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做為一個(gè)甲方的OA運(yùn)維人員,如何提升OA的價(jià)值?
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中國(guó)的企業(yè)使用OA辦公系統(tǒng)來(lái)優(yōu)化企業(yè)的溝通、協(xié)作管理,提升執(zhí)行效率,已經(jīng)取得了非常明顯的成果??墒?,在很多企業(yè),OA辦公系統(tǒng)的價(jià)值仍然遠(yuǎn)未發(fā)揮出來(lái)。
“公司用OA三年多了,跑了不少流程,但主要應(yīng)用于行政、財(cái)務(wù)、人事這些職能部門,其它部門除了報(bào)銷幾乎不用……也并非一定要他們用,也在努力尋找他們的需求,想問(wèn)一問(wèn)大家在運(yùn)維的過(guò)程中,如何提升OA的價(jià)值?”
在國(guó)內(nèi)最大的CIO實(shí)名社區(qū)火花網(wǎng)上,某企業(yè)IT主管任先生提出了這樣一個(gè)問(wèn)題:做為一個(gè)甲方的OA運(yùn)維人員,如何提升OA的價(jià)值?
任先生所提出的問(wèn)題,其實(shí)在很多企業(yè)都存在。作為面向行政辦公,或者說(shuō)組織行為管理的OA系統(tǒng),因?yàn)楹苌偕婕暗狡髽I(yè)的核心業(yè)務(wù)管理,所以在很多企業(yè)內(nèi)就像一個(gè)跑腿的“小角色”,做些文檔傳遞與共享、信息發(fā)布與交流、文件和單據(jù)的審批這樣的簡(jiǎn)單工作,甚至在一些企業(yè),這些簡(jiǎn)單的應(yīng)用也沒(méi)有做好。打開OA系統(tǒng),里面空空蕩蕩的,就像在裸奔。
OA系統(tǒng)的價(jià)值顯然遠(yuǎn)不止此,OA系統(tǒng)將先進(jìn)的管理理念和辦公方式,通過(guò)軟件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行了工具化,以事務(wù)和項(xiàng)目為中心,幫助組織建立通暢的信息交流體系、有效的協(xié)作執(zhí)行體系、精準(zhǔn)的決策支撐體系,來(lái)提高組織內(nèi)部的管理和辦公能力,建立協(xié)調(diào)統(tǒng)一、反應(yīng)敏捷的高水平執(zhí)行團(tuán)隊(duì),這正是一個(gè)企業(yè)最核心、最持久的競(jìng)爭(zhēng)力。
對(duì)于任先生問(wèn)題,某企業(yè)的信息管理中心主任趙先生回復(fù)了自己的三個(gè)觀點(diǎn):
1、OA運(yùn)用好,價(jià)值是客觀存在的,只是因?yàn)闆](méi)有總結(jié)和表達(dá);
2、要想OA應(yīng)用好,又能顯性地體現(xiàn)價(jià)值,只有從存在的重要問(wèn)題和重要需求出發(fā),滿足這個(gè)需求或解決這個(gè)問(wèn)題角度去推動(dòng)OA應(yīng)用;
3、發(fā)現(xiàn)和識(shí)別什么是“存在的重要問(wèn)題和重要需求”,在企業(yè)里需要熟悉業(yè)務(wù),也需要一定職位,否則,你無(wú)法發(fā)現(xiàn)公司里的“存在的重要問(wèn)題和重要需求”;“存在的重要問(wèn)題和重要需求”可能是老板和決策層提出的問(wèn)題,要有渠道了解這些問(wèn)題。
趙先生的回答顯然非常有高度,屬于一種方法論,從理論上清晰的解釋了提升OA系統(tǒng)價(jià)值的方法和思路。這種正確的思維方式,無(wú)疑是做好任何信息化工作的前提和基礎(chǔ)。
而泛普軟件有限公司從實(shí)際應(yīng)用角度出發(fā),回復(fù)了自己的觀點(diǎn):
不說(shuō)大道理,說(shuō)點(diǎn)具體的提供火花。如何提升價(jià)值要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)、管理特點(diǎn)來(lái)做,大致來(lái)說(shuō),是否可以整合更多的業(yè)務(wù)流程進(jìn)來(lái)(這其實(shí)是OA發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì));是否可以和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成,并提供整合系統(tǒng)內(nèi)外部數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表(這也是重要趨勢(shì));是否可以將文檔(知識(shí))管理功能和論壇用好,形成知識(shí)管理和工作探討的良好氛圍,建立學(xué)習(xí)性文化和學(xué)習(xí)型組織;是否可以在OA系統(tǒng)中進(jìn)行績(jī)效考核;是否可以將供應(yīng)商或用戶的一些數(shù)據(jù)和流程整合進(jìn)來(lái)……
顯然,因?yàn)榉浩丈硖嶰A這個(gè)行業(yè),近十年來(lái)和全國(guó)上千家用戶一起探索OA系統(tǒng)的應(yīng)用,所以泛普軟件對(duì)OA系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀、重點(diǎn)和前景都看的比較清楚。在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi),OA系統(tǒng)應(yīng)用的重點(diǎn),或者說(shuō)價(jià)值所在正在于整合、處理更多的業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù),成為集辦公、業(yè)務(wù)、決策管理于一體的協(xié)同辦公平臺(tái),成為企業(yè)信息、知識(shí)、數(shù)據(jù)、流程交匯的中心平臺(tái)。
筆者認(rèn)為,對(duì)于一些行業(yè)和企業(yè),如果仍然將OA系統(tǒng)完全用于行政辦公管理,也并非就是說(shuō)沒(méi)有將OA系統(tǒng)的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。如果能夠?qū)⑿姓芾淼墓δ苡玫贸浞?,用戶使用好、粘性高,起到提升效率、?guī)范管理、降低成本的作用,同樣是發(fā)揮了價(jià)值。
當(dāng)今,務(wù)實(shí)的OA系統(tǒng)廠商也都非常重視產(chǎn)品價(jià)值在應(yīng)用中的體現(xiàn),如泛普和九思軟件,在產(chǎn)品研發(fā)和實(shí)施中關(guān)注于幫助用戶解決企業(yè)的實(shí)際問(wèn)題,并實(shí)現(xiàn)全員的高效率協(xié)同辦公,這就使得用戶能夠更好的發(fā)揮OA系統(tǒng)的作用,獲得最大的使用價(jià)值。
從這個(gè)角度看,OA系統(tǒng)價(jià)值的提升,也需要用戶和廠商的共同努力。
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