淺談企業(yè)管理與信息化建設的必要性

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  【內(nèi)容摘要】：管理的本質(zhì)是讓企業(yè)的各項經(jīng)營活動保持平衡并獲取利潤，信息化是為這種平衡提供一個環(huán)境、或者說是工具。隨著經(jīng)濟全球化和信息化的迅速發(fā)展,企業(yè)信息化建設的需求日益緊迫, 我國已有許多企業(yè)開展了信息化建設實踐,但成功率不高,究其原因,在很大程度上是由于缺乏正確的信息化理念的指導。信息化給企業(yè)能帶來什么？這是一個討論了很多次的問題。信息化可以給企業(yè)帶來管理提升與財務效益，管理提升與財務效益兩者不相沖突，是因果的關(guān)系，管理提升能促進財務效益。本文主要分析了信息化建設與企業(yè)管理的必要性，并將存在的主要問題和建議的措施作簡單介紹。

  關(guān)鍵詞：企業(yè)信息化  內(nèi)部管理  信息化的體現(xiàn)

  企業(yè)的信息化有三個層面的內(nèi)容，第一個層面是數(shù)據(jù)的信息化，第二個層面是流程的信息化，第三個層面是決策的信息化。據(jù)不完全統(tǒng)計，我國企業(yè)中實現(xiàn)上網(wǎng)的只占所有企業(yè)的20-30％，全部實現(xiàn)CAD、OA、MIS系統(tǒng)的企業(yè)不足10％，作為企業(yè)電子商務最核心的進銷存軟件網(wǎng)絡版軟件網(wǎng)絡版，目前已實現(xiàn)的企業(yè)僅占2.9％。我國加入WTO，如何提高企業(yè)信息化水平，提高國際競爭力，成為各方關(guān)注的焦點。

  一、信息化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

  1. 對內(nèi)部控制環(huán)境的影響?？刂骗h(huán)境是對建立和實施企業(yè)內(nèi)部控制具有重要影響的各種要素的總稱。控制環(huán)境的構(gòu)成要素是多方面的，主要包括：企業(yè)的治理機制、組織結(jié)構(gòu)和權(quán)責分派體系、企業(yè)管理者的素質(zhì)、品行和管理哲學、企業(yè)文化、人力資源政策和實務等。

  2. 對目標設定的影響。內(nèi)部控制是一個人為制造的系統(tǒng)，而設定目標是任何一個人造系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)。企業(yè)信息化雖對企業(yè)產(chǎn)生深遠的影響，但并未改變其總體目標，只是在各項內(nèi)控活動內(nèi)容和具體目標范圍上會有所拓展。

  3. 對風險管理諸要素的影響。風險是普遍存在的，企業(yè)在日常的生產(chǎn)經(jīng)營總會面臨著來自內(nèi)部或外部的風險。特別是信息化條件下，企業(yè)間競爭愈演愈烈，企業(yè)的經(jīng)營風險也在不斷增加，內(nèi)部控制的執(zhí)行顯得非常必要。可見，事件識別、風險評估、風險回應這三個風險管理要素是提高企業(yè)內(nèi)控效率和效果的關(guān)鍵。

  在信息化的條件下，信息技術(shù)的應用，改變了企業(yè)的業(yè)務流程，降低了傳統(tǒng)方式下人工錯弊的風險。但是，與此同時，信息系統(tǒng)的應用，將使得企業(yè)信息的采集、處理和運用更加依賴信息技術(shù)和信息系統(tǒng)的實施效果。而信息系統(tǒng)條件下，信息在生成和傳輸?shù)倪^程中又產(chǎn)生了新的風險，這些都增加了信息化條件下內(nèi)部控制執(zhí)行的難度。因此，在信息化條件下，企業(yè)應該特別關(guān)注與信息、信息系統(tǒng)方面的事件識別、風險評估和風險回應。因為在信息化條件下，信息系統(tǒng)失靈導致重要信息的遺失或泄漏，都將給企業(yè)造成不可估量的損失。這就要求企業(yè)建立起良好的信息技術(shù)治理機制，減少引起帶來損失或災難的可能性。

  從另外一個角度來說，企業(yè)也應該積極利用信息技術(shù)，作為事件識別、風險評估和風險回應的有效工具。利用信息化條件下的高數(shù)據(jù)處理能力，企業(yè)可以搜集和處理大量涉及企業(yè)風險方面的有關(guān)數(shù)據(jù)、信息，設立風險識別和評估模型系統(tǒng)，為企業(yè)風險的識別和評估提供基礎(chǔ)。而且，企業(yè)可以利用信息系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)處理功能支持，構(gòu)建起自身的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)，提高企業(yè)對數(shù)字等相關(guān)數(shù)據(jù)的敏感度，對相關(guān)數(shù)據(jù)的異常變動可能存在的問題做出一個積極、有效、及時的風險回應。

  4. 對控制活動的影響?？刂苹顒邮瞧髽I(yè)為了保證管理指令能夠得到有效執(zhí)行而制定實施的控制政策與程序。由于控制活動必須根據(jù)企業(yè)的業(yè)務流程情況和具體的控制點進行設置，而企業(yè)信息化極大影響了企業(yè)的業(yè)務流程和具體控制點，因此，控制活動必然受到企業(yè)信息化的直接影響。信息化環(huán)境下的控制活動分為兩部分：自動化業(yè)務控制和信息系統(tǒng)控制。自動化業(yè)務控制是指以計算機程序為主要方式的信息系統(tǒng)中，業(yè)務的經(jīng)營控制都是由計算機程序自動完成的。自動化業(yè)務控制的對象仍然是企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程，但其形式和手段均發(fā)生了較大變化。信息系統(tǒng)控制是企業(yè)對信息系統(tǒng)作為一個整體而為保證其系統(tǒng)正確性、完整性和安全性而采取的控制措施，其對象是企業(yè)的信息系統(tǒng)，包括計算機軟硬件資源、應用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)和相關(guān)人員等信息系統(tǒng)的組成要素。自動化業(yè)務控制和信息系統(tǒng)控制對控制活動有著不同的要求，使得對傳統(tǒng)的控制活動均產(chǎn)生了變化。

  5. 對信息和溝通的影響。為識別、評估和回應風險而有效地管理組織并實現(xiàn)其目標，組織的各個層次都需要信息。管理層建立信息系統(tǒng)來獲取、捕捉、處理、分析和報告有關(guān)的信息，將他們轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆拥闹改?。信息是溝通的基礎(chǔ)，溝通須滿足各個團體和個人的預期，使他們能有效地執(zhí)行其職責。

  6. 對監(jiān)督的影響。監(jiān)督是對企業(yè)風險管理要素的存在、運行和結(jié)果進行適時評估的過程。在這個過程中，內(nèi)部控制要適應變化的環(huán)境，在企業(yè)得到貫徹落實，就需要對內(nèi)部控制的監(jiān)督。

  二、當前企業(yè)管理信息化存在的主要問題

  長期以來，政府十分重視企業(yè)管理信息化工作，將此作為“以信息化帶動工業(yè)化”戰(zhàn)略中的重大舉措，大力推動企業(yè)，尤其是國有大中企業(yè)，積極采用企業(yè)資源計劃(ERP)、供應鏈管理(SCM)和客戶關(guān)系管理(CRM)等先進信息化管理系統(tǒng)。為指導該項工作的健康發(fā)展，2001年我們在江蘇省計劃發(fā)展委員會的支持和參與下，對省內(nèi)100多家大中型企業(yè)管理信息化的應用現(xiàn)狀和今后打算進行了問卷調(diào)查，并對重點企業(yè)進行了深入地實地考察。

  1．相當數(shù)量企業(yè)對實施先進信息化管理系統(tǒng)的重要性認識不足，實施此類系統(tǒng)的主動性不強，系統(tǒng)實施仍然處于自發(fā)狀態(tài)，存在一定盲目性。

  2．企業(yè)改制和現(xiàn)代企業(yè)制度建設進程比較緩慢，企業(yè)的落后管理模式與信息化管理系統(tǒng)的先進管理理念相沖突，觀念更新、企業(yè)業(yè)務流程重組和組織重組的任務非常繁重。

  3．企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的軟件市場較為混亂，市場制度建設滯后；軟件價格高，對環(huán)境要求高，超出相當數(shù)量企業(yè)的經(jīng)濟承受能力和管理基礎(chǔ)環(huán)境；軟件商的服務與企業(yè)的要求有較大差距，在實施過程中，企業(yè)需要依賴于軟件商提供更全面和完善的服務，但大多數(shù)軟件商提供的服務仍然停留在“以我為主”的理念，缺乏實施信息化管理系統(tǒng)的專業(yè)咨詢機構(gòu)。這樣，在系統(tǒng)實施過程中企業(yè)缺少可依賴和可靠的指導者、權(quán)益維護者和風險分擔者，不利于系統(tǒng)的推廣應用。此外，還缺乏軟件開發(fā)人才和應用人才。

  4．政府對信息化管理系統(tǒng)應用的引導和支持不夠系統(tǒng)、不夠有力。存在多頭管理的情況，計委、經(jīng)貿(mào)委、科技管理部門等都分別有自己的鼓勵和扶持政策，相互協(xié)調(diào)不夠。

  三、推進企業(yè)管理信息化的措施和途徑

  針對上述情況，為實現(xiàn)企業(yè)管理信息化的戰(zhàn)略目標，應進一步明確推動先進信息化管理系統(tǒng)應用的最終目標是提高企業(yè)的競爭力，而政府的推動應側(cè)重于營造有利于系統(tǒng)應用的行業(yè)和社會環(huán)境，這是設計政策措施的總體思路。政府推動企業(yè)管理信息化的措施和途徑有以下幾個個方面：

  1.進一步明確推動企業(yè)管理信息化的戰(zhàn)略意義，將推動系統(tǒng)應用納入發(fā)展規(guī)劃，并切實加以落實。

  2.政府適當投入，建立并逐步完善支持系統(tǒng)應用的宣傳、交流、研究的信息溝通系統(tǒng)。

  3.建立并逐步完善支持先進管理系統(tǒng)應用的培訓系統(tǒng)。為此，可以采用選拔、委托，授權(quán)中介機構(gòu)或直接組織等形式，利用社會資源，并需要精心規(guī)劃和設計。

  4.建設系統(tǒng)應用的示范工程。注意對示范工程的跟蹤評價并引入滾動機制，確保示范工程的示范性。

  5.要有直接的政策激勵(直接政策激勵通常包括政府補貼、政府采購、稅收優(yōu)惠和貸款安排等)。這類激勵政策可能在短期內(nèi)產(chǎn)生較明顯的效果，但亦可能產(chǎn)生負面效應，因此只能將其作為推動系統(tǒng)應用的輔助手段。此外，要采取措施確保有限資源的合理使用。

  6.加快企業(yè)改制和現(xiàn)代企業(yè)制度建設步伐。先進軟件系統(tǒng)在企業(yè)的有效應用直接要求企業(yè)在戰(zhàn)略、組織、文化等深層面的變革與之相適應，重要的是要保證事業(yè)責任心強、注重學習、勇于和善于領(lǐng)導變革的領(lǐng)導者走上崗位，并使他們具備推動變革必要的權(quán)力和影響力。

  7.積極推進企業(yè)管理現(xiàn)代化和提高管理系統(tǒng)建設水平。政府對企業(yè)，特別是國有企業(yè)在管理現(xiàn)代化方面的投入應給予充分肯定，除財務指標外，企業(yè)管理系統(tǒng)建設方面的進步亦應考慮作為其業(yè)績考核的一個重要方面

  8.充分認識和遵循先進信息化管理系統(tǒng)應用的規(guī)律。“一把手”要有高度的責任感和使命感，要積極試點推進企業(yè)首席信息執(zhí)行官制度。 

  四、企業(yè)信息化在管理中的體現(xiàn)

  企業(yè)的根本是追求生存和發(fā)展,相應地,能推斷出企業(yè)信息化的價值是追求企業(yè)的生存和發(fā)展。更進一步,能推斷企業(yè)信息化的最終目的是維持企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)及建立、保持乃至增強企業(yè)的競爭優(yōu)勢。信息化在管理提升上主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

  1.維持企業(yè)的正常運轉(zhuǎn) 。在經(jīng)濟全球化、信息化及以顧客為中心的環(huán)境下,企業(yè)要滿足顧客日益增長的對商品個性化的需求并做出快速反應,必須具備對信息的快速搜集、處理和利用的能力,這就要借助以IT技術(shù)為基礎(chǔ)的信息化。借助于信息化,企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)絡化,信息順暢,大企業(yè)敏捷化,中小企業(yè)也有機會在全球范圍內(nèi)開展生產(chǎn)和經(jīng)營。隨著信息化的發(fā)展,其將成為企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的基本支撐。

  2.基礎(chǔ)管理。所謂的基礎(chǔ)管理也就是一個企業(yè)編碼是否完整與規(guī)范，組織結(jié)構(gòu)是否健全，權(quán)限的分配是否合理等等這些基礎(chǔ)性的問題。

  3.信息共享。很多企業(yè)在上信息化的時候，一個初衷就是銷售能夠看到成品庫存的數(shù)據(jù)，生產(chǎn)能夠看到材料數(shù)據(jù)，管理者能夠查詢到基本的報表，這些初衷均來源于信息不共享。信息不共享會造成企業(yè)的信息孤島，導致業(yè)務流不能順暢，部門之間推諉責任。

  4.流程管控?；A(chǔ)管理不規(guī)范，信息不共享是導致流程不暢的重要原因，流程不暢還有一個原因就是在流程執(zhí)行的過程中，關(guān)鍵控制點沒有管起來。企業(yè)在銷售開單的時候，對于客戶的信用問題不設定標準，就容易造成壞賬，這就是關(guān)鍵控制點沒做好的一個很簡單的例子。關(guān)鍵管控針對的是企業(yè)存在的普遍問題。在約束理論之中，有一個非常著名的瓶頸定義，即整體產(chǎn)出是由其中的關(guān)鍵瓶頸決定的，同樣，企業(yè)的內(nèi)部運營是否健康，也是由關(guān)鍵瓶頸決定的，這些瓶頸就是流程作業(yè)中的關(guān)鍵問題。

  5.精細作業(yè)。精細作業(yè)實際上是對流程管控的深化。我們在談到精細的時候，需要從兩方面去理解：一、企業(yè)業(yè)務的更細致化的體現(xiàn)，比如生產(chǎn)的工序轉(zhuǎn)移的作業(yè)；二、企業(yè)的行業(yè)與個性化的業(yè)務操作層次的訴求，注意，并不完全是管理控制層次的訴求。信息化讓企業(yè)做到精細作業(yè)實際上難度很大，試想通過系統(tǒng)在各車間實現(xiàn)工單的轉(zhuǎn)移，可以解決部分信息統(tǒng)計與共享問題，但往往會增加業(yè)務操作量而引起員工的抵觸。

  6.集中控制。這主要是針對于企業(yè)的跨區(qū)域管理而產(chǎn)生的管理提升，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，企業(yè)需要對跨區(qū)域的分子公司的人財物實行集中監(jiān)控，我們熟悉的集團財務、集團業(yè)務、分銷、連鎖等都屬于此類范疇。

  7.建立、保持乃至增強企業(yè)競爭優(yōu)勢。根據(jù)波特競爭模型,信息化有可能使企業(yè)在與競爭力量的對比中改善競爭態(tài)勢。但如上所述,當信息化成為一般企業(yè)的基本支撐時,信息化并不必然能建立、保持乃至改善企業(yè)的競爭態(tài)勢,所以最關(guān)鍵的是要借助于信息化,使企業(yè)建立、保持乃至增進其核心競爭力從而達到目的,只有這樣,信息化才可能使企業(yè)更好地贏得發(fā)展。

  結(jié)論：中國絕大多數(shù)的企業(yè)都面臨規(guī)范化管理問題，這也正是目前信息化所能發(fā)揮作用的最主要的范疇。信息化的良好應用可以讓企業(yè)的基礎(chǔ)管理更加健全，同時讓企業(yè)不同部門能做到信息共享，在此基礎(chǔ)上，可以對企業(yè)的關(guān)鍵性問題如庫存積壓、應收賬款、業(yè)務追蹤等做到有的放矢，這樣，企業(yè)業(yè)務流程能得以順暢，同時企業(yè)的財務效益會做到自然促進，企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級將獲得管理保障。