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淺析企業(yè)HR針對離職面談的流程方案
離職面談指的是在員工離開公司前與他進行的面談。從雇主的角度而言,離職面談的主要目的是了解員工離職的原因,以促進公司不斷改進。離職面談也是企業(yè)將離職人員的知識和經(jīng)驗轉(zhuǎn)移給其接任者的一次機會。企業(yè)甚至可以通過離職面談,來邀請離職人員為現(xiàn)有團隊就如何完成當前項目,解決現(xiàn)有問題,以及如何進行相互合作提供建議。
企業(yè)可以在有效的離職面談中獲得對自身有用的信息,以便對工作環(huán)境、企業(yè)文化、流程和系統(tǒng)、管理方式和發(fā)展模式等各個方面進行評估和改進。許多雇主之所以忽視離職面談這一大好機會,主要是因為這幾點:
由于擔心離職面談結(jié)果的潛在主觀性,公司過去沒有進行這方面的嘗試,現(xiàn)在要開始這樣做就比較困難;認為離職面談要花費不少時間;出于盡量讓公司避免受到指責的考慮。
然而,離職面談是發(fā)現(xiàn)和分析離職人員意見的絕好機會。因為通常離職人員比在職人員更加坦率、客觀,他們的意見也更富有建設(shè)性。離職人員沒有顧慮,因此,在面對一般的員工態(tài)度調(diào)查時,他們能比在職人員提供更多客觀的反饋。
首先是離職面談前準備工作,分析員工的性格特點,把握其可能的態(tài)度;了解員工近來的表現(xiàn)及變化;了解直接上級、同事對其的評價;梳理可(將)給予員工提供的機會與福利;了解員工享有的權(quán)利及應(yīng)承擔的責任等;
其次,面談所持有的態(tài)度。設(shè)法將自己的立場與被面談?wù)哒驹谕魂嚲€;面談的目的明確;在不損害企業(yè)利益的前提下,從員工利益來分析問題,但不輕下承諾。對所談內(nèi)容,特別是離職意愿不進行傳播。
第三,進行有效溝通。話題的選擇:感興趣、認同的、圍繞對方利益的;提問方式:多用為何、為什么,少用是否,敏感的話題用第三者提問;建議:以求教、征求對方意見的方式;肢體行為:目光對接交換、加入適中的身體語言而非夸張,適當模仿對方的肢體語言;語調(diào):語調(diào)平和,落音有力,避免輕視性語調(diào),可適當模仿對方的口頭禪。
第四,離職人員有權(quán)自行決定是否參加離職面談,公司不要強迫他們參加。如果有人拒絕參加離職面談,可以提供離職調(diào)查問卷,但對方同樣有權(quán)自行決定是否接受。
理想狀況下,企業(yè)應(yīng)有成文的政策來闡述離職面談的方式、時機和組織者。一些企業(yè)將這個責任交給人力資源部經(jīng)驗豐富的人員。其實,也可由直線經(jīng)理甚至主管組織離職面談。代表企業(yè)與離職者面談的人員需要接受過一般的工作面談培訓。任何面談都具有其敏感和情緒性的一面,這就要求代表公司的一方能夠成熟地管理面談,尤其是當被約談?wù)呷菀捉箲]或激動時。
此外還要根據(jù)離職面談反饋分析的結(jié)果采取行動是至關(guān)重要的。將離職面談反饋轉(zhuǎn)化為行動,是驗證和維護流程的重要性及實施效果的重要因素。通常,人力資源主管有責任將這些問題提交給公司董事會或CEO。
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