超市防損：超市稽核控制

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稽核控制

一、 收貨稽核

收貨稽核員工作職責(zé)
1、對物流收貨單據(jù)進行稽核。具體包括：出庫單、訂單復(fù)印件、訂單交接表、訂單驗收單、定貨驗收單交接表、入庫單、出庫單等。
A、每一筆訂單收貨是否按規(guī)定填制單據(jù)，如有積壓或事后補制應(yīng)查明原因。
B、檢查物流收貨部單據(jù)無有遺漏，錯誤以及各項數(shù)字的計算是否正確。
C、應(yīng)加蓋的公章編號等手續(xù)是否齊備，有關(guān)人員簽字是否齊全。
D、各種單據(jù)收貨編號是否連貫，有無重編，缺號現(xiàn)象，裝訂是否完備。
E、各種單據(jù)的保存方法及放置地點是否完善，是否已登或匯總。
2、對防損部收貨驗收單據(jù)的匯總進行稽核，檢查本部門收貨驗收與物流收貨部單據(jù)是否一致，如有不符，應(yīng)查明原因。
3、 電腦系統(tǒng)中錄入的內(nèi)容進行核查。
A、電腦系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與單據(jù)匯總表進行核對，每日錄入的數(shù)據(jù)，是否與需錄入的單據(jù)一致。
B、對倉庫進行核對，與電腦系統(tǒng)進行盤查。
C、監(jiān)督各收貨口是否建立嚴格驗收收貨制度。

二、 采購稽核

防損部采購稽核員職責(zé)
1、崗位說明
具備條件：（1）具備采購知識；（2）具有現(xiàn)場判斷分析能力；（3）具有計算機操作能力，大專以上學(xué)歷；（4）較強的防損意識。
編制：采購稽核員編制屬于防損部，報告上級為防損主管，級別為副主管，由防損部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。
2、工作職責(zé)：
（1） 新品采購階段和供應(yīng)洽談
A、與采購員聯(lián)系，掌握需引進商品的供應(yīng)商資料，解釋公司有關(guān)防損規(guī)定，對供應(yīng)商作防損方面的要求，簽字反賄賂協(xié)議。
B、參與談判組與供應(yīng)商的洽談。
C、掌握供應(yīng)商的資料
D、審核供應(yīng)商所報的供貨價及交易條件，進行市場調(diào)查及與其他超市比較。
E、審核采購員與供應(yīng)商洽談關(guān)系是否正常
F、提交審核報告，交部門經(jīng)理
3、日常工作：
A、供應(yīng)商訪談
經(jīng)常性訪談供應(yīng)商，了解進貨價格，結(jié)帳情況及采購的關(guān)系，收集供應(yīng)商對采購員的看法。
B、稽核商品
設(shè)立單品的銷售數(shù)量，庫存，結(jié)款金額的PH值即在電腦數(shù)據(jù)中設(shè)立防損商品數(shù)據(jù)，進行追蹤，分析差異，進行市調(diào)，并查明原因，從而了解該商品的進貨渠道是否正常。
C、法律控制
依法制定保障公司與供應(yīng)商正常關(guān)系的防損規(guī)定，并向供應(yīng)商解釋宣傳，對供應(yīng)商派駐我公司工作的業(yè)務(wù)員促銷員進行防損培訓(xùn)與審查，并對違規(guī)人員（包括內(nèi)部采購人員）進行處理。
D定期報告與審計制度
對重點商品品項的供應(yīng)商和其商品進價，銷售，庫存，結(jié)帳及合同執(zhí)行等情況進行審計，定期報告。
4、工作意義
（1） 防損稽核人員參與采購部工作，由于是分屬兩個部門，具有相對獨立性，加強監(jiān)督，形成良好的監(jiān)督體制，達到對采購全程的監(jiān)控。
（2） 稽核員相對獨立的工作條件有利于供應(yīng)商投訴，反映情況，也有利于采購人員反映情況。
（3） 對供應(yīng)商采購都起到一定的震懾防范作用，保證采購工作的正常進行。

采購稽核員工作流程

采購稽核員給供應(yīng)商介紹防損政策

簽定反賄賂協(xié)議書

第一階段 查看《超市報價單》及《供應(yīng)商狀況一覽表》

《供應(yīng)商洽談情況登記表》（采購提供）

填寫《稽核談話記錄表》
《反賄賂協(xié)議簽定登記匯總表》
根據(jù)第一階段情況確定重點供應(yīng)商：

與重點供應(yīng)商洽談

填寫：《稽核談話記錄表》 第二階段
《重點供應(yīng)商登記匯總表》
根據(jù)市場情況填寫：
《重點供應(yīng)商稽核市調(diào)匯總表》
《重點供應(yīng)商商品經(jīng)營審批單》《重點供應(yīng)商促銷商品審核表》

稽核員根據(jù)合同員提供情況提出審核意見填寫：
《超市購（代）銷協(xié)議審批單》 第三階段

報防損部經(jīng)理

超市供應(yīng)商洽談情況登記表（3）

供應(yīng)商名稱：
序號 洽談內(nèi)容 洽談情況
1 銷售分析 1.
2.
3.
2 利潤回顧 1.
2.
3.
3 促銷活動 1.
2.
3.
4 供貨情況 1.
2.
3.
5 送貨 1.
2.
3.
6 價格分析 1.
2.
3.
7 付款方式 1.
2.
3.
8 關(guān)于新品 1.
2.
3.
9 市場信息 1.
2.
3.
10 季節(jié)性銷售計劃 1.
2.
3.
11 同行競爭情況 1.
2.
3.
12 其他 1.
2.
3.

防損部稽核談話記錄表（4） 隨表附件

廠商名稱： 電話：
廠商地址： 聯(lián)系人：
介紹防損政策 防損的介紹
反賄賂的規(guī)定
反賄賂的處理 資信證件 1）營業(yè)執(zhí)照（ ）2）稅務(wù)登記證（ ）3）衛(wèi)生許可證（ ）4）商品質(zhì)量認可（ ）5）質(zhì)量抽檢報告（ ）6）進疆許可證（ ）7）安全許可證（ ）8）商品注冊證（ ）9）代理（經(jīng)銷）授權(quán)證明（ ）10）外資企業(yè)注冊證明（ ）
其他：

談話
記錄

對反賄賂協(xié)議的看法

列為重點供應(yīng)商的原因
備注

采購員： 記錄人：

防損部稽核員： 防損主管： 防損經(jīng)理：

編號：1
反賄賂協(xié)議書編號：

三、 營運稽核

營運稽核員職責(zé)
1、檢查庫房三級帳、檢查收貨記錄，如有問題出現(xiàn)及時解決。
2、對于精品區(qū)高檔商品柜臺，全面檢查核對柜臺帳，檢查交接記錄，對于無柜臺帳，無交接記錄，應(yīng)交樓面主管處理。
3、對于滯銷商品的審核，應(yīng)著重對不合理，未經(jīng)審核的貨品進行審查。
4、對聯(lián)營區(qū)進行聯(lián)營商進行稽核，對未履行協(xié)議的，與采購及樓面各部門經(jīng)理溝通進行解決處理，減少公司損失。
5、對生鮮商品的報損進行稽核，報損是否嚴格按報損要求及程序進行。
6、對營運過程進行監(jiān)督，通過防損部門與營運機構(gòu)中的監(jiān)督機構(gòu)協(xié)作，減少營運中出現(xiàn)的損耗。

四、單據(jù)稽核
對賣場內(nèi)使用的單據(jù)進行的防損稽核

五、收銀稽核

收銀（財務(wù)）稽核員工作職責(zé)
1、對收銀單據(jù)進行稽核，檢查各單據(jù)是否完整，是否與電腦系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息一致。包括：每日營業(yè)報表、提高記錄表、每日營業(yè)結(jié)算明細表、營業(yè)總結(jié)算，如有退、換貨，還應(yīng)有作廢帳帳單和作廢帳單記錄表。
2、參與對收銀人員的抽查，包括以下內(nèi)容：定收金額與應(yīng)收金額是否相符；折扣總金額與折扣記錄單的記錄金額是否相符；檢查收銀機內(nèi)各向密碼機程序是否有更動，檢查每個收銀臺的必備物品是否齊全。
3、清點金庫內(nèi)所有現(xiàn)金及準現(xiàn)金的總金額與金庫現(xiàn)金收支登錄的總金額是否相符。
A、檢查庫存現(xiàn)金貨或隨到隨查，如在營業(yè)時間之前，應(yīng)根據(jù)前一日庫存中所載今日庫存數(shù)目查點，如在營業(yè)時間之后，應(yīng)根據(jù)當日現(xiàn)金薄中今日庫存數(shù)目存款，銀行存款查點，如在營業(yè)時間之內(nèi)應(yīng)根據(jù)前一日現(xiàn)金薄中今日庫存數(shù)目加減本日收支檢查點。支票簽發(fā)金額與銀行存款卡是否相符，空白未使用支票是否齊全，作廢部分有無辦理注銷的。
B、現(xiàn)金是否存放庫內(nèi)，如有令存他處者，應(yīng)立即查明原因。
C、托收未到期票據(jù)等有關(guān)庫存財物，應(yīng)同時檢查并必須對有關(guān)帳表、憑證單據(jù)。
4、檢查前臺中間收款與后臺金庫收支是否相符，以及每次執(zhí)行中間收款作業(yè)時是否如實填寫表單，檢查相關(guān)主管對現(xiàn)金收支的處理是否誠實。

六、團購稽核

防損部為您服務(wù)
尊敬的客戶：在團購業(yè)務(wù)中，往往會因為具體的經(jīng)辦人員個人行為及個人利益，損害客戶的利益，甚至影響到我公司與團購客戶關(guān)系的發(fā)展。為了保障客戶的合法利益，杜絕各種形式的商業(yè)賄賂，抵制私下交易，發(fā)展良好健康的合作伙伴關(guān)系，我公司防損部為你提供服務(wù)。

一、“綠色通道”
對團購客戶，防損部將為您開辟全程的“綠色通道”。為您保駕護航。其特點有：
1、專門的定單通道：您只需將定單交我公司團購部，防損部會派專人和團購部一起填寫預(yù)售單，在樓面為您備貨，辦完相關(guān)定貨手續(xù)。
2、專門的結(jié)款通道：我們在收銀部調(diào)協(xié)團購客戶貴賓室，為您準備安全舒適的結(jié)款環(huán)境，迅速處理大額的現(xiàn)金交易，支票，轉(zhuǎn)帳等業(yè)務(wù)。并有相關(guān)的電腦資料查詢，作到準確無誤。
3、專門的備貨出貨通道：根據(jù)你的定單，我部將配合團購部在您指定的時間內(nèi)將貨備齊。在您驗收完畢后，將通過專門的送貨碼頭，為您裝車，送到您指定的地點。

二、有效的財務(wù)稽核
1、專用帳戶：團購部將為團購客戶設(shè)立專用帳戶，以此確保團購客戶帳務(wù)準確，清晰。
2、帳務(wù)體系的監(jiān)督：防損部將對團購部的財務(wù)給予全程的監(jiān)控，對每一筆銷售水單與電腦系統(tǒng)進行核對，確保價格的準確。同時將客戶的來往帳戶予以審計，與財務(wù)溝通，防止漏洞的出現(xiàn)。保障團購客戶及我公司的整體利益。

三、法律控制
1、為堵塞私下交易，防損部將制定保障公司與團購客戶正常關(guān)系的防損規(guī)定，并對經(jīng)辦人員宣傳解釋。
2、在確定購買意向后，我部將和您簽定反賄賂協(xié)議，并要求我公司和經(jīng)辦人員共同遵守。
3、對我部違規(guī)操作人員將進行嚴肅處理；對發(fā)生違規(guī)情況客戶工作人員，我們將及時向您反映。

四、回訪制度
為及時反饋業(yè)務(wù)信息情況，收集客戶需要及對公司的看法，防損部實行定期回訪制度。
1、防損員定期登門將客戶的銷售明細單，返利情況、費用支出等匯總，反饋給客戶，并與客戶核對。
2、及時提供商場對團購客戶銷售的反利及獎勵信息。
3、提供下一期商品銷售快迅、資料，解釋我公司的促銷活動。
4、收集客戶對我公司商品情況及服務(wù)情況的反映
五、團購部團購工作流程圖（見附表三）

結(jié)束語
防損部將盡力采取措施，為您提供良好舒適的購物環(huán)境，抵制團購活動中的腐敗現(xiàn)象，保證您買得放心，用得放心。并在其中建立我們之間健康的商業(yè)合作之路！

聯(lián)系人：防損部團購稽核組

七、行政稽核

行政稽核
一、行政稽核目的
通過對總務(wù)交出進行稽核，防止公司資產(chǎn)的外流和浪費，杜絕商業(yè)賄賂。
二、行政稽核實施人員
行政稽核員：
三、稽核范圍：
行政稽核員對總務(wù)1、一次性支出2000元以上；2、簽定合同或長期供貨的重點廠家；3、其它需稽核的事項。
四、業(yè)務(wù)要求：
（一）總務(wù)部需提交的資料
1、每月25號前提交下一月的采購計劃
2、在采購計劃中列出符合稽核范圍的供貨廠家及廠家基本資料
3、所購物品的規(guī)格及所需的價值
4、同類供應(yīng)商的資料2—3家
（二）需填寫的表格
1、《供應(yīng)商狀況一覽表》
2、《采購審批表》
3、總務(wù)采購所填的表格

行政稽核員工作職責(zé)
1、對各崗位行政人員的考勤進行監(jiān)督。
2、對行政庫房進行盤點，核對高價值資產(chǎn)數(shù)量，對于各行政人員的超額開支、對于各行政人員的辦公用品損壞、外流等予以追究。
A、各項費用與物品領(lǐng)用是否已依規(guī)定呈核準許核銷
B、在部門的費用，是否在預(yù)算范圍之內(nèi)或核準范圍之內(nèi)檢支，是否有浪費或業(yè)務(wù)上無需的開支，各項費用的列支是否按照規(guī)定辦理。
C、各種單據(jù)是否齊全及手續(xù)是否完備
2、審核各行政人員是否有超越職權(quán)或利用職務(wù)之便，違反公司制度，為自己或他人謀利益的行為。
A、對于控告、檢舉、舉報行政人員利用職權(quán)或超越職權(quán)，違反公司規(guī)定的，應(yīng)當受理，并展開調(diào)查，如發(fā)現(xiàn)其中觸犯了刑律的，應(yīng)報公安機關(guān)或檢查機關(guān)；
B、對于核查屬實的，應(yīng)向防損主管核防損經(jīng)理提交審核報告；
3、對于公司的各種設(shè)備的運行，調(diào)配和維修保養(yǎng)（技術(shù)工人）進行監(jiān)督，防止人為的損壞。
4、對工程招標階段：
A、參與招標過程，與工程部進行聯(lián)絡(luò)，掌握投標單位資料，解釋有關(guān)防損規(guī)定，對供應(yīng)商作防損方面的要求，簽定反賄賂協(xié)議。
B、審核投標單位的投標條件；
C、審核工程部相關(guān)人員與投標單位關(guān)系是否正常
D、提交審核報告，交部門經(jīng)理
5、對于工程驗收階段：審核驗收人員與承建單位的關(guān)系是否正常。
6、對于工程結(jié)款階段：參與對承建單位的結(jié)款，對每一筆款項認真與電腦系統(tǒng)核對，確保價格的準備，同時，持本公司與承建單位之間的來往帳戶予以審計。
八、工程稽核
防損部稽核員對工程的招標，實施所進行的稽核監(jiān)督工作。