá)到的結(jié)果

這個原則聽起來似乎沒有什么特別，但卻時常被忽略。在列出待辦事項的工作清單時，我們多半只想著把要做的工作寫下來，卻沒有退一步想，明天、下星期、或下個月要達(dá)成的目標(biāo)是什么。沒有想清楚目標(biāo)，就覺得每件事情都是重要的、必須緊急完成。

時間管理很重要的一個原則就是決定不做哪些事情。一旦你有了清楚目標(biāo)，就知道哪些事情不該做。與其列出該辦事項，不如改成不該辦事項。例如：

·早上10點之前不回任何電話。

·晚上7點之后不工作。

·除了A項目之外，不會分心處理其它不相關(guān)的事情。

·收發(fā)電子郵件的時間不超過1個半小時。

·在完成原本的工作目標(biāo)之前，不會分心去做其它工作。

其實一整天工作下來，讓我們分心或是被打斷的情況數(shù)也數(shù)不清，雖然知道自己該做什么非常重要，但是清楚自己不該做什么更重要。

　每天做一點更有效率

不論是寫報告或是負(fù)責(zé)項目，如果把事情集中在很短時間內(nèi)完成，一方面會讓自己感到極大的壓力，心里會有強(qiáng)烈的抗拒感，不愿意開始。另一方面，如果時間過于倉卒，反而很難有好的想法出現(xiàn)，結(jié)果會讓自己越來越焦慮。正確的方法是：切割工作、分階段完成每天做一點比較有效率，但是也不需要把時間拉太長。如果你必須在月底前完成一份重大分析報告，或許在第3個星期就要先擬定好整體的框架與內(nèi)容大綱，第4個星期完成，而不是等到最后一星期才開始。特別是，如果你擔(dān)任的是項目負(fù)責(zé)人，如何擬定工作進(jìn)度是非常重要的，你必須非常清楚項目的工作內(nèi)容到底有哪些？要如何分類與切割？這樣才能做好細(xì)部的時間規(guī)劃，確實掌握進(jìn)度。

別不停把工作往身上攬

當(dāng)你在排定每天的工作計劃時，不僅是列出工作項目，更要在旁邊注明預(yù)計花費(fèi)的時間，提醒自己。假設(shè)沒有做到這點，往往會不自覺地花太多時間在某件事情上或是容易分心，反而耽誤其它的工作。如果你知道自己必須在1或2小時之內(nèi)完成，就會比較專心。

多數(shù)人進(jìn)公司的第一件事就是收發(fā)電子郵件。原本你希望處理完所有信件之后再開始工作，但是同時又一直收到新郵件，最后眼看就快要到午餐時間了，計算機(jī)屏幕仍停留在電子郵件信箱的畫面。如果預(yù)先設(shè)定每天早上先花1小時處理電子郵件，時間一到，就算有其它新的郵件進(jìn)來，也必須立即關(guān)閉信箱，開始今天的工作。

每天工作時間有限，能處理的工作量當(dāng)然也很有限，如果原本預(yù)計要完成5個工作項目。但是中途可能又臨時插入2件非常緊急而且重要的事情。這時你該做的不僅是在工作清單中額外加上這2件事情，同時一定要刪除2件工作。

趕走意外的干擾

如前面所提，阻礙工作完成最大的原因就是意料之外的干擾。意外的干擾永遠(yuǎn)會發(fā)生，重點是，你如何做出回應(yīng)。而且，有些意外事件其實是可以預(yù)先避免的。

現(xiàn)在就來做一個測驗。你認(rèn)為以下5種情況，哪些是真的不可預(yù)期的事件？哪些是可以避免的？要如何面對這些情況？

1.老板把你叫進(jìn)他的辦公室，指派你負(fù)責(zé)一項新項目，而且提醒你接下來幾個星期會非常忙碌。

2.你的朋友寄了一封電子郵件，告訴你有一個網(wǎng)站很不錯，要你一定要進(jìn)去看。你點了網(wǎng)址，花了幾分鐘瀏覽這個網(wǎng)站。

3.某位客戶急著打電話給你，要求你立刻趕到他們公司。

4.老板要求你在今天下班前完成某件工作。

5.你必須立即丟下手邊工作，到便利商店買紙杯，因為剛剛才發(fā)現(xiàn)紙杯已經(jīng)用完了，但是10分鐘后的會議必須用到。

正確的答案是：

1. 老板把你叫進(jìn)他的辦公室，確實是意料之外的事件，但是他要你負(fù)責(zé)的新項目卻不是。接下來幾個月的時間，這個項目將會是你的工作重心。也就是說，你必須重新調(diào)整工作的優(yōu)先級，刪除其它比較不重要的工作。當(dāng)然，你也必須把工作情況清楚向老板說明，有哪些工作會受到影響，必須延后完成。

2.這封信完全是意料之外的事件，而且是不必要的干擾，根本不需要理會這封電子郵件。

3.客戶的這通電話當(dāng)然是突如其來的干擾，但是并不代表你必須馬上趕到客戶那里。先了解客戶的問題是什么、到底有多緊急。不要沒有弄清楚狀況，就直接跑去客戶那里，完全打亂自己的行程。

4.這種情況確實非常煩人。如果老板三不五時就要求你緊急處理某件事情，就該確實反映，說明自己的難處。

5.這種情況完全可以事先避免，如果必須由你負(fù)責(zé)召開某個會議，應(yīng)該在前一天準(zhǔn)備好所有需要的數(shù)據(jù)或東西，這樣就不會手忙腳亂地應(yīng)付突如其來的問題。

有興趣不等于有能力做到

我們對于自己有興趣的事情會過度樂觀，只是覺得好玩，卻沒有考慮到可能的付出?，F(xiàn)在就把你想要做的每件事情都寫下來，不論是工作或生活上的都可以，例如學(xué)習(xí)第二外語、研究所進(jìn)修、運(yùn)動……。列出清單之后，針對每個項目回答以下3個問題：

如果要全心全意去做這件事，我必須開始做哪些事情？

如果要全心全意去做這件事，我必須放棄做哪些事？

我是否做好心理準(zhǔn)備，愿意付出一定程度的代價，全心全意去做這件事？

當(dāng)你仔細(xì)想清楚真正投入某件事情需要花費(fèi)的心力或時間時，就能知道自己不可能同時做那么多事，只能選擇其中一兩項而已。

行程安排太緊湊，稍微有任何的延誤，就影響到后面所有的流程，無法達(dá)到原本安排的目的。

　　找到適當(dāng)?shù)墓ぷ鞣椒?/strong>