CIO善用時間管理圓滿完成信息化項目

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對于信息化項目來說，項目成員的信心尤其重要。如在企業(yè)要上ERP項目，組大部分項目成員卻對ERP很陌生，甚至是個從未接觸的領域，那么全要靠CIO的帶領。若他們對項目失去了信心，就是對CIO失去了基本的信賴。 
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　　在項目管理過程中，最忌諱的是項目無限止的延期下去。一鼓作氣，再而衰，三而竭，最后導致項目組成員對項目喪失信心，使得項目失敗。
　　對于信息化項目來說，項目成員的信心尤其重要。如在企業(yè)要上ERP項目，組大部分項目成員卻對ERP很陌生，甚至是個從未接觸的領域，那么全要靠CIO的帶領。若他們對項目失去了信心，就是對CIO失去了基本的信賴。
　　影響時間控制的因素及措施
　　在一個信息化項目中，影響CIO對時間控制的因素有很多，概括起來，有以下幾個方面。
　　第一，前期需求調(diào)研不夠充分，導致在后期項目實施的過程中，冒出大量的新需求，影響項目的進度。
　　在項目的初始階段，項目調(diào)研非常重要。項目調(diào)研一要抓住企業(yè)的核心流程，切忌面面俱到，防止項目調(diào)研占用過多的項目時間;二是對于重點、難點流程不能漏過一個，因為其處理要么比較復雜，要么關系到其他多個業(yè)務，若在后期實施階段，再去考慮的話，則很可能前期的工作都要白費。
　　就拿編碼中的供應商編碼為例。供應商編碼無論是進銷存項目，還是ERP項目，都要用到這類編碼。若在項目調(diào)研階段，對這編碼不予考慮，只是按手工操作年代的按供應商名字來進行查詢，則在系統(tǒng)實施后，無論是查詢業(yè)務伙伴信息，還是單據(jù)操作上選擇業(yè)務伙伴，都要輸入中文供應商名字來進行查詢或者選擇，效率非常慢，特別是遇到冷僻字的時候，更是讓人頭疼。怎么辦？只好返工。
　　所以，在項目需求調(diào)研時，對關鍵項目要抓住不放，要全面徹底，對于非關鍵項目，則可以置于一旁。
　　第二， 信息化項目涉及范圍大，往往涉及多個部門。
　　現(xiàn)在企業(yè)推行的信息化項目，已經(jīng)不是以前小打小鬧的階段，如上個財務系統(tǒng)，只涉及財務單個部門，現(xiàn)在都是大規(guī)模作戰(zhàn)，ERP、OA等等信息化項目，都是公司整個集團作戰(zhàn)。若哪個部門配合不好，就會影響到整個作戰(zhàn)計劃。
　　CIO，作為這個戰(zhàn)役的指揮員，該如何統(tǒng)領這支部隊走向成功的彼岸呢？一是要選準時機，大型的信息化項目要等到企業(yè)淡季再去實施，因為信息化項目的推行，往往會增加員工很多額外的工作，若在旺季推行的話，員工的精力有限，可能會無法適應，從而增加不必要的矛盾;二是要強調(diào)任務的分配與追蹤。CIO要根據(jù)項目的進度，及時把任務分配下去，并進行定時的追蹤。
　　第三，信息化項目周期比較長，不確定因素比較多。
　　因為信息化項目涉及范圍比較廣，所以，一些項目的周期往往比較長。在這中間，可能會出現(xiàn)一些人為控制因素。如項目組成員的流失、一把手的變動，甚至公司遷址、自然災害等。這些因素都會影響項目的進度。對于這些因素，CIO只能盡量的防范，作一些后備。如在條件允許的情況下，擴大項目組的成員，或者采取一些激勵措施，以保證實施團隊的穩(wěn)定，等等。
　　“田字框”，時間控制的工具
　　在實際項目管理中，筆者很喜歡利用“田字框”來對時間進行控制。這是個在時間管理上，非常常用的一個工具。
　　如CIO把信息化項目分解后，現(xiàn)在要對編碼方案進行調(diào)研。則CIO可以先列出編碼涉及到哪些內(nèi)容。
　　如：成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼、辦公用品編碼、固定資產(chǎn)編碼、員工編碼、部門編碼、倉庫編碼、供應商編碼、客戶編碼。
　　根據(jù)以上編碼，按“重要且緊急”、“重要不緊急”、“不重要且緊急”、“不重要且不緊急”進行分類，分別填入到田字框中。
　　因為成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼為基本資料信息，對信息化項目的成敗起著決定作用，而且其種類、數(shù)量繁多，編寫其來需要一定的時間與精力，所以，在編碼方案這個任務重，放在首位解決。
　　員工編碼、部門編碼等因為其數(shù)量不時很多，雖然其非常重要，但是，因為其所需要的時間比較少，可以放在第二位。
　　辦公用品與固定資產(chǎn)管理向不納入信息化系統(tǒng)的管理，故編碼可以暫時不管。但是，為了公司編碼制度的齊全，根據(jù)其復雜程度，若以上編碼任務提早完成的情況下，也可以一起編寫，若以上編碼任務已經(jīng)比較繁重或者這兩個編碼方案比較復雜的話，可以放在項目完成以后再進行補充。
　　如此，設計后，哪些重點，要先完成哪些任務，一目了然，無論是CIO，還是具體的執(zhí)行者，可以按照此有序的進行攻關，就能有效的保證任務在規(guī)定的時間內(nèi)完成，不讓次要的任務過多的占據(jù)寶貴的項目時間。
　　落實責任人與時間，計劃得以執(zhí)行的保障
　　任務分解分析后，還不行，還要落實責任人，確定具體的完工時間，任務才有可能按照CIO預先設計的時間內(nèi)完成。
　　在項目執(zhí)行時，筆者比較喜歡用責任卡制度，來管理項目組成員。
　　在責任卡上，要標明以下內(nèi)容：
　　1、任務負責人：企業(yè)中，人人各負其責，人人都有專長，CIO不可能取代其他專業(yè)人才的地位，去幫他們決定一些內(nèi)容。如CIO不可能代替物管人員去決定物料的分類，代替銷售人員去決定客戶的分類，這些任務CIO要分配給專業(yè)人士，并指定具體的負責人。
　　2、追蹤人：在分配任務時，要指定一個追蹤者，以時時跟蹤任務的進度。
　　3、任務名稱。
　　4、完工時間：要明確定義完工的時間，最好以天為單位，而不要以周或者月為單位，有必要時，還可以細化到小時。
　　5、審核員：在此處，最好能簽上一把手的名字，給相關人員一種壓力。
　　6、責任人簽名：讓責任人簽上自己的大名，以加深印象，增強責任。
　　把此卡片填寫完成中，張貼在明顯位置，讓相關責任人在完成任務前，能時時提醒他，你現(xiàn)在還有項工作要在何時前完成。
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