企業(yè)項目工程施工檔案保管期限的探討

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　　隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和企業(yè)改革的不斷深入，企業(yè)管理面臨的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了深刻的變化，檔案管理也同樣面臨著許多新情況、新問題。由于建筑市場的不斷發(fā)展，企業(yè)的施工項目不斷增加，建筑規(guī)模的不斷擴大，隨之而來的竣工工程檔案也就逐漸增多。然而，企業(yè)的檔案庫房面積確很難增加。那么，如何在有限的場地，又保證庫藏檔案質(zhì)量不變的情況下，有效地控制工程施工檔案的數(shù)量，是擺在我們大家面前值得探討的問題。

　　一、目前企業(yè)項目工程施工檔案的現(xiàn)狀

　　1、檔案管理是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，檔案管理產(chǎn)生效益的方式是間接的，隱性的，不是直接的。一樁法律官司可能會因為能夠出具確鑿的證據(jù)而勝訴，一項工程可能因為能夠出具良好的業(yè)績記錄而中標(biāo)，一筆交易可能因為能夠出具完整的原始票據(jù)而完成，這樣的案例在企業(yè)舉不勝數(shù)。

　　2、企業(yè)檔案數(shù)量多，占用空間大，幾十年后，當(dāng)出現(xiàn)庫滿為患，爆發(fā)庫容量危機時，我們又該如何面對這些檔案呢?特別是我們作為有著50多年歷史的國有建筑單位，工程檔案數(shù)量龐大、條目細(xì)、范圍廣，即“大而全”、又“小而全”。如果我們不及時有效的加以控制與鑒定，在檔案的保管過程中一味地不分輕重“一視同人”，就容易形成大量檔案冗余，不僅不能發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值，也給檔案的收藏與利用造成了費時、費力的困擾。

　　3、企業(yè)項目工程施工檔案的保管期限是50年，用長期表示，這是延用國家檔案局1987年《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》中對科技檔案的規(guī)定，直到國家檔案局在2003年3月出版的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)匯編(5)》DA/T28-2002中，仍然將工程施工檔案的保管期限制定為長期。室藏檔案的鑒定和銷毀主要依據(jù)是，根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，長期以來，檔案工作者在鑒定工作中謹(jǐn)小甚微，惟恐因為自身的失誤，給企業(yè)造成不可挽回的后果。所以始終堅持“寧長勿短”的觀點，使檔案鑒定工作出現(xiàn)了消極被動狀況，有許多工程施工檔案在庫房里沉睡了幾十年，從未有人問津，這是造成室藏臃腫的根本原因。

　　二、企業(yè)項目工程施工檔案的利用情況

　　為了更好地探討工程施工檔案的保管期限，對重要的、有價值的加以保存和管理，防止無保存價值的檔案充斥其中，摸清檔案利用情況至關(guān)重要。

　　就五公司而言，通過近年來的實踐總結(jié)，筆者認(rèn)為：利用工程施工檔案大部分都集中在施工驗收方面，不論是市場投標(biāo)、項目經(jīng)理資質(zhì)評審、法律訴訟，還是業(yè)績查考等方面。對于工程施工的其它內(nèi)容，借閱的人次、卷次不多，數(shù)量也不大，可是這些檔案內(nèi)容聚多，量也龐大，占據(jù)庫房空間和柜架是相當(dāng)大的。例如公司施工的東黎廣場工程，竣工面積為153064 m2，形成的工程施工檔案324卷，竣工驗收管理卷只有一卷;新城國際公寓工程竣工面積為130893 m2，工程竣工檔案396卷，竣工驗收管理卷也只有一卷。僅以這兩個工程為例的720卷檔案，就占了柜架29.45延長米。

　　三、企業(yè)工程施工檔案保管期限的設(shè)想

　　根據(jù)多年的實踐經(jīng)驗，筆者認(rèn)為：

　　1、原有的檔案保管期限一律長期50年的規(guī)定與建筑企業(yè)檔案的應(yīng)用發(fā)展不相適應(yīng)。檔案的形成最終要服務(wù)于檔案的利用，檔案的利用頻率越高，證明它越有保存價值。那些長年無人問津，始終沒有被人利用的檔案，長期充斥我們的檔案庫房，既占裝具，又占柜架，更占空間。而且造成人力、物力、財力的浪費。如果能夠打破工程施工檔案一律長期50年的束縛，靈活掌握，有側(cè)重地調(diào)整保管期限，將擁有保存價值的檔案定為局部長期。如工程管理與驗收、施工技術(shù)管理、材質(zhì)檢驗、隱檢記錄等。將其它內(nèi)容的檔案定為30年或者短期15年，應(yīng)比較合理。

　　2、如果工程施工檔案的保管期限能夠按照局部長期，其它30年或短期15年劃分，我們就可以將原有大量的無保存價值的過期檔案，進行鑒定銷毀或縮短保管期限。通過剔除那些無保存價值的檔案，不但能夠節(jié)省空間，緩解庫存壓力，更能優(yōu)化室藏，更便于利用。通過這種自身的消化，可以為企業(yè)減輕負(fù)擔(dān)，這是一件有利于企業(yè)發(fā)展的好事。

　　目前，建筑市場正朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、數(shù)字化方向發(fā)展，未來的發(fā)展將是以傳統(tǒng)的檔案為基礎(chǔ)，數(shù)字化檔案會逐步取代傳統(tǒng)檔案的作用和功能，二者可以共存互補有機結(jié)合運用。

　　綜上所述，改革工程施工檔案的保管期限，是室藏優(yōu)化的有效措施，對推動檔案管理工作有著積極的作用。通過對工程施工檔案保管期限的改革與調(diào)整，可以對室藏工作的全局帶來積極的影響。通過檔案庫房的壓縮處理，提升有效空間使有保存價值的工程施工檔案不斷充實進來，促進企業(yè)檔案進行良性循環(huán)，有序發(fā)展，為企業(yè)檔案不斷進步與更新打下良好基礎(chǔ)。