江蘇工程檔案管理軟件系統(tǒng)

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　　近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和人民生活水平的不斷提高，人們已經(jīng)不滿足于以往的許多建筑規(guī)模形式，許多建筑正在改擴(kuò)建。改擴(kuò)建需要查閱原建筑物的工程竣工檔案，充分說(shuō)明了工程竣工檔案管理的重要性。工程竣工檔案是城建檔案的重要組成部分，反映了工程成果的真實(shí)性。隨著建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)和施工的進(jìn)展，建設(shè)項(xiàng)目檔案需要實(shí)時(shí)記錄。建設(shè)工程檔案的整理過(guò)程中涉及到很多部門和人員，對(duì)今后工程的維修、改擴(kuò)建將起到非常重要的作用。

　　一、工程檔案管理存在的問(wèn)題有哪些

　　1、歸檔材料的復(fù)雜性、特殊性和多樣性，使得建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集和整理難度大，容易出錯(cuò)。此外，部分施工單位未建立工程竣工檔案管理制度，容易導(dǎo)致管理不嚴(yán)或?qū)こ淌┕がF(xiàn)場(chǎng)不了解。根據(jù)施工單位提供的不完整資料，編制竣工檔案。不能與工程同步，所以經(jīng)常使用虛假數(shù)據(jù)，導(dǎo)致建設(shè)工程竣工檔案與事實(shí)不符，竣工圖產(chǎn)生誤差。

　　2、忽視檔案的形成和管理近年來(lái)，隨著建筑市場(chǎng)的不斷規(guī)范，增強(qiáng)建設(shè)單位和施工單位對(duì)工程竣工檔案管理的重視。但由于我市建筑企業(yè)水平參差不齊，一些單位的管理人員檔案管理意識(shí)淡薄。一些施工單位注重工程進(jìn)度和資金管理，忽視了工程竣工檔案管理制度的編制。工程竣工驗(yàn)收時(shí)間較長(zhǎng)，工程竣工檔案無(wú)法正常完成，造成建設(shè)工程檔案移交的滯后性。

　　3、竣工檔案移交不及時(shí)。由于施工后期，大部分技術(shù)人員已撤到外地，許多施工單位未按竣工檔案管理要求整理施工中的必要資料，導(dǎo)致工程竣工后未能按時(shí)完成竣工檔案，造成竣工檔案移交不及時(shí);部分建設(shè)單位、施工單位、建材供應(yīng)商拖欠工程款，有的施工單位在施工期間部門重組，檔案管理人員變動(dòng)，導(dǎo)致資料零散、缺失，工程驗(yàn)收后無(wú)法收集。

　　二、提高工程檔案管理的措施

　　1、加強(qiáng)建設(shè)管理

　　加強(qiáng)檔案材料的編纂。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，了解資料整理和管理工作，提高他們的責(zé)任心。一個(gè)施工隊(duì)不會(huì)準(zhǔn)備工程行業(yè)的材料，就沒(méi)有資格承包工程。工程檔案質(zhì)量的關(guān)鍵在于編制和形成過(guò)程。建設(shè)單位要明確責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)施工技術(shù)人員編制檔案的培訓(xùn)，不斷提高工程檔案編制的專業(yè)水平。

　　2、提高工程竣工資料管理意識(shí)

　　加強(qiáng)工程檔案基礎(chǔ)知識(shí)和法規(guī)建設(shè)，開(kāi)展不同形式的宣傳。項(xiàng)目開(kāi)工前，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)宣傳檔案法規(guī)和基礎(chǔ)知識(shí)。通過(guò)培訓(xùn)宣傳工程竣工檔案的價(jià)值，使工程竣工檔案管理落到實(shí)處。要求建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位組織人員學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)，增強(qiáng)工程資料管理意識(shí)，為提高竣工檔案質(zhì)量打好基礎(chǔ)。

　　3、建立健全檔案管理體系

　　完善檔案管理制度，落實(shí)責(zé)任是提高建設(shè)工程竣工檔案管理的有效手段。編寫合理的工程竣工檔案管理制度，以檔案管理責(zé)任制為核心，使各部門明白各自的相關(guān)職責(zé)，共同做好工程竣工檔案工作，規(guī)范工程竣工資料管理;對(duì)于施工單位和工程監(jiān)理單位，管理人員要嚴(yán)格檢查施工單位的資料，落實(shí)驗(yàn)收簽證的相關(guān)制度。當(dāng)數(shù)據(jù)符合實(shí)際情況時(shí)，結(jié)算工程量，并促進(jìn)施工單位完善檔案資料管理，編制工程竣工檔案。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件系統(tǒng)的好處

　　1、減少存儲(chǔ)空間

　　財(cái)產(chǎn)成本在增加，存儲(chǔ)紙質(zhì)文件的費(fèi)用也在增加。系統(tǒng)檔案管理軟件可以減少對(duì)文件柜，文件箱和存儲(chǔ)箱的需求，對(duì)任何企業(yè)而言都是寶貴的資產(chǎn)，可以釋放寶貴的辦公空間。必須保留為硬拷貝的文檔通?？梢源鎯?chǔ)在不太昂貴的位置，例如異地倉(cāng)庫(kù)或保管庫(kù)。

　　2、增強(qiáng)的安全性

　　文件安全性對(duì)許多企業(yè)至關(guān)重要。檔案管理軟件可以更好地控制敏感文檔。可以在文件夾級(jí)別為不同的組或個(gè)人控制對(duì)文檔的訪問(wèn)。檔案管理軟件還會(huì)留下審核線索，包括誰(shuí)查看了文檔，何時(shí)訪問(wèn)文檔以及文檔的修改方式。托管文檔具有很高的可追溯性，可以對(duì)其進(jìn)行標(biāo)記以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)警報(bào)。

　　3、改善合規(guī)性

　　某些文檔的合規(guī)性要求可能非常復(fù)雜。不符合規(guī)定可能導(dǎo)致罰款，吊銷執(zhí)照，在某些情況下還應(yīng)承擔(dān)刑事責(zé)任。檔案管理軟件可以降低違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。例如，記錄保留時(shí)間表可以自動(dòng)執(zhí)行，新文檔可以更輕松地分類和存儲(chǔ)。

　　4、協(xié)作共享

　　借助檔案管理軟件，信息共享和協(xié)作將變得更加容易?？梢詮亩鄠€(gè)位置訪問(wèn)從不同來(lái)源捕獲的文檔。電子成像使通過(guò)電子郵件或在網(wǎng)絡(luò)上共享文檔成為可能。檔案管理軟件提供了對(duì)業(yè)務(wù)流程的更大可見(jiàn)性，并且可以實(shí)現(xiàn)更好的工作流監(jiān)視?？梢栽试S和監(jiān)視外部用戶的授權(quán)訪問(wèn)。檔案管理軟件還提供了版本控制功能，該功能允許在需要時(shí)恢復(fù)同一文檔的舊版本。

　　總之，要做好工程竣工檔案管理工作，不僅需要加強(qiáng)工程檔案人員的培訓(xùn)，還需要建設(shè)單位和檔案人員共同努力，建立完善的工程竣工管理制度，保證資料整理和工程建設(shè)的系統(tǒng)性、同步性和完整性，使其能夠真實(shí)反映工程的實(shí)際情況，便于今后建筑物的改擴(kuò)建，使建設(shè)工程檔案更好地為社會(huì)建設(shè)服務(wù)。