Web2.0與上海OA信息化系統

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        所謂知識管理系統，指能夠協助組織完成知識管理活動和過程（知識的獲取、評估、存儲、傳遞、利用和創(chuàng)新）的IT工具，其主要發(fā)揮兩個作用，第一，進行顯性知識的管理；第二，提供隱性知識的顯性化和隱性知識共享的環(huán)境。
    縱觀國內的知識管理系統，將那些“偽知識管理系統”除外，即便號稱功能強勁、有專業(yè)知識管理軟件廠商開發(fā)的系統，在具體的企業(yè)應用中，也有許多沒有發(fā)揮作用或者發(fā)揮了很少的作用。知識管理中心（Knowledge Management Center）關于知識管理系統和軟件有一個基本的判斷：知識管理系統是知識管理實施中的“保健”因素：好的知識管理系統不能導致組織知識管理實施的成功，而一個不好、不合適的知識管理系統一定會成為知識管理實施的障礙。
    在傳統的知識管理系統設計和規(guī)劃中，都以企業(yè)的工作和任務展開，都以傳統的控制、監(jiān)督為根本目標，而知識管理實施卻需要知識工作者的自動、自發(fā)性，需要知識工作者的了解、信任為基礎，在這方面，傳統的知識管理系統發(fā)揮的作用比較有限。而且，正如前面所說，知識管理系統的兩個作用中，對顯性知識的管理（顯性知識也可以等同于部分信息）這部分做的相對比較好，但為隱性知識的管理創(chuàng)造環(huán)境方面，傳統的知識管理系統很難令人滿意。
    在互聯網上，web2.0成為一個被追捧的概念。Web2.0更多的強調了對每個個體的尊重，強調用戶產生內容（UGC），強調社群、分享的理念。這些理念與組織知識管理的實施和要求正好不謀而合，例如知識管理中最基礎的因素是對知識工作者的尊重，因為對知識工作者尊重就是對知識、對知識的創(chuàng)造和知識產權的尊重，這類似于web2.0對于個體的尊重；用戶產生內容（UGC）類似于企業(yè)中所有的知識共享都必須是有不同流程、不同職位的員工產生，因為只有他們在工作的第一線，他們產生的知識才是真正有價值的；例如知識共享需要知識工作者首先要了解，要建立信任，而了解和信任的最好的工具是社群，這也正是web2.0強調的概念和工具。
案例一、社會性書簽（Social Bookmarks）
    與互聯網的用戶分布而言，公司內部的知識管理系統采用web2.0的理念和思想更有價值，因為在任何組織內，每個人的崗位、背景是明確的、可知的，這一點在互聯網上就很難做到。從一個例子可以看出，web2.0理念在企業(yè)知識管理系統更容易見到效果，我們都知道社會性書簽（Social Bookmarks），中文也翻譯成網摘，比較知名的有美味書簽、furl等，國內也有許多這方面的應用，例如百度的搜藏（cang.Baidu.com）、新浪的VIVI（vivi.sina.com.cn），yahoo、google和許許多多網站都有類似的功能。在初始的時候，中國的網站為了訪問量，大部分都有一個網摘的首頁，我們發(fā)現最后這些首頁的內容都淪落為八卦、聳人聽聞的標題和大大小小的站長們自我宣傳的舞臺，失去了其本身的意義。社會性書簽（Social Bookmarks）的理念在于每個人方便自己的使用，因為每個人都有幾天前甚至幾個小時前看到的覺得有價值的信息和知識，現在再找的時候卻不知道到了哪里，還需要花費大量的時間尋找，浪費了時間。通過收藏，自己可以設置多個緯度的分類（tag），自己可以寫自己的評論，這樣下次再用的時候可以方面的找到。另一個方面，每個個體的收藏對于你的同事也是一種知識共享，共享了你的見解、判斷。如果你知道你的老板、你佩服得某位同事在讀什么或者關注什么內容，那么你就可以學習。通過大量的同事，你就可以知道每個領域大家的關注方向。在組織內部，由于不同人之間的關系，所以大部分人都不可能搜集一些亂七八糟的東西，避免了互聯網上最后淪落成八卦和“標題黨”當道的情況。
案例二：博客（blog）
    再以博客（blog）為例，從另外的角度說，博客（blog）的產生初期就是作為一種便捷的個人信息和知識傳版的工具，通過這種簡單、方面的工具，每個人都可以將自己的想法、見解和觀點分享出來。我們有一個客戶，他們在管理實踐中有要求員工每天做工作日志的要求，但這個要求初期的時候很難進行下去，因為原來的方式是工作日志每個人都要寫，然后自己的上級可以查看，這樣的結果是有的人寫的很長但言之無物，有的人就寫一兩句話應付，而大部分經理很忙，很難每天去評價下屬的日志是否與其工作相符，是否真正有價值，最后這個工作只能不了了之。而且整個工作日志系統功能特別復雜，許多人反映上班好幾個月了仍然不會使用。后來通過博客（blog）的方式，規(guī)定了日志的形式，并且將日志公開（在部門、項目組內），這樣的結果是每個人寫日志的時候首先不能隨意亂說，不能將不是自己做的工作寫到自己的內容中，因為有同事在看，你寫了不是你的內容都不好意思。另一方面是提高了日志的質量，因為知識工作者都需要尊重，如果你的同事看到你每天都沒有收獲或者對工作沒有思考，那么就會懷疑你的個人能力。并且通過RSS的方式，經理們可以很方便的看到他重點關注的員工的所思、所想、所做。在實踐中，博客（blog）這種簡單易行的方式可以用在企業(yè)管理的各個方面。只要你將它作為一種為企業(yè)服務的工具。
案例三：web2.0促進知識共享
    再以知識共享為例，在實施知識管理的組織中，知識共享是一個永恒的話題。大部分企業(yè)的情況是，掌握知識最多的人都是那些領導、骨干，他們也最忙。這也就是所有的知識共享障礙調查中，沒有時間去共享都是最重要阻礙的原因。的確，在中國急速變動和激烈競爭的環(huán)境中，你要求每個經理每天、每周去共享幾篇文檔是不現實也不可能實現的任務。這時候怎么辦，“基于問題的共享”。采用類似于百度知道（zhidao.baidu.com）模式，提問-回答的模式，在提問以前先查詢該類問題以前有沒有問過，如果沒有你提出你的問題。與互聯網相比，企業(yè)內部的提問目的性可以更強，在百度的模式下是提問后就等著有人來回答，然后你再確定那些回答合適，因為你不知道誰是這方面的專家，誰善長你提出的問題，但在組織內部，這樣的系統可以自動的將你提的問題發(fā)給一個或者幾個專家（這些專家是企業(yè)的經理或者骨干），這樣可以將問題推到這些專家跟前，正好是他們擅長的問題，共享就可以實現。前提還在于要確定誰是專家，這就需要結合組織的架構和知識社區(qū)，這樣知識管理的整個系統就都搭建起來了。
結論
    Web2.0的工具和技術還有很多，wiki、掘客（digg）、社會性網絡分析（SNA）、播客（Podcasting）、AJAX、點評類工具等等，在可以預見的未來，這些工具還將層出不窮。所以，在知識管理的實施中，Web2.0首先是一種思想和理念的更新：充分的尊重每個個體，尊重每個知識工作者，通過激發(fā)他們的創(chuàng)造性和幫助他們的學習、成長，從而促進組織的知識傳承和創(chuàng)新。在知識管理系統和軟件的規(guī)劃、設計、實施中，如果能夠吸收web2.0的理念和方法，則可以起到事半功倍的效果，極大的推動知識管理的實施。