協同辦公系統又可稱為什么系統
在OA辦公自動化系統行業(yè)內,大家都將協同的帽子蓋到了自己的頭上,可是當用戶在正式用的時候,并沒有感覺到協同的存在,或者說并沒有想銷售人員說的那樣,帶來多大的協同感覺。雖然協同OA辦公自動化軟件已經成為當今非常重要的管理軟件,但是,事實上,真正做到真協同的還是只要少數的一些廠家,大部分還都是濫竽充數的,因為協同,已經不僅僅是技術上要解決的問題了,他更是思想上要解決的問題,如果思想上沒有跟上,技術在先進又有什么用呢。而真正能夠實現協同管理的OA辦公系統廠家一定經過千錘百煉而得出的,一定會有一個專家的指導才能做出真正的協同管理軟件。
真正的協同管理軟件是完全可以感覺到的,比如說,協同日程,我們每天都要將自己的日常安排寫在日程中,雖然這個事情很簡單,也不會浪費太多的時間和精力,但是如果在這個時間和盡力上我們都乘以協同000,我想大家就應該認識到他的差別有多大了吧,中國是人口大國,任何小事乘以13億都將是大事,如果我們每天花在輸入日程的時間只有協同分鐘,那么對于一個協同0人的公司協同0天就會浪費掉十萬分鐘的時間,也就是相當于近兩千個小時,如果以每一個月每人3000的公司來算,大概會浪費掉幾萬塊錢,難道這還不是問題所在嗎?
這就是為什么說協同OA為什么不協同的原因了,因為這一個小小的協同功能卻可以帶來如此大的問題,難怪很多用戶感覺不到協同的存在,即使因為從這些細節(jié)上的小協同功能上OA辦公自動化軟件的成家考慮不周到。
以人為本,這是社會發(fā)展永遠不變的準則,而OA協同辦公系統卻要求要由"人治"轉為"規(guī)則治",這其中是不是相互矛盾呢?答案是否定的,人治和規(guī)則治之間并沒有矛盾,相反,他們之間還存在相輔相成的良好關系,就好比,如果一個國家沒有了法律(也就是沒有了規(guī)則),那是不是這個國家就會發(fā)展的更好?但事實卻是,有一個健全的法律,這個國家才會發(fā)展的更快、更穩(wěn),所以在企業(yè)當中,規(guī)則一定要想法律學習,既要保證每一個人的權益,又要形成一種良好的循環(huán)體系,這就是OA系統的終極目標。
雖然目前OA系統還無法達到像法律一樣的健全,但是有了OA系統卻會發(fā)展的更好,這也就是我們一直追求的:沒有最好,只有更好。通過OA系統,企業(yè)內部可以形成一種優(yōu)良的工作系統,在這個工作系統中,員工可以順理成章的完成自己的任務,權責明確,相互協作,各司其職,同時,企業(yè)的文檔、信息、資料可以得到統一的管理,最大化的共享,使內部知識快速傳播,提高每一個人的解決問題的能力。
以人為本就是要做到優(yōu)勝劣汰,一只蒼蠅可以壞了一鍋粥,通過規(guī)則可以據蒼蠅與千里之外,如果大家都認真履行規(guī)則,那么整個團體都會健康發(fā)展,而不能接收規(guī)則的人就是社會上的不法分子,也是受到規(guī)則壓迫的,最后走向滅忙的也是這些害群之馬。所以規(guī)則治的團隊才是真正的以人為本,如果只是以直面上的以人為本來衡量,那就是沒有找到問題的本質。
企業(yè)主要以業(yè)務為主,很難有太多心思用在瑣碎的用品管理上。從員工日常辦公所需的筆記本、筆、鼠標等,到用品損壞、缺乏需要進行采購,往往涉及其全部生命周期管理,耗時耗力。oa協同辦公系統智能化管理,幫助企業(yè)解決辦公用品管理難點,提高辦公效率。
1.分類管理,減少浪費
企業(yè)的辦公用品種類繁多,如果沒有妥善的管理,很容易出現丟失現象,從而造成浪費。通過系統的用品管理模塊,將所有的辦公用品進行分類,統一錄入到系統中去,如用品名稱、類別、編號、規(guī)格、初始數量等。簡化管理的紛雜局面,減少不必要的浪費。
2.申請便捷,及時領用
傳統紙質申請,需要找領導申請,同意并簽完字之后才能使用,若領導不在公司只能等。電子化OA系統申請流程,只需在系統里填寫表單,提交給領導審批即可領用,即使領導出差也可以通過手機及時審批。
3.庫存不足,主動提醒
如果部分用品用完了,管理員卻未及時檢查,從而可能會影響工作進度。如何才能避免這樣的問題呢?通過系統設置庫存最低預警數量提醒,當庫存達到最低警示數量時,用品管理員會收到系統的主動提醒,并及時進行采購補充。
4.跟蹤管理,確保歸還
很多企業(yè)會出現辦公用品“有借無還”的現象,系統里的每一個用品都有唯一的編號,通過該編號就可以追蹤到申請領用人。并且當員工填寫用品領用單時,都需要寫上歸還時間,明確是個人使用還是部門使用,以便追蹤到責任人,確保用品歸還?!?/p>
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