中燃OA辦公系統(tǒng)助力企業(yè)內(nèi)部管理效率提升

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　　快速發(fā)展中所面臨的挑戰(zhàn)

　　中國(guó)燃?xì)饪毓捎邢薰臼且患以谙愀勐?lián)交所上市的天然氣運(yùn)營(yíng)服務(wù)商，主要于中國(guó)大陸從事投資、經(jīng)營(yíng)、管理城市燃?xì)夤艿阑A(chǔ)設(shè)施，向居民和工業(yè)用戶輸送天然氣，建設(shè)及經(jīng)營(yíng)加油站和加氣站，開(kāi)發(fā)與應(yīng)用石油、天然氣相關(guān)技術(shù)。在中國(guó)燃?xì)舛戮趾腿w員工的共同努力下，其在企業(yè)國(guó)際化進(jìn)程和國(guó)內(nèi)市場(chǎng)拓展方面取得了飛躍式發(fā)展，繼續(xù)鞏固了中國(guó)燃?xì)庾鳛閲?guó)內(nèi)能源變革推動(dòng)者和具有前瞻性和戰(zhàn)略高度的先行者形象。

　　中國(guó)燃?xì)庠谥袊?guó)大陸區(qū)域有68家下屬項(xiàng)目公司，業(yè)務(wù)覆蓋全國(guó)，但其下屬公司很大一部分是在不同城市收購(gòu)的，所以其企業(yè)的文化背景、管理風(fēng)格、組織架構(gòu)、權(quán)責(zé)體系和信息化建設(shè)程度都有很大差異，因此帶來(lái)了管理方面的一系列問(wèn)題：

　　如何實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部對(duì)地域廣闊的下屬項(xiàng)目公司的業(yè)務(wù)管控與指導(dǎo)?

　　如何規(guī)范化組織、崗位乃至權(quán)責(zé)體系，實(shí)現(xiàn)組織架構(gòu)及崗位差異化的情況下的流程統(tǒng)一?

　　如何確保整個(gè)集團(tuán)范圍內(nèi)的成功案例與經(jīng)驗(yàn)有更好的復(fù)制的現(xiàn)實(shí)性?并實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)知識(shí)有序化?

　　如何解決全國(guó)各地項(xiàng)目公司的數(shù)據(jù)上報(bào)總部的效率和及時(shí)性?如何能確保集團(tuán)總部業(yè)務(wù)經(jīng)理收到的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)科學(xué)可信?

　　有些地區(qū)項(xiàng)目公司的企業(yè)亞文化遠(yuǎn)超過(guò)集團(tuán)的主導(dǎo)文化，較為強(qiáng)勢(shì)，管理執(zhí)行難于落地和監(jiān)督，如何在整個(gè)集團(tuán)推進(jìn)企業(yè)統(tǒng)一的主導(dǎo)文化?

　　以上問(wèn)題給中燃帶來(lái)了巨大的企業(yè)管理和業(yè)務(wù)監(jiān)控難題，何去何從?

　　明問(wèn)題、重規(guī)劃、定策略、建模型

　　面臨這些挑戰(zhàn)，中燃集團(tuán)組織專門領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)集團(tuán)公司面臨狀況進(jìn)行了充份的討論分析，明確了具體策略和行動(dòng)計(jì)劃，并做了專題立項(xiàng)。從整體上提出了本次企業(yè)變革項(xiàng)目的目標(biāo)：突破地域瓶頸，推進(jìn)共享文化，梳理規(guī)范流程。

　　在具體推動(dòng)策略上，通過(guò)從管理、IT與文化三維推動(dòng)的方式來(lái)改變當(dāng)時(shí)中燃面臨的問(wèn)題。通過(guò)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的充分討論，對(duì)本次項(xiàng)目的實(shí)施策略制定了一個(gè)實(shí)施模型：規(guī)范管理，強(qiáng)化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn);統(tǒng)一IT，打破地域界墻;滲透文化，促成觀念統(tǒng)一。

　　1) 規(guī)范管理，強(qiáng)化業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

　　基于各下屬項(xiàng)目公司的收購(gòu)或成立的歷史背景，每個(gè)企業(yè)的組織架構(gòu)以及崗位設(shè)置各不相同，因此在中燃決定對(duì)企業(yè)最為核心的業(yè)務(wù)流程、知識(shí)體系、核心業(yè)務(wù)報(bào)表、關(guān)鍵經(jīng)營(yíng)指標(biāo)、權(quán)責(zé)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的考核獎(jiǎng)勵(lì)制度進(jìn)行全面梳理與完善。

　　(1)OA辦公系統(tǒng)流程梳理

　　通過(guò)兩個(gè)月的梳理，梳理出四百多條流程，后經(jīng)討論分源優(yōu)化，固化了三百多條流程。而梳理只是第一步，在后續(xù)的IT建設(shè)過(guò)程中，將梳理出來(lái)的三百多條流程全部落地到系統(tǒng)當(dāng)中，終于實(shí)現(xiàn)了跨地域的業(yè)務(wù)審批處理，凡涉及提交總部的業(yè)務(wù)審批流程，完全可以通過(guò)單一的流程，實(shí)現(xiàn)在下屬項(xiàng)目公司內(nèi)部審批處理，在不同項(xiàng)目公司進(jìn)行討論出具體溝通意見(jiàn)，并最終提交到總部相關(guān)業(yè)務(wù)經(jīng)理審核和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核的全過(guò)程處理。

　　(2)OA系統(tǒng)知識(shí)體系：

　　中國(guó)燃?xì)獾闹R(shí)體系按各項(xiàng)目公司的綜合業(yè)務(wù)線條形成了清晰界定的知識(shí)樹(shù)，并落地于系統(tǒng)中，在多種知識(shí)管理機(jī)制的支撐下，營(yíng)造了跨地域知識(shí)經(jīng)驗(yàn)共享、促進(jìn)創(chuàng)新的氛圍。

　　(3)OA辦公系統(tǒng)核心業(yè)務(wù)報(bào)表梳理：

　　報(bào)表梳理除了梳理出有哪些核心的業(yè)務(wù)報(bào)表需要全國(guó)各地的項(xiàng)目公司提交集團(tuán)總部之外，還梳理出數(shù)據(jù)上報(bào)過(guò)程中的流程，將提交的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和審批流程規(guī)范同時(shí)界定，并通過(guò)IT支撐，在系統(tǒng)中把上報(bào)表格的數(shù)據(jù)規(guī)范，提交時(shí)間界定以及數(shù)據(jù)提交從下屬項(xiàng)目公司內(nèi)部到集團(tuán)總部各業(yè)務(wù)經(jīng)理的審批過(guò)程一并明確下來(lái)，由項(xiàng)目中配合IT實(shí)現(xiàn)的EKP系統(tǒng)支撐其在系統(tǒng)中固化并運(yùn)作起來(lái)，同時(shí)系統(tǒng)可自動(dòng)實(shí)現(xiàn)下屬公司上報(bào)數(shù)據(jù)后的統(tǒng)計(jì)匯總，并在系統(tǒng)的報(bào)表中心中按權(quán)限展示給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，作為他們決策的直接參考數(shù)據(jù)信息。

　　(4)OA關(guān)鍵經(jīng)營(yíng)指標(biāo)梳理

　　為了支持戰(zhàn)略領(lǐng)導(dǎo)層的決策，需要明確中燃經(jīng)營(yíng)管理的關(guān)鍵指標(biāo)。項(xiàng)目中專門進(jìn)行了關(guān)鍵指標(biāo)的梳理，并明確到人，由其監(jiān)督上報(bào)的各基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實(shí)與及時(shí)性。同樣通過(guò)EKP系統(tǒng)的支撐，及時(shí)展現(xiàn)在經(jīng)營(yíng)指標(biāo)中心，隨時(shí)供相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱，支持其做出科學(xué)及時(shí)的決策。

　　(5)權(quán)責(zé)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)

　　流程和知識(shí)體系的梳理理清了中國(guó)燃?xì)獾暮诵臉I(yè)務(wù)，然而與此相匹配的則是必須將流程的各業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)以及知識(shí)領(lǐng)域的權(quán)責(zé)體系明確出來(lái)，否則仍將是紊亂而無(wú)法落地實(shí)施執(zhí)行。所以在此次項(xiàng)目中對(duì)中燃的責(zé)權(quán)體系在原有基礎(chǔ)上重新進(jìn)行了梳理界定，尤其是下屬項(xiàng)目公司不同的組織架構(gòu)下，在保持一定個(gè)性的情況下，對(duì)權(quán)責(zé)體系進(jìn)行了規(guī)范化的明晰，并在EKP系統(tǒng)中進(jìn)行了相應(yīng)權(quán)責(zé)的定義和支撐。

　　(6)OA辦公系統(tǒng)考核獎(jiǎng)勵(lì)制度

　　業(yè)務(wù)體系梳理出來(lái)，必須通過(guò)制度的配套完善和落地執(zhí)行才能保障其有效和梳理出來(lái)的價(jià)值與意義，中燃項(xiàng)目組為此由人力資源部和企業(yè)管理部負(fù)責(zé)分別對(duì)崗位職責(zé)和各業(yè)務(wù)的績(jī)效考核制度體系進(jìn)行了重新梳理和制度的優(yōu)化完善，以保證項(xiàng)目的落地執(zhí)行效果。

　　2) 統(tǒng)一IT，打破地域界墻

　　基于前面分析的中燃集團(tuán)的地域問(wèn)題，隨著集團(tuán)內(nèi)各項(xiàng)目公司信息化項(xiàng)目陸續(xù)上馬，總部對(duì)各項(xiàng)目公司信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)及時(shí)獲取的需求也越來(lái)越迫切，同時(shí)總部與各項(xiàng)目公司以及公司各部門之間對(duì)信息交流的及時(shí)性要求越來(lái)越高，正是在這種背景下，中燃集團(tuán)綜合自動(dòng)化工作平臺(tái)系統(tǒng)的出現(xiàn)是順應(yīng)集團(tuán)公司迅猛發(fā)展的客觀要求，亦是集團(tuán)貫徹“全面提升，重點(diǎn)突破，打造中燃核心競(jìng)爭(zhēng)力”經(jīng)營(yíng)理念在信息化建設(shè)方面的必然結(jié)果。

　　通過(guò)項(xiàng)目組綜合討論決定，在IT方面要以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為主要手段，建成一個(gè)覆蓋集團(tuán)總部、各項(xiàng)目公司以及設(shè)計(jì)院、研究院的安全、可靠、高效、可擴(kuò)展、可管理的綜合自動(dòng)化工作平臺(tái)系統(tǒng)，提供集團(tuán)內(nèi)部之間的信息的快速交換，有效處理、協(xié)調(diào)集團(tuán)總部與各項(xiàng)目公司之間的工作，以打破地域界線，提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和科學(xué)性，為集團(tuán)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公提供完整的系統(tǒng)支持，全面提高辦公效率，從而真正打造中燃集團(tuán)“六臺(tái)合一”的數(shù)字化管理平臺(tái)：

　　企業(yè)基本通信平臺(tái)：在集團(tuán)內(nèi)部建立起基于郵件系統(tǒng)的企業(yè)基本通訊平臺(tái)，為企業(yè)提供快捷、靈活、方便的信息傳遞機(jī)制;提供短消息服務(wù)，系統(tǒng)中的工作流以及待辦事宜等信息可以發(fā)送到相關(guān)人員的手機(jī)上。

　　企業(yè)辦公協(xié)作平臺(tái)：工作流應(yīng)用系統(tǒng)的建立，實(shí)現(xiàn)公文、業(yè)務(wù)流程的工作流管理，包括對(duì)于這些應(yīng)用中產(chǎn)生的檔案的管理。

　　企業(yè)知識(shí)管理平臺(tái)：最大限度地實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部文檔、資料和其他信息的全面管理和共享，為企業(yè)提供信息的分類、過(guò)濾、推薦等多種功能。

　　企業(yè)信息發(fā)布平臺(tái)：為企業(yè)建立基于瀏覽器的Intranet 環(huán)境，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各種信息(辦公信息、文件、函件等)的統(tǒng)一管理和發(fā)布，以及個(gè)性化的服務(wù)。

　　移動(dòng)辦公平臺(tái)：通過(guò)網(wǎng)絡(luò)與通訊平臺(tái)的支持，使出差或外地人員可以隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。

　　企業(yè)信息集成平臺(tái)(數(shù)據(jù)報(bào)表中心)：辦公系統(tǒng)和企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)雙向信息集成，使企業(yè)管理人員在辦公平臺(tái)上就可以訪問(wèn)到各項(xiàng)目公司多個(gè)專業(yè)系統(tǒng)中的信息。

　　3) 文化滲透，促成統(tǒng)一觀念

　　通過(guò)大量的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的梳理和IT建設(shè)，很好地解決了跨地域和眾多項(xiàng)目公司的數(shù)據(jù)交流不及時(shí)以及業(yè)務(wù)不規(guī)范的問(wèn)題，但是要使整個(gè)集團(tuán)68家項(xiàng)目公司有著共同主導(dǎo)的企業(yè)文化，則是相關(guān)困難的，尤其那些直接收購(gòu)，并且有著較久的自己獨(dú)立經(jīng)營(yíng)歷史的項(xiàng)目公司。

　　針對(duì)此種情況變革項(xiàng)目組制訂的策略是：業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制規(guī)范，IT工具支撐引導(dǎo)，宣傳活動(dòng)柔性推動(dòng)。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，文化的形成需要一個(gè)過(guò)程，是管理思想和工作模式為組織所有成員所認(rèn)可后逐漸形成的一種統(tǒng)一的認(rèn)知和價(jià)值觀，因此需要循序漸進(jìn)的引導(dǎo)。項(xiàng)目組為促成中燃集團(tuán)的文化，在EKP系統(tǒng)中發(fā)布各種新聞和文章宣傳中燃“氣聚人和、造福社會(huì)”的發(fā)展宗旨，大力發(fā)揚(yáng)“誠(chéng)信、創(chuàng)新、合作”的中燃精神。同時(shí)配合項(xiàng)目相應(yīng)的階段，通過(guò)系統(tǒng)發(fā)布大量文章宣傳知識(shí)管理與協(xié)同工作的理念、案例和小故事，鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)表文章并對(duì)感興趣的文章進(jìn)行點(diǎn)評(píng)。很快，中燃的EKP系統(tǒng)變得火熱起來(lái)，在僅僅四個(gè)月時(shí)間的應(yīng)用過(guò)程，系統(tǒng)中便由一個(gè)全新的系統(tǒng)，而變?yōu)閮?nèi)容豐富，總部和全國(guó)項(xiàng)目公司范圍內(nèi)交流暢通的熱門工作平臺(tái)。

　　大家一上班便打開(kāi)系統(tǒng)，開(kāi)始一天的工作，在這里提交流程，吸收知識(shí)、寫(xiě)下自己的工作收獲與總結(jié)，還有在項(xiàng)目中一起搭建起來(lái)的RTX企業(yè)通訊平臺(tái)。全國(guó)各地的員工可以在天南海北之間進(jìn)行實(shí)時(shí)充份的交流，文件傳輸?shù)葴贤▍f(xié)作。

　　在項(xiàng)目結(jié)束前，項(xiàng)目組想全面的對(duì)項(xiàng)目的整體效果進(jìn)行一個(gè)綜合的檢查，于是策劃了知識(shí)競(jìng)賽。競(jìng)賽題目中包括了此次項(xiàng)目中實(shí)施的一系列措施、IT系統(tǒng)的功能、內(nèi)容，以及關(guān)于團(tuán)隊(duì)協(xié)作、知識(shí)管理等相關(guān)理念，該知識(shí)競(jìng)賽項(xiàng)目既是一次成果的展示，也給此次變革項(xiàng)目劃上了圓滿的句號(hào)。

　　由變革推動(dòng)中想到的

　　本次“管理、IT和文化”三個(gè)維度推動(dòng)的變革項(xiàng)目，從總體來(lái)說(shuō)收到以了非常了的效果。中燃高層領(lǐng)導(dǎo)袁賡認(rèn)為，“基于知識(shí)管理的協(xié)同工作平臺(tái)的建設(shè)，使中燃集團(tuán)在縮短流程審批周期、強(qiáng)化規(guī)范管理、透明管理、移動(dòng)辦公、知識(shí)積累等方面取得了明顯的成效，同時(shí)還強(qiáng)化了公司監(jiān)督管理水平、提高了員工的信息化意識(shí)和能力。”

　　在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施和推進(jìn)過(guò)程中，經(jīng)歷了很多波折，也收獲了很多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，體會(huì)著最終成功的喜悅。靜心思考，最大的心得主要有以下幾個(gè)方面：

　　(1)變革的成功首先是要進(jìn)行充分的分析，明確目標(biāo)，進(jìn)行整體的規(guī)劃和充份的準(zhǔn)備。此項(xiàng)目整個(gè)推動(dòng)過(guò)程雖然經(jīng)歷諸多波折，但最終完全按計(jì)劃完成并且達(dá)到預(yù)期的效果，而其前期的大量準(zhǔn)備工作為項(xiàng)目推進(jìn)奠定了良好的基礎(chǔ)——討論、分析、規(guī)劃、配置、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)與規(guī)避等等，都在經(jīng)過(guò)反復(fù)的思考和論證。

　　(2)企業(yè)變革的成功必須取得領(lǐng)導(dǎo)層面的支持，而支持是從各種形式體現(xiàn)的，不僅是講幾句口號(hào)。在中燃此次項(xiàng)目中，從項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)中高層領(lǐng)導(dǎo)的直接參與，到項(xiàng)目組織的人員配置、項(xiàng)目中績(jī)效機(jī)制的執(zhí)行、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的貫徹和IT系統(tǒng)應(yīng)用推廣，無(wú)一沒(méi)有中燃領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和支撐，最為經(jīng)典的是執(zhí)行總裁的一句話：“從系統(tǒng)上線的當(dāng)天開(kāi)始，我不接受任何紙質(zhì)的業(yè)務(wù)處理單，全部在系統(tǒng)中執(zhí)行審批”。這給系統(tǒng)無(wú)比強(qiáng)大的推動(dòng)力，使得系統(tǒng)一上線便迅速對(duì)大家的工作起到支撐作用，也對(duì)對(duì)員工工作模式的改變有很大的推動(dòng)作用。

　　(3)變革的推動(dòng)必須經(jīng)歷“目睹——感受——變革”的過(guò)程。本項(xiàng)目中以多種方式引導(dǎo)員工從理念上的逐步接受，到逐漸參與感受，再動(dòng)執(zhí)行落地使得項(xiàng)目推行的理念文化逐步深入人心，最終取得了良好的效果。