經(jīng)銷商如何建立自己的檔案管理系統(tǒng)求解

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　　泛普軟件認為：經(jīng)銷商管理系統(tǒng)所匯總出來的消費組成將能直觀的說明當?shù)氐南M特性及走向趨勢。這是用來向企業(yè)展示經(jīng)銷商對當?shù)厍闆r了解程度的重要工具。 在這里，我們更進一步，則需要了解的消費者本身。 “究竟是誰來消費產(chǎn)品的?” “誰是購買?” “在哪里購買?”…… 而了解消費者的目的是了解價格。 這里所說的價格，是消費者接受的價格，注意不是目前代理產(chǎn)品的價格。 “消費者自己消費時，愿意承受的價格是多少?” “消費者送禮時，愿意承受的價格是多少?” …… 這是我們用來分析市場的價格波浪模型。因為只有當產(chǎn)品價格與消費者可接受價格相吻合時，產(chǎn)品的銷量才是最大的。而其峰值是與產(chǎn)品的使用場合與目的密切相關。如果產(chǎn)品價格偏離，銷量上升的空間是有限的。 這是經(jīng)銷商用來調(diào)整產(chǎn)品結構，選擇新產(chǎn)品的重要工具。

第二塊：行業(yè)市場的基礎資料： 本行業(yè)在本地的發(fā)展概況，市場總容量，發(fā)展趨勢，目前已有的競爭者，行業(yè)發(fā)展趨勢。 資料來源：通過省市一級的行業(yè)協(xié)會或是工商部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)就可查到。 結合本地的消費特性，分析出本行業(yè)在本地的未來發(fā)展趨勢文字說明。為經(jīng)銷商及廠家的未來發(fā)展及宣傳重點做依據(jù)和參考。也是計算市場容量的重要依據(jù)。 在這里，對品牌的進一步分析，則需要經(jīng)銷商收集各企業(yè)的產(chǎn)品賣點，廣告宣傳重點，廣告?zhèn)鞑シ绞?，主要促銷手段等方面的資料。 這是向企業(yè)要政策的重要依據(jù)。

第三塊：客戶基礎資料。 本區(qū)域內(nèi)各種商業(yè)通路終端的總體情況，經(jīng)銷商目前的覆蓋率，下線客戶資料 資料來源：這些就要靠自己的業(yè)務人員在日常的工作中積累了。 XX城市流通結構比重發(fā)展趨勢： 分別列出當前年度及上年度，經(jīng)銷商所經(jīng)銷的某單個產(chǎn)品在各流通領域的銷量占比分析： 作為基礎行業(yè)知識的各KA背景及發(fā)展方向類的資料，可直接到當?shù)氐腒A門店索取或是向上游企業(yè)的KA管理部門索取。編定成冊，以供業(yè)務人員學習使用。 然后根據(jù)下設二批商或是零售終端的大小類別，分別制作單個檔案表格，內(nèi)容主要由以下單元組成： 基礎的客戶檔案不但能讓經(jīng)銷商更家有效的掌握客戶組成狀況，還能將整合出來的資料變換成資源，在和廠家進行談判時，一整套充分詳實的客戶資料能更加有效的說明經(jīng)銷商的實力和市場基礎，以及對這個市場所擁有的管理能力。此外，通過檔案中的客戶資金能力，倉儲情況等資料，還能計算出在旺季時的分流備貨能力，把零售終端的倉庫變成經(jīng)銷商的分倉，提升更多的備貨量，獲取更多廠家備貨配送資源。 這也是經(jīng)銷商考核內(nèi)部管理水平的重要依據(jù)。

第四塊：市場運作資料。 XX產(chǎn)品的鋪貨及銷量情況： 這張表格是要直接掛在業(yè)務人員辦公室里的，讓相關業(yè)務人員能直觀的看到其負責的工作所在，時時提醒業(yè)務人員還有那些方面是要加強與補充的。 XX產(chǎn)品在重要/主要終端的陳列及終端活化情況： 這張表也是直接掛在業(yè)務人員辦公室的，具體的陳列及終端活化情況直接體現(xiàn)了相關業(yè)務人員的工作成績。“實際”一攔也是可以是老板在每次市場走訪之后來親自填寫。時刻提醒業(yè)務人員還有那些工作需要去做的，這比把業(yè)務人員叫進老板辦公室說一頓要有的效的多。 XX產(chǎn)品的計劃通路結構與實際通路對比， 以某食品為例： 較為合理的通路結構部署： 從這兩張表上就不難看出，這個經(jīng)銷商的通路結構更多的還停留批發(fā)團購等傳統(tǒng)通路上，對逐漸將占據(jù)主導零售地位的大型賣場及連鎖便利店重視不夠。每個產(chǎn)品的通路結構和比重都是有所區(qū)別的，經(jīng)銷商要想讓所有的經(jīng)銷產(chǎn)品都賺錢，就得分門別類的對每個產(chǎn)品的通路結構狀況作出分析，并及時調(diào)整。 這張表一般是與廠家的駐地業(yè)務人員 共同制定更新的，從全局的高度來看某產(chǎn)品的市場工作狀況，也是向廠家爭取市場投入的重要依據(jù)。(一般來說，經(jīng)銷商的市場工作達到一定標準的基礎上，廠家才會考慮市場投入) XX產(chǎn)品的年度促銷計劃一覽表： 這張表是要與廠家代表共同來制定的，分別標明線上廣告與線下活動所起到的預期作用與針對方向，注意線上廣告投入與線下活動的相結合，發(fā)揮最大的市場拉動作用。從總體上明確廠家對市場的整體建設規(guī)劃及起動步驟。再者，明確雙方的費用承擔情況，避免后期扯皮。 XX產(chǎn)品的X月度促銷狀況一覽表： 這張表是年度促銷計劃的月度細化分解圖，便于業(yè)務人員作為制定月度工作計劃的重要依據(jù)。 經(jīng)銷商的資料檔案系統(tǒng)的應用 經(jīng)銷商的資料檔案系統(tǒng)基本上就是上述的四大塊，制作完成后，經(jīng)銷商首先要根據(jù)資料重要性及保密性，要區(qū)分出那些資料是完全公開的，那些是限級別查閱的，那些又是僅限老板自己的看的。 這么一套資料建立之后，可不是鎖在老板檔案柜里就萬事大吉了，關鍵在于如何去運用這套檔案系統(tǒng)去發(fā)揮其應有的左右。
 

一般來說，經(jīng)銷所整理編寫的檔案資料系統(tǒng)主要可用于以下幾個方面：
1) 便于經(jīng)銷商的業(yè)務人員及廠家駐地人員的快速全面的熟悉市場狀況，特別是出現(xiàn)新員工進入或是區(qū)域管理輪換的時候。
2) 陳列促銷一覽表之類市場運作資料作為督促考核業(yè)務人員工作的直觀表現(xiàn)形式和依據(jù)。
3) 鋪貨/陳列計劃的制定依據(jù)。
4) 銷量的預算及分解。
5) 市場容量及發(fā)展趨勢的分析與測算。
6) 產(chǎn)品結構調(diào)整或工作重心調(diào)整的依據(jù)。
7) 前面有提過，擁有完整的市場資料檔案系統(tǒng)，一方面是向上游企業(yè)包裝了自己，另一方面也是面向員工展現(xiàn)了經(jīng)銷企業(yè)化的發(fā)展方向與實際動作，從而吸引更多優(yōu)秀員工加入。

泛普軟件關于經(jīng)銷商的檔案管理系統(tǒng)，還有幾個補充點：
a) 這套檔案系統(tǒng)不是老板一個人或是丟給幾個業(yè)務人員就能做的出來的，而是要全員投入，根據(jù)各人所掌握的資訊狀況，各劃一塊去分頭收集整理。
b) 檔案的建立工作也不是一勞永逸，市場時時刻刻都在變，而是要根據(jù)檔案不同的屬制定相應的更新完善頻率。
c) 員工要花許多的時間和精力來收集整理這些數(shù)據(jù)資料，有的可能還是在工作時間之外做的，付出就要有回報，及時的讓參與收集制作的員工分享到這套資料檔案，讓業(yè)務人員切身感受這套檔案系統(tǒng)給工作帶來的便利性與使用性，有了利益點。員工才能有興趣進行檔案持續(xù)的更新與完善工作。 現(xiàn)在我們所談的這套看起來有點復雜的檔案管理系統(tǒng)，也許現(xiàn)在有許多經(jīng)銷商看起來覺得沒有多大的必要性或是認為過于領先了，也有些經(jīng)銷商認為自己的腦袋最好使，但隨著市場競爭格局的改變，要想生存和發(fā)展，科學化規(guī)范化直至企業(yè)化的已是必然，這套檔案管理系統(tǒng)在不遠的未來就是象營業(yè)執(zhí)照一樣屬于經(jīng)銷商必備品了。