協同OA辦公系統發(fā)展歷程與趨勢

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    以信息化來武裝企業(yè)，目前已經是大勢所趨。目前OA系統已經成為每個企業(yè)信息化初期選擇并投入建設的基本系統，所謂OA，即辦公自動化(Office Automation)，是辦公工作處理的自動化，它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人機信息系統來協助完成。達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產率的目的。

一、OA與企業(yè)信息化發(fā)展

    OA并不是一個固定的概念，企業(yè)在發(fā)展的不同階段對于信息化的需求是不同的，而OA正是隨企業(yè)的信息化需求、隨時代的發(fā)展而不斷變化的，企業(yè)的OA項目建設，就是雙方契和的一個過程。

    1、企業(yè)信息化發(fā)展階段

    企業(yè)的信息化可以分為如下四個階段：

    第一階段：業(yè)務操作電子化。電子化即將日常手工事務性工作轉變?yōu)闄C器工作的過程；關注個體的工作行為，可以提高個體的工作效率。該階段以財務電算化、生產制造自動化等為代表。

    第二階段：業(yè)務流程信息化。信息化即通過企業(yè)的管理重組和管理創(chuàng)新，結合IT優(yōu)勢周化業(yè)務流程；關注整個組織的流程，提升組織的效率。該階段廣泛開展流程梳理和信息化建設。例如ERP、CRM、SCM、BOSS系統建設等。

    第三階段：業(yè)務管理知識化。知識化即讓合適的角色在合適的時間合適的場景獲取合適的知識和資源。系統推動企業(yè)管理生態(tài)的建立，對環(huán)境的變化作出靈活的反應，業(yè)務流程持續(xù)改善，全面提升執(zhí)行力。獲得持久的競爭力。該階段強調實現業(yè)務活動和管理活動的真正結合。以KM、協同、門戶等為代表。

    第四階段：業(yè)務決策智能化。智能化即在企業(yè)的已有知識的基礎之上，能夠智能創(chuàng)造、挖掘新知識，用于業(yè)務決策、日常管理等，形成自組織、自學習、自進化的企業(yè)管理體制。該階段中，人工智能、專家系統的思想將應用在企業(yè)管理領域中。

    2、OA系統發(fā)展階段

    OA的發(fā)展其實是一個不斷求新求變的過程，縱觀OA的發(fā)展歷程，是伴隨著企業(yè)信息化發(fā)展的浪潮起伏。不同的信息化發(fā)展階段也對應著不同的OA發(fā)展階段：

    第一階段：文件型OA(1980-1999年)初步的辦公自動化實際上從單機版的辦公應用軟件開始，例如WPS、MS OFFICE、Lotusl-2-3等軟件。當時許多人把OA稱為“無紙化辦公”。

    第二階段：流程性OA(2000-2006年)該階段從最初的關注個體、以辦公文件，檔案管理為核心的文件型OA逐漸發(fā)展到目前正在成為應用主流的流程性OA。

    第三階段：知識型0A(2006-2010年)隨著OA系統應用的逐步深入，企業(yè)的員工每天上班做得辦公自動化雜志一件事情可能就是登陸OA系統，收一下郵件、看看公司最新的新聞、處理自己今天需要待辦的工作等。OA儼然成為一個日常工作的基礎平臺，企業(yè)已經不可離開它了。隨著客戶需求的不斷發(fā)展，OA也逐步融合“知識管理”思想，整合組織內的信息和資源發(fā)展，發(fā)展為“知識型OA”。

    第四階段：智能型0A(2010年)隨著組織流程的周化和改進、知識的積累和應用、技術的創(chuàng)新和提升，最終OA系統將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”成為未來的發(fā)展方向，該階段OA更關注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務。

    從以上對企業(yè)信息發(fā)展階段以及OA系統發(fā)展階段的描述來看。目前在我們山東省農村信用社的信息化發(fā)展處于第二階段的初期，已經開始信息化建設的梳理及規(guī)劃，已經有了整合優(yōu)化業(yè)務流程的需求；OA系統的建設正處于第二階段，即流程性OA，以公文流轉系統為核心，實現了信息發(fā)布、電子公文審批流轉、電子郵件、文檔管理、會議管理、資產管理等眾多實用的功能。并且覆蓋到了全省各級單位，取得了一定的效果。將信息化發(fā)展階段以及OA項目建設階段明確之后。我們就可以明確下一步OA的建設如何契和山東省農村信用社的信息化發(fā)展需要。從而有目的、有層次地推進企業(yè)的信息化建設。目前主要應用已覆蓋全省農村信用社四級機構，正深刻地改變著各級機構傳統的辦公或業(yè)務處理模式。在較長的一段時間內，山東農信內部都將以公文為核心，將公文各項應用推廣到省聯社、辦事處(市聯社)、縣級聯社、基層信用社四級單位，在此過程中逐步規(guī)范公文審批及業(yè)務流轉流程，并逐步擴展周邊應用。

    就目前應用效果來看。電子郵件應用上線兩年多。全省郵件發(fā)送量數百萬封。已成為全省農村信用社機構間、員工間一條不可或缺的交流渠道：電子公文的審批流轉和電子化傳輸手段極大地提高了公文處理效率，有效節(jié)約了辦公資源；各級信息門戶網站信息更新及時，起到了很好的宣傳作用，有力促進了機構間的信息交流和知識共享，為全省農村信用社爭創(chuàng)一流金融機構、構建節(jié)約型企業(yè)起到了重要的作用。

二、OA的發(fā)展趨勢

    目前山東省農村信用社OA系統正處于流程性OA的階段，根據目前山東農信的整體系統部署情況及下一步應用需求，結合辦公自動化系統目前的發(fā)展趨勢，我們總結出如下幾點辦公自動化系統發(fā)展的方向：

    1、產品化與行業(yè)化

    產品化和行業(yè)化是軟件廠家隨市場的發(fā)展而采取的主動性行為，對于廠家來說，為了充分滿足企業(yè)信息化的需求。并且提高效率節(jié)省成本，使自己的產品擁有更多的競爭力。肯定會讓自己的產品更加“產品化”以及“行業(yè)化”，迎合企業(yè)的需求，企業(yè)協同OA軟件選型時也會充分考慮到產品的產品化及專業(yè)化等因素。

    2、門戶化

    就山東農信目前內部各系統來看。OA、信息發(fā)布系統、經營決策等等管理系統。由于建設時間跨度較長。沒有統一的平臺，導致各個系統信息無法溝通及整合，成為一個個的信息孤島，在擴展新的應用時，無法利用原用的資源，造成系統資源及人力物力的浪費。并且各個系統的前臺表現形式不同，用戶應用起來也較為繁瑣。急需一個平臺來進行信息的整合和規(guī)范，而企業(yè)門戶正是為解決這些問題產生的。

    OA的門戶化是指將OA打造成一種企業(yè)級跨應用跨部門運作的基礎信息系統，可以聯結并整合企業(yè)各類信息系統和信息資源，可以聯結企業(yè)各個崗位上的各個工作人員，在企業(yè)戰(zhàn)略和流程的大前提下，通過類似“門戶”的技術對業(yè)務系統進行整合，使得ERP、CRM、PDC等系統中的結構化數據能通過門戶在管理支撐系統中展現出來，以提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等一體化服務，各種綜合技術的引用使辦公人員可以處理更為廣泛的業(yè)務和辦公信息。并使經營業(yè)務與辦公事務互相融合。

    3、知識化

    在一個組織內。唯一不能被替代的資產是組織的知識和它的人員。知識正在成為推進企業(yè)持續(xù)性發(fā)展的源動力。知識不同于傳統的資產。它更多的以“無形”的形式存在，例如人的經驗、心得，人所掌握的技能等，而無形的知識卻是無價的，知識管理就是要用科學的方式獲取、組織、分享、更新、創(chuàng)新這些知識，從而在企業(yè)組織中成為管理運營的智慧資本。給企業(yè)帶來價值。

    所謂OA的知識化，就是OA與知識管理相結合，具體是將知識管理的思想融入來日常的辦公協同平臺軟件中去。同時整合進以團隊協作和項目管理為目標的溝通協作軟件工具，包括各種通信軟件，如騰訊QQ、即時通信、VOIP等；實時會議包括電話會議、視頻會議等；群組協作如工作流管理、群件、網絡化項目管理；聯系人管理以及相關的信息安全產品如信息加密、身份認證等。

    事實上，知識管理正是新一代的OA區(qū)別于傳統OA的應用之一。在傳統OA中，企業(yè)的所有動作都是圍繞著具體的事務來進行的，而OA的目的也在于幫助企業(yè)擺脫部分手工工作，在一定程度上提升業(yè)務效率。

三、總結

    上述幾個OA的發(fā)展方向也同時是山東農信OA的發(fā)展需求。相信在未來的一段時間內，逐步將OA系統門戶化、平臺化，從而將內部的各個信息系統進行數據整合，建立起一個內部的柔性平臺。對于今后業(yè)務和應用的擴展打下良好的基礎。而在目前的OA系統中整合知識管理的思想，促進信用社內部知識從獲得、整理、分享、更新、利用、創(chuàng)新，再到獲得，加快不斷循環(huán)往復的過程；知識通過這樣的循環(huán)，知識本身得到不斷的積累，知識量不斷擴大。從而對山東農信產生越來越強的影響力。而且OA將可以圍繞整個的知識管理過程拓展和深化其應用，提供內容管理、知識檢索、知識推送、知識創(chuàng)建、知識激勵、知識分析等一系列的工具，同時將知識管理從狹隘的文檔管理擴展到企業(yè)的整個業(yè)務管理和運作環(huán)節(jié)中，并與其緊密的融合在一起，從而有效的提升各級組織和員工的學習及工作能力。將山東省農村信用社的信息化發(fā)展推向一個更高的階段！