OA系統(tǒng)費用管理系統(tǒng)

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　　一、費用管理

　　1.業(yè)務(wù)概述

　　泛普軟件-費用管理分為兩個方面，一是費用預(yù)算編制及預(yù)算執(zhí)行，二是資金計劃。

　　預(yù)算編制及預(yù)算執(zhí)行的流程：

　　第一，預(yù)算編制(費用預(yù)算及項目預(yù)算)：(費用預(yù)算)各部門上報部門年度預(yù)算，經(jīng)由董事會批準后由財務(wù)部匯總成公司年度預(yù)算;各部門根據(jù)批準后的年度預(yù)算進行季度及月度預(yù)算的拆分;(項目預(yù)算)工程項目部根據(jù)前期項目成本估算進行項目預(yù)算的編制;

　　成本預(yù)算編制

　　施工現(xiàn)場費用預(yù)算編制

　　第二，費用申請：費用使用部門(人)提交費用申請表，明確費用使用對象、時間、金額等情況;

　　第三，借款：費用使用部門(人)根據(jù)費用申請表批示結(jié)果進行借款申請，同時財務(wù)部可以動態(tài)查看年度費用預(yù)算總額與當(dāng)前部門實際發(fā)生額的情況，來控制借款金額。

　　第四，報銷：報銷人填寫報銷單并發(fā)起報銷流程(如有借款，報銷單還需與借款單進行關(guān)聯(lián))，如有歷史借款單未清的情況下不予報銷;同時，報銷關(guān)聯(lián)預(yù)算中具體明細，這樣能夠形成預(yù)算的動態(tài)控制。報銷人應(yīng)及時把對應(yīng)發(fā)票遞交至財務(wù)部(如果是項目報銷有最晚報銷時間)。

　　資金計劃流程：

　　第一，資金收入計劃：由各部門編制本部門所有項目在下月的資金收入計劃，并上報至公司財務(wù)部;財務(wù)收集公司所有部門下月資金收入計劃形成公司下月資金收入計劃;

　　第二，資金支出計劃：由各部門編制本部門所有項目在下月的資金支出計劃(包括月度費用計劃、支出合同付款計劃等費用項目)，并上報至公司財務(wù)部;財務(wù)收集公司所有部門下月資金收入計劃形成公司下月資金支出計劃;

　　第三，備用金管理：項目備用金是項目部根據(jù)項目實際情況在需要費用支出時向公司申請以備用金進行支付;項目備用金是以部門為單位進行管理的，每個部門進行備用金上限設(shè)定;在項目部提交備用金申請時財務(wù)部能夠查看到該項目部所在部門的備用金使用情況;

　　第四、泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)項目資金收支明細按項目類別、部門進行統(tǒng)計匯總。

　　2.建設(shè)目標(biāo)

　　Ø 規(guī)范公司預(yù)算編制及費用使用流程;

　　Ø 實現(xiàn)預(yù)算與合同、報銷的關(guān)聯(lián)，形成預(yù)算動態(tài)控制;

　　Ø 能夠清楚知道公司每月預(yù)算使用情況、回款金額及支出情況，每筆資金流向能夠清晰化、透明化，避免資金孤島的情況;

　　Ø 實現(xiàn)對公司資金狀況的實時監(jiān)控，如：資金使用超出預(yù)算時預(yù)警、部門可用資金額度、部門回款情況等。

　　Ø 制定公司每月度的資金收、支計劃，增加公司資金利用率;

　　Ø 逐步完善公司的資金體系。

　　3.功能說明

　　Ø 實現(xiàn)預(yù)算編制及資金計劃的關(guān)聯(lián)，能夠?qū)崟r反映出項目預(yù)算(公司層面、項目層面)的使用情況以及項目資金收支情況;

　　Ø 實現(xiàn)預(yù)算編制線上審批流程，同線上審批能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，如報銷、支出合同簽訂的時候能夠與預(yù)算進行關(guān)聯(lián)，如果超出預(yù)算做預(yù)警提示;

　　Ø 實現(xiàn)報銷節(jié)點控制功能，當(dāng)項目關(guān)閉之后，項目報銷需要在一定時間周期內(nèi)完成，超過時間的報銷將無法啟動報銷流程或以其他方式進行報銷流程(其他方式待定)。