如何規(guī)避OA辦公系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)（下）

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    編者按：在上一篇文章中，我們介紹了OA辦公系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的前兩項(xiàng)：選型盲目和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，今天繼續(xù)和華天動(dòng)力OA的實(shí)施部經(jīng)理劉鵬一起介紹剩下的五項(xiàng)。

風(fēng)險(xiǎn)三、沒(méi)有考慮服務(wù)成本和便利性

    因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)的服務(wù)和二次開(kāi)發(fā)無(wú)以為繼，而被迫放棄使用的用戶(hù)并不在少數(shù)。這些用戶(hù)往往已經(jīng)習(xí)慣了這套系統(tǒng)，但服務(wù)得不到及時(shí)響應(yīng)，系統(tǒng)升級(jí)成本太高，只能使用最簡(jiǎn)單的幾項(xiàng)功能，最后導(dǎo)致系統(tǒng)越來(lái)越萎縮。

    這種問(wèn)題是OA辦公系統(tǒng)的先天問(wèn)題，是很難解決的。出現(xiàn)這種問(wèn)題的用戶(hù)大多使用了一些項(xiàng)目化的產(chǎn)品，需要進(jìn)行大量的二次開(kāi)發(fā)才能符合本企業(yè)的需求。

    或者使用了一些服務(wù)成本很高的開(kāi)發(fā)技術(shù)，如LOTUS、SharePoint等。這種架構(gòu)的OA辦公系統(tǒng)技術(shù)復(fù)雜，又無(wú)法遠(yuǎn)程服務(wù)，服務(wù)成本往往是JAVA等技術(shù)的好幾倍。這就導(dǎo)致系統(tǒng)的技術(shù)支持、功能升級(jí)、license拓展等費(fèi)用不堪重負(fù)。

    據(jù)了解，在5年前采用LOTUS平臺(tái)的OA用戶(hù)，現(xiàn)在絕大部分都已經(jīng)停用了。

風(fēng)險(xiǎn)四、沒(méi)有考慮和其他系統(tǒng)的整合問(wèn)題

    這種情況在近幾年內(nèi)越來(lái)越多，因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)涉及面廣，包容性強(qiáng)，所以用戶(hù)需要將OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺(tái)，發(fā)揮統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。這時(shí)候就需要OA系統(tǒng)具有很開(kāi)放的架構(gòu)和很強(qiáng)的整合能力。

    劉鵬說(shuō)，在OA系統(tǒng)和ERP、財(cái)務(wù)等第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，是當(dāng)前非常重要的一項(xiàng)應(yīng)用，華天動(dòng)力的“工作流2.0”概念就是在這種背景下提出的。但一些OA辦公系統(tǒng)因?yàn)榧夹g(shù)架構(gòu)不合理或者設(shè)計(jì)水平欠缺，導(dǎo)致這種需求無(wú)法實(shí)現(xiàn)，或者實(shí)現(xiàn)起來(lái)非常麻煩，這就大大削弱了OA系統(tǒng)的使用價(jià)值，也加重了企業(yè)信息孤島的問(wèn)題，這樣用戶(hù)得到的只是一個(gè)功能單一的OA辦公系統(tǒng)，早換是要換掉的。

風(fēng)險(xiǎn)五、功能不細(xì)致

    現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)的功能普遍存在一個(gè)誤區(qū)，就是求全不求細(xì)，看起來(lái)林林總總功能齊全，但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺。比如缺乏即時(shí)通訊工具、接收文件時(shí)不能直接歸檔、內(nèi)外部郵件不能互相轉(zhuǎn)發(fā)、工作流不支持多種類(lèi)型的跳轉(zhuǎn)、不能直接生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等細(xì)節(jié)問(wèn)題。

    尤其是工作流技術(shù)，這是OA辦公系統(tǒng)的核心，不深入體驗(yàn)是看不出來(lái)差別的。以“工作流管理專(zhuān)家”著稱(chēng)的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)為了讓用戶(hù)有一個(gè)最詳盡的體驗(yàn)，在自己的網(wǎng)站（www.oa8000.com）上提供了免費(fèi)、免注冊(cè)的在線(xiàn)試用和下載試用，這種完全開(kāi)放的作法非常值得業(yè)內(nèi)企業(yè)借鑒。

風(fēng)險(xiǎn)六、功能不易用

    這個(gè)問(wèn)題一直被廠(chǎng)家和用戶(hù)所忽略，但卻在很大程度上影響了OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施成功率。

    在所有企業(yè)管理軟件中，OA辦公系統(tǒng)的涉及面最廣，各類(lèi)型人員電腦水平千差萬(wàn)別，如何在功能不斷增加的同時(shí)，盡量提升系統(tǒng)的易用性，減少實(shí)施障礙，讓各種人員能夠快速接受，樂(lè)于使用，是一項(xiàng)非常重要的工作。

    劉鵬說(shuō)，OA系統(tǒng)的實(shí)施是一鼓作氣，再而衰，三而竭，如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣，他們的熱情就會(huì)很快冷卻，再好的功能和技術(shù)都是空談。劉鵬稱(chēng)華天動(dòng)力是業(yè)內(nèi)最早提倡OA易用性的廠(chǎng)商，事實(shí)證明，這種做法是正確的。

風(fēng)險(xiǎn)七、功能不適用

    OA辦公系統(tǒng)里面的很多功能模塊只提供一些最基本、最通用的管理職能，如果客戶(hù)的要求很高，或則很個(gè)性化，那么這些功能往往就不能真正滿(mǎn)足需要了，典型如資產(chǎn)管理、人力資源、客戶(hù)關(guān)系、項(xiàng)目管理等。

    一個(gè)很簡(jiǎn)單的道理是：你不能指望OA系統(tǒng)中集成的這些功能模塊，能夠達(dá)到獨(dú)立的資產(chǎn)或人事管理等系統(tǒng)吧。

    而且，沒(méi)有一種標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品會(huì)滿(mǎn)足所有人的需求，如果用戶(hù)發(fā)現(xiàn)不適用后不愿意投資做二次開(kāi)發(fā)，或則系統(tǒng)本身也不便于做二次開(kāi)發(fā)，那么就會(huì)慢慢的導(dǎo)致這些功能的閑置。

    部分功能的欠缺可能不會(huì)導(dǎo)致用戶(hù)完全廢棄OA辦公系統(tǒng)，但只能勉強(qiáng)的使用一些最簡(jiǎn)單的功能，如信息發(fā)布、文件傳遞等，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)應(yīng)有的價(jià)值，這無(wú)疑也是一種失敗。

    據(jù)筆者觀察，這種處于半死亡狀態(tài)的“僵尸”客戶(hù)占據(jù)了失敗案例的大多數(shù)。

    最后，筆者建議，OA辦公系統(tǒng)的選型要關(guān)注未來(lái)發(fā)展，而不是眼前問(wèn)題；關(guān)注綜合成本，而不是購(gòu)買(mǎi)價(jià)格；關(guān)注親身試用，而不是廠(chǎng)家介紹。這樣，系統(tǒng)的失敗幾率就會(huì)大大降低。