泛普軟件OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)目標(biāo)

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 辦公自動化這個概念從產(chǎn)生到現(xiàn)在，這個辦公自動化已經(jīng)分化為廣義辦公自動化和狹義辦公自動化。廣義辦公自動化：在統(tǒng)一的企業(yè)信息平臺上實現(xiàn)對公文，銷售，人事，資產(chǎn)，客戶，采購等處理，與泛微提倡的協(xié)同商務(wù)沒有本質(zhì)的區(qū)別，最大的特色是消除了企業(yè)內(nèi)部的各類信息孤島。狹義辦公自動化（傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)）：主要是以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)。
    從目前整個市場的需求來看，狹義的辦公自動化系統(tǒng)將會被廣義的辦公自動化所取代。
 
    
    協(xié)同是一種思想，一種策略，一種方法體系，更是一種“智慧”和境界。泛普軟件OA創(chuàng)新管理平臺協(xié)同辦公管理體系從流程管理、知識管理、溝通協(xié)作、資源共享、工作計劃等多個方面，提升企業(yè)內(nèi)部的辦公效率，實現(xiàn)企業(yè)資源價值的最大化，并形成集中化、扁平化的辦事、溝通、協(xié)作以及信息共享的應(yīng)用體系。
泛普軟件OA協(xié)同辦公管理體系助力企業(yè)實現(xiàn)從分散到協(xié)同，規(guī)范業(yè)務(wù)流程、降低運作成本，提高執(zhí)行力，并成為領(lǐng)導(dǎo)的工作助手、員工工作和溝通的平臺。協(xié)同辦公，讓員工和企業(yè)變得更機智。
 

 
企事業(yè)單位辦公管理普通存在的問題是：

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1、協(xié)同效率不高
1）集團與下屬企業(yè)之間協(xié)作效率低

2）辦公費用居高不下，全紙質(zhì)辦公模式

3）紙質(zhì)單據(jù)手工審批，流程審批周期長、扯皮多

 
2、知識管理混亂
1）企業(yè)知識管理積累難

2）文檔知識查詢、利用難

3）企業(yè)培訓(xùn)成本高

4）輔助決策信息少

5）缺乏有效的組織文化建設(shè)體系

3、溝通效率低，成本高
1）業(yè)務(wù)動態(tài)進展監(jiān)控難，辦公機制不透明

2）缺少多層次溝通平臺，工作無計劃性

3）電話、傳真、EMAIL實現(xiàn)遠程聯(lián)系，人員溝通效果無法保證，且成本高昂

4) 大量的會議，無休止的討論，大量人員的來回往返成本高昂，會議決議的落實跟蹤不易掌控

4、應(yīng)用系統(tǒng)孤立
1）獲取決策信息難

2）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享難

3）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)形成數(shù)據(jù)孤島

    基于此，為了提升公司管理，促進企業(yè)發(fā)展，企業(yè)需要利用信息技術(shù)，打破各種信息孤島和資源孤島，將各種經(jīng)營主體緊密聯(lián)結(jié)在一起，將多元化的業(yè)務(wù)過程和各職能過程集成為一個綜合的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)間通暢無阻的交換與運算，減少信息流轉(zhuǎn)中間環(huán)節(jié)，形成企業(yè)辦公、信息交流、業(yè)務(wù)管理的統(tǒng)一信息化，并給管理者提供一個通暢的了解企業(yè)、業(yè)務(wù)情況、發(fā)布管理決策的平臺。
 
 
 
方案特點

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整個解決方案成本低（選用免費中間件）、簡單易用(安裝、維護、使用)、功能實用靈活等特點，總結(jié)起來的核心優(yōu)勢是： 簡單成就易用，協(xié)作創(chuàng)造價值！
 
1、成本低
 
軟件基礎(chǔ)平臺采用Tomcat作為中間件，MYSQL作為數(shù)據(jù)庫，無需額外投資。系統(tǒng)對硬件要求也非常低，起步階段普通pc機都可以勝任。
 
2、簡單易用
 
安裝維護簡單：系統(tǒng)一鍵式安裝，一步完成所有的安裝過程，任何沒有多少電腦基礎(chǔ)的管理員都可以完成安裝和數(shù)據(jù)備份等操作。
 
操作簡單，容易上手：功能模塊設(shè)計以實用為主，操作簡單，適合不同層次用戶使用。在易用性設(shè)計方面指導(dǎo)思想是讓用戶：少記東西，少操作，簡潔，容易理解，同時遵循時間管理要求，幫助用戶對事情進行分類處理等，在體系方面設(shè)立易用性測試小組等等確保產(chǎn)品的易用性。
 
3、功能使用靈活
 
系統(tǒng)采用平臺化設(shè)計理念，針對中小企業(yè)常用的功能模塊做到足夠精致，足夠靈活，把簡單的個性的應(yīng)用通過傻瓜式的自定義平臺快速構(gòu)建，在產(chǎn)品中我們布署了大量的自定義工具，包括信息文檔平臺、工作流程平臺，自定義模塊平臺，自定義門戶平臺等等，最大程度滿足用戶個性應(yīng)用，實現(xiàn)用戶隨需而變的需要，并把這種定制個性應(yīng)用的工作做到足夠傻瓜。
 
 
主要功能

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1、多種身份認證方式、
 
系統(tǒng)在用戶認證方面可以根據(jù)各單位的需要隨需應(yīng)變，可以結(jié)合USBKEY實現(xiàn)部分帳號必需加上USBKEY的方式認證才可以登錄，也可以結(jié)合CA認證以確保系統(tǒng)的安全性
 
2、自定義首頁
1）提供首頁自定義內(nèi)容和布局，充分滿足用戶習(xí)慣，突出顯示每個人關(guān)注的重要信息，快速執(zhí)行功能操作
2） 界面簡潔實用，易于操作，無需專業(yè)培訓(xùn)即可掌握使用方法
 
3、流程審批
1）根據(jù)公司業(yè)務(wù)自定義不同的流程，滿足業(yè)務(wù)需求
2）發(fā)起不同的流程，實現(xiàn)工作流程電子流
3）可以實時監(jiān)控流程審批的狀態(tài)
 
4、流程設(shè)置
1）智能表單設(shè)計，支持在線設(shè)計表單，列表控件、日歷控件等，實現(xiàn)復(fù)雜的數(shù)據(jù)錄入界面
2）支持自由流程與固定流程
3）支持流程分類
4）流程數(shù)據(jù)校驗
5）允許設(shè)定每個步驟的表單可寫字段
6）允許按人員、部門、角色設(shè)定經(jīng)辦人員
7）支持會簽，會簽人可以填寫各自的會簽意見和上傳附件
8）可查看流程監(jiān)控辦理狀態(tài)
9）流轉(zhuǎn)過程內(nèi)部短信、手機短信提醒
10）全面的流程數(shù)據(jù)管理，支持表單與數(shù)據(jù)同步調(diào)整
 
5、工作報告
1）根據(jù)工作需要定義不同工作報告類型
2）便捷地實現(xiàn)匯報工作，流轉(zhuǎn)到相關(guān)人員進行審閱
3）可以及時查看待閱的工作報告，執(zhí)行相關(guān)回復(fù)，提供高工作效率
 
6、文檔中心
1）支持任意多級目錄層次
2）支持全局搜索
3）支持文檔在線編輯
4）支持權(quán)限控制，可以指定任一層次目錄的訪問及操作權(quán)限
 
7、文檔在線編輯
1）支持Office文檔（Word、Excel、Power Point文檔）在線編輯，無需下載，可以直接保存在服務(wù)器上或保存在本地電腦上
2）支持Office文檔（Word、Excel、Power Point文檔）在線閱讀，無需下載
 
8、通知公告
1）支持指定公告通知類型，查閱時可按類型篩選
2）支持按人員、部門來確定接受范圍
3）允許設(shè)定是否公開
4）支持轉(zhuǎn)發(fā)和回復(fù)
5）信息管理發(fā)布員可以查看收閱情況
6）允許將圖片插入正文，進行圖文混排
7）允許附帶無限多個附件
 
9、新聞中心
1）支持新增子菜單
2）公司內(nèi)部新聞
3）允許將圖片插入正文，進行圖文混排
 
10、 企業(yè)文化
1）支持新增子菜單
2）發(fā)布企業(yè)文化相關(guān)的內(nèi)容
3）允許將圖片插入正文，進行圖文混排
 
11、 電子郵件
1）內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)，后臺自動收信，有新郵件時自動通過OA內(nèi)部短信提醒
2）無需配置郵箱，新建用戶后，該用戶即可收發(fā)內(nèi)部郵件
3）簡單實用，內(nèi)部郵件即發(fā)即收，沒有延遲
4）已發(fā)送郵件、草稿郵件、已刪除郵件和自建郵件箱管理
5）獨特的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計，使得群發(fā)內(nèi)部郵件時的存儲空間占用極小，發(fā)幾百封郵件，只占用一份附件空間，極大的節(jié)約了服務(wù)器資源，提高了發(fā)送速度
6）內(nèi)部郵件可通過已發(fā)送郵件箱，查看對方是否閱讀
7）支持手機短信提醒，可集成外部郵件
 
12、知識管理
1）對分散于組織機構(gòu)每個員工的知識資料進行有效管理，構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范的知識庫；
2）創(chuàng)建各種應(yīng)用的知識主題庫/專家知識庫/崗位知識庫/產(chǎn)品知識庫/行業(yè)知識庫；
3）實現(xiàn)對知識的權(quán)限控制、利用；
4）與工作流、信息門戶、文檔管理，實現(xiàn)一體化知識管理應(yīng)用。
 
13、 任務(wù)管理
1）對任務(wù)的指派、執(zhí)行情況進行跟蹤，掌控工作過程和工作結(jié)果；
2）及時感知任務(wù)執(zhí)行狀態(tài)、結(jié)果、過程變動；
3）及時掌握結(jié)果，確保執(zhí)行資源；
 
14、權(quán)限控制
1）通過角色排序號、管理范圍設(shè)置，確保管理層次有序精確
2）為特定模塊提供專屬性權(quán)限設(shè)置，滿足靈活性要求
 
15、組織機構(gòu)管理
1）支持無限多級機構(gòu)與部門設(shè)置，充分支持大型企業(yè)集團應(yīng)用
2）不限制用戶數(shù)，使得軟件應(yīng)用規(guī)模不受制約，更無需按點付費，承擔(dān)高昂的授權(quán)費用，僅此一項就為用戶節(jié)省數(shù)萬至數(shù)十萬的投入
3）部門排序號、角色排序號、用戶排序號的采用，確保組織機構(gòu)定義中的領(lǐng)導(dǎo)排名符合中國國情
4）通過用戶訪問控制設(shè)置，將OA系統(tǒng)擴展至外部應(yīng)用，可作為與合作伙伴、外聘人員的交流渠道，并實現(xiàn)對無OA軟件使用權(quán)限人員的管理
5）支持用戶批量導(dǎo)入、導(dǎo)出
 
16、手機短信
1）配合通達短信服務(wù)器軟件，使用專用短信貓設(shè)備發(fā)送短信，快速穩(wěn)定，無需聯(lián)接互聯(lián)網(wǎng)使用
2）支持群發(fā)手機短信，后臺發(fā)送，前臺可執(zhí)行其他操作，無需等待發(fā)送完畢
3）與OA主要模塊關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)郵件、通知、工作流等模塊的手機短信提醒
 
17、 移動辦公
1）支持蘋果、安卓和塞班等流行移動操作系統(tǒng)
2）實現(xiàn)無線移動辦公
 
18、  即時通訊
即時通訊可選組件，提供類似QQ的即時通訊工具，可實現(xiàn)OA軟件用戶之間的實時通訊、文件傳遞
 
 
泛普軟件OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實現(xiàn)目標(biāo)：
 

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1、 建立內(nèi)部的通信平臺。
建立單位內(nèi)部的郵件系統(tǒng)和即時通系統(tǒng)，使單位內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

2、 建立信息發(fā)布的平臺。
在單位內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如通知公告、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解企業(yè)的發(fā)展動態(tài)。

3、 實現(xiàn)工作流程的自動化。
變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟⒑炞?、蓋章，而是利用快速而廉價的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

4、 實現(xiàn)文檔管理的自動化。

可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理自動化以后，如企業(yè)來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己進入系統(tǒng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

5、 輔助辦公。
它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公用品管理、人事管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

6、 實現(xiàn)分布式移動辦公。
變革了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，可在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接或3G網(wǎng)絡(luò)隨時辦公，大大方便了員工出差在外的辦公與信息交流。

7、 建立信息集成平臺。
現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲著企業(yè)一些經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的經(jīng)營運作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對獨立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處理信息，提高企業(yè)整體反應(yīng)速度。

8、 節(jié)省企業(yè)的辦公費用支出。
將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。

9、 搭建知識管理平臺。
系統(tǒng)性利用企業(yè)積累的信息資源、專家技能，改進企業(yè)的創(chuàng)新能力、快速響應(yīng)能力、提高辦公效率和員工的技能素質(zhì)。

10、增強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力
強化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作處理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。
企業(yè)信息化，是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路。沒有信息化的支撐，企業(yè)就像一艘沒有帆的小船，無法遠航。
 
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