協(xié)同OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應用

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一、信息管理現(xiàn)狀

    我院作為一家有眾多設(shè)計部門的企業(yè)，經(jīng)過多年的信息化建設(shè)，現(xiàn)已建成由眾多圖形工作站、核心交換機、接入路由設(shè)備等組成的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)。該網(wǎng)絡(luò)在實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、網(wǎng)絡(luò)文件打印等方面，初步滿足了院內(nèi)相關(guān)部門的需求。隨著設(shè)計部門業(yè)務(wù)的不斷擴展，我院在日常的業(yè)務(wù)處理中也面臨一個新問題：簡單的一項業(yè)務(wù)申請如果遇到負責人出差就無法得到審批，傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式已成為制約工作效率的一大瓶頸。因此，如何利用既有網(wǎng)絡(luò)條件，設(shè)計一種基于OA技術(shù)的業(yè)務(wù)處理模式，已成為我院信息化建設(shè)中一項重要而緊迫的任務(wù)。

二、系統(tǒng)的設(shè)計原則

    OA管理系統(tǒng)的構(gòu)建應遵循以下原則：(1)數(shù)據(jù)管理功能。對于已歸檔的業(yè)務(wù)流，終端用戶在輸入業(yè)務(wù)關(guān)鍵字的基礎(chǔ)上，就可查詢到包含此文字的所有業(yè)務(wù)流。同時，OA系統(tǒng)管理人員可對無效業(yè)務(wù)流執(zhí)行刪除操作。(2)相關(guān)數(shù)據(jù)集成功能。OA管理系統(tǒng)還應具備處理考勤類型數(shù)據(jù)的能力，人事管理人員通過查看該數(shù)據(jù)可獲取院內(nèi)人員的考勤情況。(3)信息發(fā)布功能。管理人員可根據(jù)院工作需要將相關(guān)信息發(fā)布到OA信息發(fā)布區(qū)，院內(nèi)員工以通知的方式接收該類消息。(4)支持移動辦公。OA管理系統(tǒng)應能夠滿足員工的異地辦公需求，出差人員可通過網(wǎng)絡(luò)隨時訪問到院內(nèi)的OA辦公系統(tǒng)。

三、系統(tǒng)的實現(xiàn)

    OA管理系統(tǒng)實現(xiàn)復雜業(yè)務(wù)流程的電子化流轉(zhuǎn)，其中每一項工作流的設(shè)計都包括表單定義、流程定義及工作流引擎。該系統(tǒng)主要包括以下幾大流程處理模塊：(1)日常工作模塊：該模塊包含員工工作計劃申請、院內(nèi)通知。前者由員工向上級主管領(lǐng)導提交，審批后由人事管理人員歸檔。而院內(nèi)通知由經(jīng)營管理部指定權(quán)限的人員進行發(fā)布。(2)費用相關(guān)模塊。考慮到財務(wù)部門的特殊要求，目前設(shè)計的借款申請、差費報銷、生產(chǎn)采購費用報銷這三項流程實行永久紙質(zhì)及OA系統(tǒng)電子審批同步進行。其中紙質(zhì)文件作為財務(wù)人員行為的依據(jù)，而OA上的電子文件則作為信息共享的手段為管理部門提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計、分析等服務(wù)。(3)公文管理模塊。日常公文管理主要包括印章使用申請、外來文件的發(fā)放。該模塊審批與發(fā)布均由經(jīng)營管理部相關(guān)人員實施。(4)考勤相關(guān)模塊。該模塊可為管理人員提供院內(nèi)人員流動統(tǒng)計信息，主要包括加班申請、請假申請、市內(nèi)公出申請。(5)服務(wù)支持模塊。該模塊由辦公用品申領(lǐng)、車輛使用申請、復印文件申請、耗材申請、會議室使用申請幾大部分組成，模塊的審批同樣由經(jīng)營管理部相關(guān)人員實施。

四、OA管理系統(tǒng)的信息安全

    OA管理系統(tǒng)通過提供B/S方式實現(xiàn)終端用戶對其的數(shù)據(jù)訪問，如何確保終端用戶身份的真實有效，就成為該系統(tǒng)推廣應用中需要首先解決的問題。在傳統(tǒng)的基于“用戶名+密碼”的認證模式中，極易造成使用人員密碼的泄露，進而導致OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法訪問甚至破壞，信息安全是無法得到有效保證的。

    我院構(gòu)建的OA管理系統(tǒng)采用基于數(shù)字證書、利用PKI技術(shù)進行身份認證的安全解決方案。其中，企業(yè)OA負責向終端用戶發(fā)布數(shù)字證書，為該用戶提供合法的身份證明。數(shù)據(jù)證書的存儲則采用USB Key作為介質(zhì)。同時私鑰的使用也僅限于該介質(zhì)內(nèi)。該方案在解決了OA用戶認證安全的基礎(chǔ)上，也解決了目前OA應用中的單點登陸問題，為OA系統(tǒng)的推廣應用提供了安全的保障。

五、總結(jié)與展望

    我院OA管理系統(tǒng)的成功部署，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)的電子化辦公，較好地解決了人員操作的效率低下，工作相關(guān)資料不能有效和統(tǒng)一地管理，工作流程的審批意見不能完整保存并歸檔的問題。該系統(tǒng)的使用提高了辦公效率和辦公質(zhì)量，同時也降低了企業(yè)的管理成本。