OA辦公系統(tǒng)工作流之秘書辦理節(jié)點

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　　泛普軟件OA系統(tǒng)以“管理信息專家”的聲譽一時間在OA行業(yè)名聲大噪，不得不承認其V6.0產(chǎn)品的工作流確實有過之而無不及之長處是其他品牌的功能無法比擬的。之前在文章中提過，我們將對泛普軟件OA系統(tǒng)工作流的十大流程做一個全面的解析，今天我們就重點講解一下工作流之秘書辦理節(jié)點。

　　其實很多人看到這個名字都不知道這個流程到底是什么。秘書辦理節(jié)點指的是程流轉(zhuǎn)到當前節(jié)點時當前審批人(一般為秘書)可以將當前單據(jù)發(fā)送給需要辦理的領(lǐng)導辦理，當領(lǐng)導辦理完成后再由秘書繼續(xù)來發(fā)給其他領(lǐng)導辦理或者提交流程向下流轉(zhuǎn)。這一節(jié)點功能一般在企事業(yè)單位尤其是政府機關(guān)用的較為普遍。秘書辦理節(jié)點在收發(fā)文這一流程中可謂是工作必備品了。

　　說到收發(fā)文，在政府機關(guān)較為常用，我們今天就以收發(fā)文為例，講解一下秘書辦理節(jié)點的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的收文是秘書拿著收文本，會先給大領(lǐng)導審批，大領(lǐng)導審批后，收文本交給秘書，秘書再根據(jù)領(lǐng)導的批示再給一個領(lǐng)導審批，領(lǐng)導審批完成后，再回到秘書，周而復始，直到每個領(lǐng)導審批完成。

　　這樣的流程在業(yè)務(wù)中經(jīng)常遇到，那么，如果不知道下一步該提交給哪位領(lǐng)導該怎么處理?單單是這一點，原有的固定流程是無法來實現(xiàn)這一要求的。而且，政府機關(guān)的領(lǐng)導大部分情況下只負責提交意見，并不會人工指定下一個審批人員，所以傳統(tǒng)的自由流程也無法實現(xiàn)這一要求。

　　基于以上原因，泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)V8.0產(chǎn)品的工作流中加入了秘書辦理節(jié)點(又稱振蕩流程)可以很好地實現(xiàn)這一業(yè)務(wù)需求，解決用戶們在收發(fā)文中遇到的疑難雜癥。

　　下面以收文的實際流程來描述下秘書辦理節(jié)點。

　　我們先來虛擬一下

　　文件到達收文登記處以后，經(jīng)過辦公室主任審批文件到達秘書處，實施人員需要在后臺設(shè)置好秘書要選擇發(fā)送的對象，如上圖1，秘書將文件發(fā)給局長1審批閱辦后秘書再有選擇的將文件傳送給副局長1、副局長2和副局長3 以后審批意見返回到秘書處才可以進行下一步的發(fā)送。秘書的每一步流程都需要在后臺設(shè)置好的流程中進行，雖然有了討論、交互的過程，然而卻失去了自主選擇權(quán)。況且實際辦公中，我們的辦公流程遠遠比這個要復雜的多，基本上在OA系統(tǒng)中是難以實現(xiàn)的。

　　平時我們辦公的審批工作流都是按照順序一步步完成，尤其是在實施人員后臺設(shè)置的時候需要面對諸多繁瑣的問題，以往的OA系統(tǒng)很難做到一步解決問題關(guān)鍵所在。

　　圖2

　　如上圖2所示：只需在紅色標記框中的收文秘書處進行秘書節(jié)點設(shè)置，系統(tǒng)中領(lǐng)導將下發(fā)文件直接發(fā)給秘書，秘書根據(jù)要求呈給局長閱辦后將下發(fā)文件直接選擇發(fā)送給負責人進行討論、審批意見進行核實后回發(fā)給秘書，秘書進行統(tǒng)一整理后進行下發(fā)。尤其是虛線部分是秘書可以根據(jù)文件需要自由進行選擇該找哪個領(lǐng)導進行審批，并非實施人員在后臺直接設(shè)置。

　　最主要的一點是，作為領(lǐng)導直接發(fā)文后可以看到整個審批流程，權(quán)責分明。這一流程秘書或助理是最大的受益者。值得說明的是，每個文件都沒有固定的負責人，秘書節(jié)點的設(shè)置對這一流程尤為適用。

　　在下一篇文章中，我們將對泛普軟件OA系統(tǒng)V6.0產(chǎn)品工作流中的分支流程做出詳細的介紹，敬請期待