項(xiàng)目管理過程之計(jì)劃和預(yù)算（1）

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1.2 項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算（一）

上期我們討論了如何定義清楚項(xiàng)目的目標(biāo)，這期開始討論目標(biāo)確定后如何制定計(jì)劃和預(yù)算。

因?yàn)轫?xiàng)目具有唯一性，決定了項(xiàng)目中必然有我們從未做過的事情，所以項(xiàng)目的首要任務(wù)就是“計(jì)劃、計(jì)劃、計(jì)劃”。強(qiáng)調(diào)計(jì)劃的重要性并非說明項(xiàng)目管理的主要任務(wù)就是編制計(jì)劃，而是指計(jì)劃是一項(xiàng)貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期的持續(xù)不斷的過程，實(shí)際工作中恰恰要注意計(jì)劃的詳細(xì)程度與項(xiàng)目的實(shí)際規(guī)模匹配。

項(xiàng)目計(jì)劃包括主計(jì)劃和輔助計(jì)劃。主計(jì)劃的編制有清晰的步驟，大多數(shù)項(xiàng)目都可以按相同的順序進(jìn)行，一般包括范圍定義、活動(dòng)定義、活動(dòng)估算、活動(dòng)排序（網(wǎng)絡(luò)分析）、進(jìn)度計(jì)劃、資源計(jì)劃、成本估算和成本預(yù)算等步驟。輔計(jì)劃的編制則可以陸續(xù)或單獨(dú)進(jìn)行，與具體項(xiàng)目的特點(diǎn)也有比較密切的聯(lián)系。輔助計(jì)劃包括質(zhì)量計(jì)劃、組織計(jì)劃、溝通計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃、變更控制計(jì)劃等。

本期討論主計(jì)劃的范圍和活動(dòng)定義部分，后面將陸續(xù)介紹活動(dòng)估算和網(wǎng)絡(luò)分析以及進(jìn)度/資源計(jì)劃、項(xiàng)目預(yù)算等內(nèi)容。討論的重點(diǎn)不是具體的過程，而是一些實(shí)用的工具和方法，通過介紹工具的使用方法貫穿制定計(jì)劃的過程。

1.2.1范圍和活動(dòng)定義

項(xiàng)目計(jì)劃的第一步是項(xiàng)目范圍定義，進(jìn)而定義項(xiàng)目需要進(jìn)行的活動(dòng)、角色、責(zé)任以及項(xiàng)目組的結(jié)構(gòu)。

范圍定義一般使用WBS（Work Breakdown Structure）。WBS將項(xiàng)目的“交付物”自頂向下逐層分解成易于管理的若干元素（這些元素組成一個(gè)樹型圖），因此結(jié)構(gòu)化地組織和定義了項(xiàng)目的工作范圍。WBS每細(xì)分一層都是對(duì)項(xiàng)目元素更細(xì)致的描述，細(xì)分的元素稱為工作細(xì)目，其中最低層的工作細(xì)目（樹型圖的葉節(jié)點(diǎn)）叫工作包。為了方便分層統(tǒng)計(jì)和識(shí)別，WBS中的每個(gè)元素都被指定一個(gè)唯一的標(biāo)識(shí)符，并分層表示。

WBS是項(xiàng)目管理的起點(diǎn)，但WBS沒有固定的分解方法，也沒有唯一正確的答案，甚至需要分解到什么層次也沒有統(tǒng)一的規(guī)定。這里根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)提供IT領(lǐng)域WBS分解的幾個(gè)參考原則：

★ 可以將項(xiàng)目生命周期的各個(gè)階段做為第一層，將每個(gè)階段的交付物作為第二層；如果有的交付物組成復(fù)雜，則將交付物的組成元素放在第三層；

★ 分解時(shí)要考慮項(xiàng)目管理本身也是工作范圍的一部分，可以單獨(dú)作為一個(gè)細(xì)目；

★ 對(duì)一些各個(gè)階段中都存在的共性的工作可以提取出來，例如人員培訓(xùn)作為獨(dú)立的細(xì)目；

★ 分解時(shí)應(yīng)考慮盡量使一個(gè)工作細(xì)目容易讓具有相同技能的一類人承擔(dān)；

★ 分解的層次應(yīng)確保工作包的工期、成本易于估算，同時(shí)結(jié)果易于驗(yàn)證和度量。

確定了工作范圍后，就要考慮按什么步驟做才能獲得這些成果，這稱為活動(dòng)定義，其結(jié)果是《活動(dòng)清單》?！痘顒?dòng)清單》與WBS不同，《活動(dòng)清單》的元素是“動(dòng)作”，一般是一個(gè)動(dòng)賓詞或主謂詞，如“制定定單”、“安裝設(shè)備”；而WBS的元素是 “交付物（有形產(chǎn)品）”，一般是一個(gè)名詞，如“硬件設(shè)備”。但WBS是《活動(dòng)清單》的基礎(chǔ)，一般《活動(dòng)清單》依據(jù)WBS順序進(jìn)行。但在IT領(lǐng)域中，“活動(dòng)”和“交付物”關(guān)系比較直接，所以《活動(dòng)清單》與WBS同步進(jìn)行反而比較方便。這里向大家介紹一個(gè)實(shí)用的《活動(dòng)清單》模板。（見表1）

★ 第一欄是活動(dòng)列表，根據(jù)各階段和主要交付物分層次列出項(xiàng)目需要進(jìn)行的所有活動(dòng)；

★ 第二欄是責(zé)任矩陣，頂端列出完成工作所需要的各類角色；角色和活動(dòng)的交叉部分定義了每項(xiàng)活動(dòng)由哪個(gè)角色負(fù)責(zé)，還可以記錄某角色在該活動(dòng)中投入的工作量；

★ 第三欄是估算欄，記錄完成每個(gè)活動(dòng)需要的總工作量以及總工期；

★ 第四欄是前置活動(dòng)，記錄活動(dòng)之間的關(guān)系，即填寫哪些完成之后該活動(dòng)才可以啟動(dòng)；

★ 第五欄是費(fèi)用預(yù)算，記錄除人力成本和采購(gòu)成本外的投入的專項(xiàng)費(fèi)用；

★ 第六欄