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如何規(guī)避OA辦公系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)(下)
編者按:在上一篇文章中,我們介紹了OA辦公系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的前兩項(xiàng):選型盲目和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),今天繼續(xù)和華天動(dòng)力OA的實(shí)施部經(jīng)理劉鵬一起介紹剩下的五項(xiàng)。
風(fēng)險(xiǎn)三、沒有考慮服務(wù)成本和便利性
因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)的服務(wù)和二次開發(fā)無以為繼,而被迫放棄使用的用戶并不在少數(shù)。這些用戶往往已經(jīng)習(xí)慣了這套系統(tǒng),但服務(wù)得不到及時(shí)響應(yīng),系統(tǒng)升級成本太高,只能使用最簡單的幾項(xiàng)功能,最后導(dǎo)致系統(tǒng)越來越萎縮。
這種問題是OA辦公系統(tǒng)的先天問題,是很難解決的。出現(xiàn)這種問題的用戶大多使用了一些項(xiàng)目化的產(chǎn)品,需要進(jìn)行大量的二次開發(fā)才能符合本企業(yè)的需求。
或者使用了一些服務(wù)成本很高的開發(fā)技術(shù),如LOTUS、SharePoint等。這種架構(gòu)的OA辦公系統(tǒng)技術(shù)復(fù)雜,又無法遠(yuǎn)程服務(wù),服務(wù)成本往往是JAVA等技術(shù)的好幾倍。這就導(dǎo)致系統(tǒng)的技術(shù)支持、功能升級、license拓展等費(fèi)用不堪重負(fù)。
據(jù)了解,在5年前采用LOTUS平臺(tái)的OA用戶,現(xiàn)在絕大部分都已經(jīng)停用了。
風(fēng)險(xiǎn)四、沒有考慮和其他系統(tǒng)的整合問題
這種情況在近幾年內(nèi)越來越多,因?yàn)镺A辦公系統(tǒng)涉及面廣,包容性強(qiáng),所以用戶需要將OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)的中心平臺(tái),發(fā)揮統(tǒng)一入口和整合數(shù)據(jù)的作用。這時(shí)候就需要OA系統(tǒng)具有很開放的架構(gòu)和很強(qiáng)的整合能力。
劉鵬說,在OA系統(tǒng)和ERP、財(cái)務(wù)等第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)整合,是當(dāng)前非常重要的一項(xiàng)應(yīng)用,華天動(dòng)力的“工作流2.0”概念就是在這種背景下提出的。但一些OA辦公系統(tǒng)因?yàn)榧夹g(shù)架構(gòu)不合理或者設(shè)計(jì)水平欠缺,導(dǎo)致這種需求無法實(shí)現(xiàn),或者實(shí)現(xiàn)起來非常麻煩,這就大大削弱了OA系統(tǒng)的使用價(jià)值,也加重了企業(yè)信息孤島的問題,這樣用戶得到的只是一個(gè)功能單一的OA辦公系統(tǒng),早換是要換掉的。
風(fēng)險(xiǎn)五、功能不細(xì)致
現(xiàn)在OA辦公系統(tǒng)的功能普遍存在一個(gè)誤區(qū),就是求全不求細(xì),看起來林林總總功能齊全,但深入的使用后才發(fā)現(xiàn)有很多欠缺。比如缺乏即時(shí)通訊工具、接收文件時(shí)不能直接歸檔、內(nèi)外部郵件不能互相轉(zhuǎn)發(fā)、工作流不支持多種類型的跳轉(zhuǎn)、不能直接生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等細(xì)節(jié)問題。
尤其是工作流技術(shù),這是OA辦公系統(tǒng)的核心,不深入體驗(yàn)是看不出來差別的。以“工作流管理專家”著稱的華天動(dòng)力OA系統(tǒng)為了讓用戶有一個(gè)最詳盡的體驗(yàn),在自己的網(wǎng)站(www.oa8000.com)上提供了免費(fèi)、免注冊的在線試用和下載試用,這種完全開放的作法非常值得業(yè)內(nèi)企業(yè)借鑒。
風(fēng)險(xiǎn)六、功能不易用
這個(gè)問題一直被廠家和用戶所忽略,但卻在很大程度上影響了OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施成功率。
在所有企業(yè)管理軟件中,OA辦公系統(tǒng)的涉及面最廣,各類型人員電腦水平千差萬別,如何在功能不斷增加的同時(shí),盡量提升系統(tǒng)的易用性,減少實(shí)施障礙,讓各種人員能夠快速接受,樂于使用,是一項(xiàng)非常重要的工作。
劉鵬說,OA系統(tǒng)的實(shí)施是一鼓作氣,再而衰,三而竭,如果不能夠快速的讓使用者產(chǎn)生興趣,他們的熱情就會(huì)很快冷卻,再好的功能和技術(shù)都是空談。劉鵬稱華天動(dòng)力是業(yè)內(nèi)最早提倡OA易用性的廠商,事實(shí)證明,這種做法是正確的。
風(fēng)險(xiǎn)七、功能不適用
OA辦公系統(tǒng)里面的很多功能模塊只提供一些最基本、最通用的管理職能,如果客戶的要求很高,或則很個(gè)性化,那么這些功能往往就不能真正滿足需要了,典型如資產(chǎn)管理、人力資源、客戶關(guān)系、項(xiàng)目管理等。
一個(gè)很簡單的道理是:你不能指望OA系統(tǒng)中集成的這些功能模塊,能夠達(dá)到獨(dú)立的資產(chǎn)或人事管理等系統(tǒng)吧。
而且,沒有一種標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品會(huì)滿足所有人的需求,如果用戶發(fā)現(xiàn)不適用后不愿意投資做二次開發(fā),或則系統(tǒng)本身也不便于做二次開發(fā),那么就會(huì)慢慢的導(dǎo)致這些功能的閑置。
部分功能的欠缺可能不會(huì)導(dǎo)致用戶完全廢棄OA辦公系統(tǒng),但只能勉強(qiáng)的使用一些最簡單的功能,如信息發(fā)布、文件傳遞等,遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)應(yīng)有的價(jià)值,這無疑也是一種失敗。
據(jù)筆者觀察,這種處于半死亡狀態(tài)的“僵尸”客戶占據(jù)了失敗案例的大多數(shù)。
最后,筆者建議,OA辦公系統(tǒng)的選型要關(guān)注未來發(fā)展,而不是眼前問題;關(guān)注綜合成本,而不是購買價(jià)格;關(guān)注親身試用,而不是廠家介紹。這樣,系統(tǒng)的失敗幾率就會(huì)大大降低。
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