項(xiàng)目管理的前世今生(二)

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項(xiàng)目為動(dòng)態(tài)性質(zhì)的作業(yè)，每個(gè)項(xiàng)目的階段、工作的內(nèi)容與順序不盡相同，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)與成員也不一樣，盡管如此，項(xiàng)目作業(yè)流程還是可以透過階段劃分的方式，予以標(biāo)準(zhǔn)化。

以研發(fā)項(xiàng)目為例，本書在第二章研發(fā)流程已藉由Arthur Andersen的“整合性新產(chǎn)品開發(fā)流程”說明如何規(guī)劃新產(chǎn)品開發(fā)正式的作業(yè)流程，在這里，我們要呈現(xiàn)的是在整個(gè)研發(fā)項(xiàng)目當(dāng)中，有哪些項(xiàng)目管理的工作要執(zhí)行，從項(xiàng)目作業(yè)的循環(huán)，我們依據(jù)多年提供項(xiàng)目服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，將項(xiàng)目從管理的角度劃分成五個(gè)階段，并列示每個(gè)階段應(yīng)該執(zhí)行的管理工作：

1 項(xiàng)目前置作業(yè)

在項(xiàng)目開始之前，必須要有在些前置的工作，協(xié)助管理者決定是否要啟動(dòng)一個(gè)項(xiàng)目，在前置作業(yè)的階段必須完成下列工作事項(xiàng)：
*確認(rèn)項(xiàng)目目標(biāo)及客戶需求；
*評(píng)估項(xiàng)目范圍；
*評(píng)估項(xiàng)目失敗的可能性及沖擊；
*評(píng)估執(zhí)行項(xiàng)目的成本與效益；
*完成訂單或答約活動(dòng)。

2 項(xiàng)目規(guī)劃

在項(xiàng)目開始之后，啟動(dòng)之前，必須執(zhí)行項(xiàng)目規(guī)劃，由于項(xiàng)目工作內(nèi)容通常是過去人員未曾經(jīng)歷過的，充滿許多不確定性，因些在事前應(yīng)有妥善的規(guī)劃，除了有效地運(yùn)用資源之外，也可將意外事件減到最少。在項(xiàng)目規(guī)劃階段，至少必須完成下列工作事項(xiàng)：

*展開工作計(jì)劃以及詳細(xì)工作事項(xiàng)
*評(píng)估每項(xiàng)工作所需的時(shí)間及時(shí)程
*確認(rèn)需要哪些資源以及資源分配的方式
*填寫項(xiàng)目預(yù)算數(shù)據(jù)
*決定項(xiàng)目工作過程中，報(bào)告與協(xié)調(diào)的機(jī)制

3 項(xiàng)目啟動(dòng)

從變革促動(dòng)的角度來看，為了激勵(lì)項(xiàng)目成員的士氣，凝聚公司同仁的共識(shí)，在開始執(zhí)行各項(xiàng)項(xiàng)目工作之前，應(yīng)該舉辦一個(gè)誓師大會(huì)，也就是項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，提醒所有的人現(xiàn)在有這樣的項(xiàng)目要開始進(jìn)行了，在項(xiàng)目啟動(dòng)的階段，應(yīng)完成以下工作：

*成立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并確認(rèn)每個(gè)成員的角色及責(zé)任；
*召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議
*分配各項(xiàng)項(xiàng)目工作
*確認(rèn)項(xiàng)目工作的成果及數(shù)據(jù)的格式
*規(guī)定項(xiàng)目工作進(jìn)度及檢查時(shí)點(diǎn)
*設(shè)立各個(gè)工作項(xiàng)目及人員的績(jī)效指標(biāo)

4 項(xiàng)目執(zhí)行

在項(xiàng)目執(zhí)行階段，除了確認(rèn)各項(xiàng)工作執(zhí)行的情形以及成果之外，最重要的是排除各種奇奇怪怪的突發(fā)事件，進(jìn)行跨部門的溝通與協(xié)調(diào)，同時(shí)妥善處理項(xiàng)目計(jì)劃變動(dòng)的事宜，避免因?yàn)樽儎?dòng)引發(fā)的沖擊而造成項(xiàng)目失敗，在這個(gè)階段，必須完成下列工作事項(xiàng)：

*執(zhí)行各項(xiàng)項(xiàng)目工作；
*檢查項(xiàng)目工作的成果及進(jìn)度；
*問題的解決與排除；
*項(xiàng)目計(jì)劃或工作項(xiàng)目的變更；
*項(xiàng)目數(shù)據(jù)的產(chǎn)生與收集；
*項(xiàng)目文件的修改與調(diào)整

5 項(xiàng)目結(jié)案

在項(xiàng)目完成時(shí)，除了確認(rèn)項(xiàng)目目標(biāo)已經(jīng)達(dá)成，項(xiàng)目工作可以結(jié)束外，也應(yīng)評(píng)估各項(xiàng)工作及成員的績(jī)效，并將項(xiàng)目執(zhí)行的過程及數(shù)據(jù)妥善保存，作為日后執(zhí)行類似項(xiàng)目的參考，在項(xiàng)目結(jié)案時(shí)，應(yīng)完成下列工作項(xiàng)目：

*項(xiàng)目成果審查以及確認(rèn)目標(biāo)是否達(dá)成；
*項(xiàng)目結(jié)案會(huì)議以及成果展現(xiàn)；
*項(xiàng)目成員績(jī)效考核；
*項(xiàng)目文件的整理與歸檔

在確認(rèn)了項(xiàng)目管理應(yīng)執(zhí)行的工作項(xiàng)目之后，就可以與標(biāo)準(zhǔn)化后的新產(chǎn)品開發(fā)流程結(jié)合，于項(xiàng)目執(zhí)行的過程中，規(guī)定每項(xiàng)管理作業(yè)執(zhí)行的時(shí)點(diǎn)及檢查的作業(yè)項(xiàng)目，這對(duì)企業(yè)建立研發(fā)項(xiàng)目的管理機(jī)制，有很大和幫助。

新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目管理的運(yùn)作結(jié)構(gòu)

經(jīng)過我們收集了數(shù)種產(chǎn)業(yè)的研發(fā)流程，分析其運(yùn)作模式以及各單位之間的關(guān)系后，我們將臺(tái)灣制造業(yè)新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目的成功關(guān)鍵，簡(jiǎn)化成四個(gè)要素分別是項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目工作事項(xiàng)、項(xiàng)目管理能力（執(zhí)行力）、項(xiàng)目管理機(jī)制架構(gòu)。我們也描繪這四個(gè)要素所組成的運(yùn)作結(jié)構(gòu)，藉由說明項(xiàng)目管理機(jī)制在其中扮演的角色：

1 項(xiàng)目目標(biāo)

項(xiàng)目目標(biāo)為公司管理層對(duì)于項(xiàng)目的期望，希望項(xiàng)目為企業(yè)帶來的效益。目標(biāo)達(dá)成，則項(xiàng)目成功，目標(biāo)未達(dá)到，則項(xiàng)目失敗。

2 項(xiàng)目工作事項(xiàng)

為了達(dá)成項(xiàng)目管理目標(biāo)必須執(zhí)行項(xiàng)目工作事項(xiàng)，項(xiàng)目工作事項(xiàng)的清單，是由項(xiàng)目成敗因果分析以及項(xiàng)目工作展開路徑而來，針對(duì)這個(gè)部分，我們另外有一套“項(xiàng)目成敗因素分析方法論”。

3 項(xiàng)目管理能力（執(zhí)行力）

執(zhí)行各級(jí)項(xiàng)目管理工作的能力，例如展開工作計(jì)劃、溝通協(xié)調(diào)、產(chǎn)出項(xiàng)目工作成果、撰寫會(huì)議記錄及評(píng)估報(bào)告等。

4 項(xiàng)目管理機(jī)制架構(gòu)