淺析協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)施

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    所謂OA，即辦公自動(dòng)化(OfficeAutomation)，是辦公工作處理的自動(dòng)化，它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成。達(dá)到充分利用信息。提高工作效率和工作質(zhì)量．提高生產(chǎn)率的目的。然而很多企事業(yè)單位的OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)建設(shè)完成后，沒(méi)有有效的措施保障系統(tǒng)的推行．引發(fā)使用者的抵觸?；蛘咧恢匾曄到y(tǒng)軟硬件建設(shè)，忽視信息化本身對(duì)于信息數(shù)據(jù)的需求。忽視了信息的收集、整理與利用，對(duì)數(shù)據(jù)、文檔等資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化沒(méi)有引起足夠的重視，使OA系統(tǒng)成為空殼。無(wú)法順利應(yīng)用實(shí)施。針對(duì)以上種種問(wèn)題．本文擬從制度、數(shù)據(jù)、人員等方面對(duì)OA系統(tǒng)的實(shí)施提出一些建議。

1 建立健全規(guī)章制度，單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣，各部門(mén)協(xié)調(diào)配合

    OA系統(tǒng)往往涉及單位各個(gè)部門(mén)及人員．涉及面較廣。其引入的新的管理理念和模式．很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣。在推廣過(guò)程中。難免要遇到各種阻力．因此．要從制度上、人員上加以保證。首先．通過(guò)將OA系統(tǒng)的實(shí)施制度化，制定OA系統(tǒng)運(yùn)行的規(guī)定及一整套實(shí)施細(xì)則，明文要求系統(tǒng)的使用．尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式；同時(shí)．在人員方面．單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭堅(jiān)持使用．不使系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié)．而各部門(mén)之間也要充分協(xié)調(diào)配合．利用OA的信息共享平臺(tái)．把行政管理和業(yè)務(wù)實(shí)施在OA平臺(tái)上開(kāi)展起來(lái)，以促進(jìn)系統(tǒng)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來(lái)。

2 重視數(shù)據(jù)遷移與數(shù)據(jù)共享

    信息系統(tǒng)建設(shè)中有一句老話．。三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”。如今的OA系統(tǒng)建設(shè)的核心．就是要打破傳統(tǒng)的信息孤島現(xiàn)象，對(duì)數(shù)據(jù)資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃．并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和建立整個(gè)OA系統(tǒng)共享的中心數(shù)據(jù)庫(kù)。在OA實(shí)施推進(jìn)的過(guò)程中．需要整合舊系統(tǒng)遺留的歷史數(shù)據(jù)．存在結(jié)構(gòu)復(fù)雜或不規(guī)范、數(shù)據(jù)量浩大、數(shù)據(jù)不全或者有誤等多種情況．如果不能對(duì)這些已有數(shù)據(jù)進(jìn)行正確的整理和遷移．常常會(huì)讓新的OA系統(tǒng)成為空殼．無(wú)法支持業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。而整理數(shù)據(jù)的工作往往耗時(shí)費(fèi)力．為此。建議成立專(zhuān)門(mén)的數(shù)據(jù)項(xiàng)目組、單獨(dú)立項(xiàng)、專(zhuān)業(yè)實(shí)施。同時(shí)．針對(duì)企事業(yè)單位存在的一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)要同時(shí)管理多套信息系統(tǒng)進(jìn)行信息上報(bào)的情況．OA系統(tǒng)作為日常辦公的基本業(yè)務(wù)平臺(tái)．允許用戶(hù)方便地自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單．和其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合。生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)農(nóng)；預(yù)留良好的接口，方便信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，從而能量大限度地減少使用者的重復(fù)勞動(dòng)。

3 充分運(yùn)用人性化的設(shè)計(jì)與管理

    OA系統(tǒng)本身設(shè)計(jì)上要增加一些人性化的東西．比如領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，可將一些非關(guān)鍵的流程交由其他崗位掌握進(jìn)度。在審批的界面可以設(shè)定一些常用的審批語(yǔ)言．以供簡(jiǎn)單點(diǎn)擊選擇．從而可以盡量簡(jiǎn)化審批流程；比如對(duì)于有些使用者在電腦操作上不是很在行．可以配合使用手寫(xiě)板；在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組．實(shí)現(xiàn)短信、郵件有針對(duì)性的群發(fā)。而隨著3G移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)的部署．移動(dòng)OA系統(tǒng)可將原有OA系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機(jī)，讓用戶(hù)可以隨時(shí)隨地進(jìn)行掌上辦公。這些人性化的設(shè)計(jì)能讓用戶(hù)體會(huì)到信息化帶來(lái)的便利。從而更樂(lè)于接受系統(tǒng)。

    可以通過(guò)分布實(shí)施系統(tǒng)進(jìn)行人性化的管理，從易到難啟動(dòng)各個(gè)功能模塊。先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單的工作流程作為初期實(shí)施功能．如信息發(fā)布等。而一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車(chē)輛管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，可以在系統(tǒng)應(yīng)用良好的情況下再逐步地開(kāi)放給用戶(hù)。弱化用戶(hù)對(duì)新系統(tǒng)的抵觸情緒。以確保實(shí)旄和推廣的效率。

4 要進(jìn)行全面的用戶(hù)培訓(xùn)

    網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)使得幾乎人人都可能成為OA系統(tǒng)的用戶(hù)．對(duì)用戶(hù)的培訓(xùn)決定了協(xié)同OA軟件的使用程度，用戶(hù)培訓(xùn)是成功實(shí)施OA系統(tǒng)的重要因素。培訓(xùn)可采用授課和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方式進(jìn)行．針對(duì)不同的管理層級(jí)(高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶(hù))。不同的用戶(hù)權(quán)限(系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理)制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。通過(guò)對(duì)OA理論、協(xié)同OA軟件系統(tǒng)功能、使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內(nèi)容進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)。使用戶(hù)明確OA原理、相關(guān)管理理論和具體的OA實(shí)施方法．從而提高人員的技術(shù)水平和寨質(zhì)。最重要的是．要通過(guò)培訓(xùn)提高全員對(duì)實(shí)施OA項(xiàng)目根本意義的認(rèn)識(shí)。提高積極性和主動(dòng)參與意識(shí)。提高和增強(qiáng)全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進(jìn)入角色。

5 結(jié)束語(yǔ)

    OA系統(tǒng)實(shí)施時(shí)需要重點(diǎn)關(guān)注的有制度的保證、數(shù)據(jù)的支持，并輔以一些人性化的設(shè)計(jì)與管理．實(shí)施全面的人員培訓(xùn)．讓OA系統(tǒng)能真正融入企事業(yè)單位日常工作中．達(dá)到提高內(nèi)部工作效率、節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本、規(guī)范企業(yè)管理、提離單位競(jìng)爭(zhēng)力．加強(qiáng)員工凝聚力的作用。