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基于社交網(wǎng)絡(luò)的校友信息管理研究
對國內(nèi)外高校來說,校友資源對高校的發(fā)展建設(shè)有著不可替代的重要作用,有效地把校友資源整合起來,對高校的建設(shè)和發(fā)展具有重要意義,是高校工作的重要組成部分。而校友信息管理一直以來是國內(nèi)各高校為難的話題,其主要因素是:手工報表管理及統(tǒng)計信息失真,校友聯(lián)絡(luò)信息變更頻繁,校友流失率高;沒有強有力的組織機構(gòu),將分布在各地的校友合理組織起來,形成強大的再擴散傳播網(wǎng)絡(luò),由校友支援的招生轉(zhuǎn)化率低;校友畢業(yè)以后,其后續(xù)獲得的強大資源、人脈網(wǎng)絡(luò)無法被協(xié)調(diào)整合、有效利用起來,人際關(guān)系受時間、地點、地域的影響,大量流失;多數(shù)校友無法繼續(xù)與學(xué)校保持互動,不能實時感受來自母校的問候和溫暖,也無法實時借助龐大的校友網(wǎng)絡(luò),形成互幫互助、情感及經(jīng)驗交融的校友圈。
目前社交網(wǎng)絡(luò)(SNS)爆發(fā)式的快速發(fā)展吸引了所有人的目光,其價值也越來越受到人們的肯定,實名制的社交網(wǎng)絡(luò)為上述校友信息管理問題帶來了新的解決方案。本文就以基于社交網(wǎng)絡(luò)的校友信息管理系統(tǒng)為研究對象,分析探討了社交網(wǎng)絡(luò)對校友信息管理產(chǎn)生的影響和作用,希望能為高校校友信息管理的研究提供一些參考。
一、基于社交網(wǎng)絡(luò)的校友信息采集
據(jù)2012年7月發(fā)布的第30次中國互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計報告,SNS的訪問率為46.6%,用戶規(guī)模達到24423.6萬人。[1]國外的SNS網(wǎng)站如FaceBook,經(jīng)過短短幾年的發(fā)展,已經(jīng)對整個互聯(lián)網(wǎng)世界造成了極大的影響和沖擊,甚至影響了全球幾億人的生活。SNS網(wǎng)站之所以受到用戶如此追捧,是因為它能夠通過關(guān)系構(gòu)建一個與自己緊密相關(guān)的網(wǎng)絡(luò),并且利用這張網(wǎng)將用戶黏住,提供用戶對關(guān)系網(wǎng)的依賴。而校友網(wǎng)絡(luò)正是社會關(guān)系網(wǎng)中最為重要的一種,建立基于社交網(wǎng)絡(luò)的校友SNS(校友社區(qū))對于校友管理系統(tǒng)的建設(shè)、使用和推廣是一個嶄新的途徑。
目前大多高校的校友辦公室在編工作人員通常只有2~5名,而校友少則10萬以上,多則過百萬,在信息技術(shù)如此發(fā)達的今天,校友人數(shù)以每年萬人的數(shù)據(jù)增長,校友信息在不斷變更,如果還是單一的“一對多”的管理模式,勢必會給校友管理工作帶來不小的壓力且效率低下。建立校友社區(qū),將改變以往校友工作人員收集和整理信息的工作模式,從而由校友自己主動提供最新的資料信息。通過校友社區(qū),校友管理系統(tǒng)可以推動校友在線更新個人信息,校友使用不同的功能,系統(tǒng)可以提示相應(yīng)的信息更新,讓校友自然而然地更新信息。
分析國內(nèi)高校的現(xiàn)狀,校友工作中最困難的就是怎樣找回校友。經(jīng)過對多家高校進行調(diào)研,大部分校友會經(jīng)常出現(xiàn)校友信息失真、凌亂無法整理的情況,校友資源無法正常利用。我們總結(jié)國內(nèi)外高校使用系統(tǒng)的經(jīng)驗,整理出一套可行的方法,先收集現(xiàn)有校友數(shù)據(jù):一是通過學(xué)校已有系統(tǒng)來收集在校生及畢業(yè)生數(shù)據(jù)(如教學(xué)系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)、離校系統(tǒng)等),二是通過校友組織收集校友數(shù)據(jù)。然后再將現(xiàn)有校友數(shù)據(jù)分為三類情況:第一種是有數(shù)據(jù)有聯(lián)系方式的;第二種是有數(shù)據(jù)無聯(lián)系方式的;第三種是無數(shù)據(jù)無聯(lián)系方式的。
針對第一種有數(shù)據(jù)有聯(lián)系方式的,可以通過系統(tǒng)將校友的登錄信息直接發(fā)給校友(以電子郵件、短信、信函等方式),校友通過獲得的登錄信息直接登錄系統(tǒng)。
針對第二種有數(shù)據(jù)無聯(lián)系方式的,可以通過“芝麻開門”驗證身份的形式,校友首次登錄需要輸入:姓名、性別、生日、證件類型及證件號碼、手機號、電子郵件六個必要的信息,系統(tǒng)選擇三種認(rèn)證方式:姓名+身份證號、姓名+電子郵件、姓名+學(xué)員號。如果校友提交的其中一項認(rèn)證方式正確,則可以通過身份認(rèn)證,其余填的信息則自動更新到其個人檔案,作為管理員日后核實其身份真實情況等其它用途使用。
針對第三種無數(shù)據(jù)無聯(lián)系方式的,系統(tǒng)提供三種解決方案:一是通過建立班級聯(lián)絡(luò)員體系,通過班級聯(lián)絡(luò)員批量完善本班校友信息;二是通過本班校友發(fā)出邀請給未登錄的校友完善校友信息;三是通過校友在線提交注冊個人信息,由管理人員手工核實的方式完善校友信息。通過這些方法,我們就高效、便捷地解決了校友信息管理系統(tǒng)里最為重要的校友數(shù)據(jù)采集問題,極大地提高了校友會的工作效率。
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