事業(yè)單位使用OA系統(tǒng)規(guī)范化數(shù)字檔案管理

　　隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成一個備受關(guān)注的熱點。企業(yè)，學(xué)校，政府單位等都需要對檔案進(jìn)行信息化管理，來適應(yīng)當(dāng)今社會的信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展趨勢。

　　一、OA系統(tǒng)實現(xiàn)規(guī)范化數(shù)字檔案管理

　　檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動的真實紀(jì)錄，對于規(guī)范機(jī)關(guān)管理、提高機(jī)關(guān)工作效率具有重要意義。檔案管理是一項作業(yè)量大、復(fù)雜繁瑣的工作，多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位均會有獨立的檔案室及工作人員進(jìn)行檔案的管理工作。

　　但傳統(tǒng)的檔案管理無論是在檔案查找借閱還是建檔銷毀上，都需要耗費大量的人力和物力資源?；谶@點，隸屬于青島市交通運輸委員會的某高速公路管理處，主要承擔(dān)高速公路的收費、養(yǎng)護(hù)、路政等管理工作，尤其注重單位內(nèi)部檔案資料的保管與使用。OA管理系統(tǒng)存在的目的是讓工作更便捷，讓管理更高效。通過OA管理系統(tǒng)，方便員工，提高工作實效。將檔案流程在OA管理系統(tǒng)中得以體現(xiàn)，讓OA管理系統(tǒng)將檔案管理數(shù)字化，每一項檔案保存工作都在OA軟件中留有痕跡，各種數(shù)據(jù)在OA管理系統(tǒng)中得以匯總，企業(yè)不再需要花費是時間和精力去了解。

　　泛普OA系統(tǒng)介入后，通過詳細(xì)調(diào)研，針對其問題，了解其需求，為其建設(shè)檔案管理中心，提供建檔、維護(hù)、借閱、收回、銷毀、查詢等功能，為管理處實現(xiàn)快速、方便、有序的管理檔案提供有力的保障。

泛普OA系統(tǒng)功能特點

　　二、泛普OA系統(tǒng)功能特點

　　1.檔案信息管理

　　檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯檔案基本信息后添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開目錄檔案就可以同時采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)檔案進(jìn)行編輯，使各種相關(guān)的電子檔案可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時，文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能方便快捷。此外，它還具有用戶管理、日志功能、交易提醒等。

　　2.資料安全保密

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，非常容易造成泄密。但是，文件管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、顧問等角色。通過設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置人員的訪問權(quán)限等。從而達(dá)到保密的效果。當(dāng)文件搜索者搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，并形成查詢?nèi)罩?。對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行安全設(shè)計，確保文件的安全使用。檔案管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，所以即使別人打開了檔案管理員的電腦，也無法打開檔案管理系統(tǒng)軟件。

　　3.查詢便捷

　　通過對管理處檔案的錄入，OA系統(tǒng)可以自動生成檔案瀏覽目錄，方便檔案管理員查看和整理相關(guān)檔案信息，并且通過檔案名稱的檢索，可將檔案快速定位，減少人為查找所消耗的時間，提高工作效率。

　　4.借閱審核

　　申請人借閱檔案資料，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后，由檔案管理員統(tǒng)一分配，形成檔案資料明細(xì)，供借閱人查看，整個工作過程流程化，管理規(guī)范化，同時還可以加強(qiáng)檔案管理的保密性、提升管理安全。

　　使用泛普OA系統(tǒng)利用檔案中心的功能，不僅方便檔案管理人員對檔案進(jìn)行規(guī)范有效的管理和維護(hù)，也方便普通公職人員借閱和查看檔案，從而避免因檔案管理不當(dāng)造成的損失，大大提高檔案查找和利用的效率。

發(fā)布：2022-08-16 10:56 編輯：泛普軟件 · zhuli [打印此頁] [關(guān)閉]

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