工資管理軟件 ，如何躍上云端

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社交網(wǎng)絡(luò)不僅影響著人們的生活和娛樂(lè)，也正逐步融入企業(yè)管理模式。互動(dòng)、人性化成為企業(yè)管理過(guò)程中追求的目標(biāo)。在人力資源領(lǐng)域，傳統(tǒng)的e-HR軟件已不能滿足企業(yè)對(duì)人才管理的需求，HR云服務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。云計(jì)算帶來(lái)了溝通和生活方式的劇變，也引領(lǐng)了工資管理系統(tǒng)方式的創(chuàng)新。

云服務(wù)的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在應(yīng)用的低成本，可采用集中式管理，有助于企業(yè)降低人力資源相關(guān)的IT支出，解決企業(yè)跨區(qū)統(tǒng)一管理的難題。 作為中國(guó)最大的光電子器件、子系統(tǒng)解決方案供應(yīng)商，光迅科技2003年起開(kāi)始使用以ACCESS自主開(kāi)發(fā)的HR系統(tǒng)，包括組織、人事、培訓(xùn)、招聘、考勤、薪酬和績(jī)效等功能。這套系統(tǒng)在光迅科技發(fā)展的初期基本可以滿足公司人事管理的日常需要。但隨著光迅科技的日益發(fā)展，員工數(shù)量越來(lái)越多，該系統(tǒng)存在的不足也越來(lái)越為明顯，比如操作繁瑣、數(shù)據(jù)分散、界面凌亂等，即便是簡(jiǎn)單的人事流程也難以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。 與此同時(shí)，光迅的高速發(fā)展也對(duì)工資管理系統(tǒng)的本身提出了更多、更高的需求，公司的管理層逐漸意識(shí)到要想成為全球領(lǐng)先、世界一流的高科技企業(yè)，人力管理工作必須要從埋頭管“事”的階段轉(zhuǎn)變到用心管“人”的階段，要以“人”為中心開(kāi)展工作，真正將“人”作為一種資源發(fā)揮到極致，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略有效執(zhí)行。 光迅必須要具備健全、完善的工資管理系統(tǒng)體系，而這一切能否建立又依賴于是否具有一套成熟先進(jìn)的人力資源信息化管理工具作為輔助和支撐。于是在2010年初光迅科技的人力資源信息化工作被正式提上了議程，經(jīng)過(guò)多方比較和篩選，光迅科技最終選定了金蝶作為人力資源戰(zhàn)略管理系統(tǒng)的合作伙伴，由此開(kāi)始了信息化的變革之旅。 而這前后發(fā)生的一系列轉(zhuǎn)變令他們也始料未及，“業(yè)務(wù)部門從此對(duì)我們刮目相看?！惫庋缚萍既肆Y源部經(jīng)理程琳引以為傲之情溢于言表…… 建立人事事務(wù)管理體系，實(shí)現(xiàn)員工全生命周期管理 光迅科技有員工4000多名，人事信息的維護(hù)工作量和難度都很大。信息化系統(tǒng)上線前，除了入職時(shí)員工的基本人事信息能夠得到有效記載外，員工在光迅的任職表現(xiàn)，如任職歷史、培訓(xùn)歷史、薪酬變更歷史、獎(jiǎng)懲情況等信息相互獨(dú)立，存放在不同的表格里，無(wú)法完整的記錄和呈現(xiàn)，員工也無(wú)法第一時(shí)間獲知和查詢。而且由于員工數(shù)量眾多，查找某位員工的過(guò)往人事信息一般需要在厚厚的一大疊檔案資料庫(kù)中翻查很多紙質(zhì)表格，花費(fèi)大量時(shí)間。從檔案庫(kù)中進(jìn)行人員年齡、學(xué)歷等結(jié)構(gòu)性的分析工作，更是難以實(shí)現(xiàn)。 通過(guò)金蝶EAS HR系統(tǒng)，光迅實(shí)現(xiàn)了員工全生命周期的檔案信息管理。員工從入職起，轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、薪資調(diào)整，直到離職、離退休等全部任職周期的詳細(xì)信息，都在系統(tǒng)中得到了清晰記錄。通過(guò)擴(kuò)展報(bào)表還可以將不同的人事信息進(jìn)行組合，根據(jù)管理的需要及時(shí)統(tǒng)計(jì)并呈現(xiàn)出來(lái)，極大的提高了HR人員的工作效率。 光迅還正在將員工的身份 證、學(xué)歷、繼續(xù)教育等證書進(jìn)行逐一掃描，導(dǎo)入金蝶的HR系統(tǒng)中，后續(xù)需要員工的相關(guān)證件時(shí)就可以直接從系統(tǒng)里導(dǎo)出來(lái)，不再需要根據(jù)編號(hào)一一查找。 建立嚴(yán)格的考勤管理體系，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化考勤管控 光迅科技是一家高科技的制造型企業(yè)，生產(chǎn)工人人數(shù)眾多，對(duì)于考勤管理的要求非常嚴(yán)格，每個(gè)月2次缺卡就要扣除員工的行為積分，并有相應(yīng)的懲處措施。而作為一家老國(guó)企改制的企業(yè)，光迅在休假政策上又有著相對(duì)人性化的管理舉措。在國(guó)家規(guī)定的假期之外光迅還有待產(chǎn)假、工間休假、帶薪年休假等假期，可以想象光迅考勤管理工作的復(fù)雜程度。 通過(guò)金蝶HR系統(tǒng)，光迅將各種考勤計(jì)算的規(guī)則和公式進(jìn)行了系統(tǒng)設(shè)置，比如帶薪年休假的計(jì)算在后臺(tái)就設(shè)置了21個(gè)公式，以確保所有人員帶薪休假的額度不僅符合國(guó)家規(guī)定，也同時(shí)符合企業(yè)的要求。再比如工間休假的計(jì)算，光迅的員工在孕期7個(gè)月以后每天可以休息1小時(shí)，小孩1周歲之前每天也有1小時(shí)的哺乳假，而工間休假的時(shí)間在系統(tǒng)中能夠累積，并能自動(dòng)折算換取調(diào)休，方便員工可以有相對(duì)整天的時(shí)間在家多陪陪小孩、照顧兒女。目前光迅的月均處理考勤記錄達(dá)到了8萬(wàn)多條。另外基于考勤系統(tǒng)，光迅還特別開(kāi)發(fā)了“一卡通”管理系統(tǒng)，可以根據(jù)員工的出勤信息和考勤規(guī)則，對(duì)應(yīng)計(jì)算并發(fā)放員工的餐費(fèi)和交通補(bǔ)貼。 更為重要的是通過(guò)考勤管理系統(tǒng)，光迅科技開(kāi)始更加關(guān)注生產(chǎn)線員工的人力成本管控和勞動(dòng)效率的提升。在此之前，光迅的生產(chǎn)部門管理人員尋求人力資源部門的幫助，最多就是索要員工的花名冊(cè)或者查看下某位員工的出勤信息。生產(chǎn)部門在制定用工政策時(shí)從來(lái)不需要人力資源部門參加，在生產(chǎn)管理者們的固有印象中，一直認(rèn)為HR人員根本沒(méi)有能力和他們一起討論應(yīng)該怎樣合理用工，應(yīng)該怎樣提高勞動(dòng)效率。 但在使用金蝶的HR系統(tǒng)后，光迅的人力資源用工管理開(kāi)始逐漸有意識(shí)的深入起來(lái)。通過(guò)對(duì)員工的工時(shí)、加班請(qǐng)假和人數(shù)變化等各項(xiàng)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的抓取和分析，HR部門及時(shí)并清晰的掌握了每個(gè)部門的生產(chǎn)效能變化。當(dāng)生產(chǎn)狀況低迷時(shí)，HR可以給生產(chǎn)部門提出合理化的用工建議，比如現(xiàn)在應(yīng)適當(dāng)控制員工人數(shù)或者可以按部門計(jì)件這種新的管理模式提高勞動(dòng)效率等。每一項(xiàng)建議的背后都有著大量真實(shí)的管理數(shù)據(jù)作為支撐，生產(chǎn)管理者不得不信服。2012年光迅科技的生產(chǎn)效率提升了30%，因?yàn)樾侍嵘龁T工的薪資待遇自然也得到了較大幅度的增長(zhǎng)，一線員工的流失率由此也減少了15%。光迅科技的管理層和生產(chǎn)部門的負(fù)責(zé)人從此對(duì)HR部門刮目相看，現(xiàn)在很多生產(chǎn)會(huì)議都會(huì)主動(dòng)叫上人力資源部門的相關(guān)人員一起參與討論，真正把HR部門當(dāng)成了業(yè)務(wù)合作伙伴。 建立績(jī)效考核體系，不斷提高服務(wù)質(zhì)量 光迅科技每個(gè)季度按照組織績(jī)效對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，考核采取KPI考核形式，一共42個(gè)業(yè)務(wù)部門加上3條產(chǎn)品線全部參與。在信息化之前，光迅科技的績(jī)效考核周期至少需要15天左右，所有考核得分不僅需要考核部門計(jì)算，HR部門的考核專員檢查，最后各部門的考核對(duì)象還需要再進(jìn)行一次核查和確認(rèn)。而通過(guò)金蝶HR系統(tǒng)，光迅建立了全公司的績(jī)效指標(biāo)庫(kù)，規(guī)范了績(jī)效考評(píng)的相關(guān)流程。人力資源部不僅可以進(jìn)行考核指標(biāo)、業(yè)績(jī)項(xiàng)目和績(jī)效公式的設(shè)計(jì)，還可以非常便捷的配置各種考核方案。通過(guò)方案配置的形式HR將所有計(jì)算公式都固化到系統(tǒng)里，考核人只需要填寫一個(gè)實(shí)際值，所有得分均可由系統(tǒng)直接計(jì)算出來(lái)。排除等待過(guò)程，理想狀態(tài)下考核結(jié)果1-2天即可得出。而且員工的獎(jiǎng)金分配可以根據(jù)考核結(jié)果以及員工的任職歷史和考勤信息對(duì)應(yīng)追溯，進(jìn)行相應(yīng)的成本分?jǐn)偤秃怂恪? 最值得一提的是對(duì)職能部門“服務(wù)滿意度”的360評(píng)價(jià)，之前光迅科技幾乎無(wú)法實(shí)現(xiàn)這項(xiàng)指標(biāo)的考核，因?yàn)檫@只是一項(xiàng)分值很小的KPI，占5—10分左右，如果通過(guò)EXCEL表格發(fā)給全體員工進(jìn)行打分，工作量和管理成本相當(dāng)巨大?，F(xiàn)在通過(guò)金蝶HR 系統(tǒng)，每個(gè)職能部門都設(shè)置了服務(wù)滿意度的KPI指標(biāo)，系統(tǒng)給公司每一位員工都下放了評(píng)價(jià)權(quán)限，員工可以匿名對(duì)相關(guān)職能部門的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估和打分，并提出改進(jìn)建議。通過(guò)這種方式，在服務(wù)部門和員工之間架起了一座溝通的橋梁，只要員工提出的意見(jiàn)是中肯的，相關(guān)部門會(huì)立刻做出反應(yīng)，及時(shí)處理，不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量。 建立人事審批工作流，不斷優(yōu)化業(yè)務(wù)流程 光迅科技內(nèi)部的各項(xiàng)業(yè)務(wù)審批流程比較規(guī)范，但由于一直以來(lái)采用紙質(zhì)或電子郵件方式，審批效率難以提高，且無(wú)法對(duì)整個(gè)審批流程進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化。借助金蝶EAS先進(jìn)靈活的工作流管理工具，光迅將日常工作中常用的近30個(gè)人力資源業(yè)務(wù)流程設(shè)置到金蝶HR系統(tǒng)中，所有申請(qǐng)和審批工作可以通過(guò)系統(tǒng)方便快速完成，即保證了業(yè)務(wù)流程的順利推進(jìn)，又能借助系統(tǒng)中的流程監(jiān)控管理功能，發(fā)現(xiàn)流程中存在的問(wèn)題，推動(dòng)流程不斷優(yōu)化和改進(jìn)。比如員工離職后續(xù)的工作會(huì)牽涉到十多個(gè)部門，會(huì)有十多個(gè)崗位處理相關(guān)事宜，包括薪資結(jié)算、宿舍處理、郵箱注銷等。使用了工作流之后可以很方便地動(dòng)態(tài)提醒每個(gè)崗位，不會(huì)發(fā)生任何遺漏事項(xiàng)。在系統(tǒng)中還可以很容易地看到這名員工的離職流程走到了哪個(gè)節(jié)點(diǎn)，哪些事務(wù)已經(jīng)完成，哪些事務(wù)還沒(méi)有處理。 現(xiàn)在光迅科技從高管到中層，一直到生產(chǎn)線上的班組長(zhǎng)都已經(jīng)形成了每天上班第一時(shí)間打開(kāi)金蝶系統(tǒng)的意識(shí)，及時(shí)查看自己當(dāng)天有哪些流程需要審批。HR人員不再需要一個(gè)個(gè)打電話催促相關(guān)人員處理某項(xiàng)事務(wù)，即便是領(lǐng)導(dǎo)出差在外，也可以在系統(tǒng)中輕松處理審批流程，節(jié)約了大量的等待時(shí)間。 建立員工自助平臺(tái)，全員參與工資管理系統(tǒng) 金蝶HR系統(tǒng)幫助光迅科技建立了全員參與的工資管理系統(tǒng)平臺(tái)，任一員工都可以通過(guò)員工自助工作臺(tái)，自助查詢和申報(bào)與自己有關(guān)的人事信息，包括加班請(qǐng)假申請(qǐng)和查詢工資明細(xì)、社保公積金繳納、績(jī)效得分、餐飲消費(fèi)扣款等。 過(guò)去光迅采用過(guò)發(fā)放紙質(zhì)工資條和郵件的形式告訴員工每力物力，郵件發(fā)放又需要分別加密處理，工作效率都非常低下。而且在工資發(fā)放的兩三天內(nèi)，HR薪酬專員總會(huì)接到大量的咨詢郵件和電話，因?yàn)閱T工總是會(huì)對(duì)薪資的發(fā)放情況產(chǎn)生疑問(wèn)，特別是涉及到社保補(bǔ)繳情況時(shí)?，F(xiàn)在通過(guò)HR自助平臺(tái)，光訊真正做到了“以人為本”，只要員工關(guān)心在意的人事信息都可以一目了然的獲取，各級(jí)HR人員的日常管理成本和溝通時(shí)間也得到了大幅度減少。更重要的是因?yàn)樾畔鬟f及時(shí)，員工的參與感增強(qiáng)了，人力資源工作的透明度更高了，HR日常事務(wù)性處理工作也變得更加高效和規(guī)范。 程琳在采訪中表示：HR云服務(wù)系統(tǒng)不僅使人力資源工作者在精神層面的壓力有所緩解，也讓更多的員工參與到了人力資源的工作中，HR的工作得到了更多的支持、幫助和認(rèn)可。她進(jìn)而認(rèn)為：選擇合適的供應(yīng)商非常重要，它不僅僅是一個(gè)戰(zhàn)略伙伴，還需要像一個(gè)長(zhǎng)期的朋友，當(dāng)遇到困難的時(shí)候，它能第一時(shí)間站在你身邊，千方百計(jì)為你解決問(wèn)題，幫你渡過(guò)難關(guān)。它可以不完美，但最重要的是能和你一起成長(zhǎng)。