經銷商如何建立自己的檔案管理系統求解

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　　泛普軟件認為：經銷商管理系統所匯總出來的消費組成將能直觀的說明當地的消費特性及走向趨勢。這是用來向企業(yè)展示經銷商對當地情況了解程度的重要工具。 在這里，我們更進一步，則需要了解的消費者本身。 “究竟是誰來消費產品的?” “誰是購買?” “在哪里購買?”…… 而了解消費者的目的是了解價格。 這里所說的價格，是消費者接受的價格，注意不是目前代理產品的價格。 “消費者自己消費時，愿意承受的價格是多少?” “消費者送禮時，愿意承受的價格是多少?” …… 這是我們用來分析市場的價格波浪模型。因為只有當產品價格與消費者可接受價格相吻合時，產品的銷量才是最大的。而其峰值是與產品的使用場合與目的密切相關。如果產品價格偏離，銷量上升的空間是有限的。 這是經銷商用來調整產品結構，選擇新產品的重要工具。

第二塊：行業(yè)市場的基礎資料： 本行業(yè)在本地的發(fā)展概況，市場總容量，發(fā)展趨勢，目前已有的競爭者，行業(yè)發(fā)展趨勢。 資料來源：通過省市一級的行業(yè)協會或是工商部門的統計數據就可查到。 結合本地的消費特性，分析出本行業(yè)在本地的未來發(fā)展趨勢文字說明。為經銷商及廠家的未來發(fā)展及宣傳重點做依據和參考。也是計算市場容量的重要依據。 在這里，對品牌的進一步分析，則需要經銷商收集各企業(yè)的產品賣點，廣告宣傳重點，廣告?zhèn)鞑シ绞剑饕黉N手段等方面的資料。 這是向企業(yè)要政策的重要依據。

第三塊：客戶基礎資料。 本區(qū)域內各種商業(yè)通路終端的總體情況，經銷商目前的覆蓋率，下線客戶資料 資料來源：這些就要靠自己的業(yè)務人員在日常的工作中積累了。 XX城市流通結構比重發(fā)展趨勢： 分別列出當前年度及上年度，經銷商所經銷的某單個產品在各流通領域的銷量占比分析： 作為基礎行業(yè)知識的各KA背景及發(fā)展方向類的資料，可直接到當地的KA門店索取或是向上游企業(yè)的KA管理部門索取。編定成冊，以供業(yè)務人員學習使用。 然后根據下設二批商或是零售終端的大小類別，分別制作單個檔案表格，內容主要由以下單元組成： 基礎的客戶檔案不但能讓經銷商更家有效的掌握客戶組成狀況，還能將整合出來的資料變換成資源，在和廠家進行談判時，一整套充分詳實的客戶資料能更加有效的說明經銷商的實力和市場基礎，以及對這個市場所擁有的管理能力。此外，通過檔案中的客戶資金能力，倉儲情況等資料，還能計算出在旺季時的分流備貨能力，把零售終端的倉庫變成經銷商的分倉，提升更多的備貨量，獲取更多廠家備貨配送資源。 這也是經銷商考核內部管理水平的重要依據。

第四塊：市場運作資料。 XX產品的鋪貨及銷量情況： 這張表格是要直接掛在業(yè)務人員辦公室里的，讓相關業(yè)務人員能直觀的看到其負責的工作所在，時時提醒業(yè)務人員還有那些方面是要加強與補充的。 XX產品在重要/主要終端的陳列及終端活化情況： 這張表也是直接掛在業(yè)務人員辦公室的，具體的陳列及終端活化情況直接體現了相關業(yè)務人員的工作成績。“實際”一攔也是可以是老板在每次市場走訪之后來親自填寫。時刻提醒業(yè)務人員還有那些工作需要去做的，這比把業(yè)務人員叫進老板辦公室說一頓要有的效的多。 XX產品的計劃通路結構與實際通路對比， 以某食品為例： 較為合理的通路結構部署： 從這兩張表上就不難看出，這個經銷商的通路結構更多的還停留批發(fā)團購等傳統通路上，對逐漸將占據主導零售地位的大型賣場及連鎖便利店重視不夠。每個產品的通路結構和比重都是有所區(qū)別的，經銷商要想讓所有的經銷產品都賺錢，就得分門別類的對每個產品的通路結構狀況作出分析，并及時調整。 這張表一般是與廠家的駐地業(yè)務人員 共同制定更新的，從全局的高度來看某產品的市場工作狀況，也是向廠家爭取市場投入的重要依據。(一般來說，經銷商的市場工作達到一定標準的基礎上，廠家才會考慮市場投入) XX產品的年度促銷計劃一覽表： 這張表是要與廠家代表共同來制定的，分別標明線上廣告與線下活動所起到的預期作用與針對方向，注意線上廣告投入與線下活動的相結合，發(fā)揮最大的市場拉動作用。從總體上明確廠家對市場的整體建設規(guī)劃及起動步驟。再者，明確雙方的費用承擔情況，避免后期扯皮。 XX產品的X月度促銷狀況一覽表： 這張表是年度促銷計劃的月度細化分解圖，便于業(yè)務人員作為制定月度工作計劃的重要依據。 經銷商的資料檔案系統的應用 經銷商的資料檔案系統基本上就是上述的四大塊，制作完成后，經銷商首先要根據資料重要性及保密性，要區(qū)分出那些資料是完全公開的，那些是限級別查閱的，那些又是僅限老板自己的看的。 這么一套資料建立之后，可不是鎖在老板檔案柜里就萬事大吉了，關鍵在于如何去運用這套檔案系統去發(fā)揮其應有的左右。
 

一般來說，經銷所整理編寫的檔案資料系統主要可用于以下幾個方面：
1) 便于經銷商的業(yè)務人員及廠家駐地人員的快速全面的熟悉市場狀況，特別是出現新員工進入或是區(qū)域管理輪換的時候。
2) 陳列促銷一覽表之類市場運作資料作為督促考核業(yè)務人員工作的直觀表現形式和依據。
3) 鋪貨/陳列計劃的制定依據。
4) 銷量的預算及分解。
5) 市場容量及發(fā)展趨勢的分析與測算。
6) 產品結構調整或工作重心調整的依據。
7) 前面有提過，擁有完整的市場資料檔案系統，一方面是向上游企業(yè)包裝了自己，另一方面也是面向員工展現了經銷企業(yè)化的發(fā)展方向與實際動作，從而吸引更多優(yōu)秀員工加入。

泛普軟件關于經銷商的檔案管理系統，還有幾個補充點：
a) 這套檔案系統不是老板一個人或是丟給幾個業(yè)務人員就能做的出來的，而是要全員投入，根據各人所掌握的資訊狀況，各劃一塊去分頭收集整理。
b) 檔案的建立工作也不是一勞永逸，市場時時刻刻都在變，而是要根據檔案不同的屬制定相應的更新完善頻率。
c) 員工要花許多的時間和精力來收集整理這些數據資料，有的可能還是在工作時間之外做的，付出就要有回報，及時的讓參與收集制作的員工分享到這套資料檔案，讓業(yè)務人員切身感受這套檔案系統給工作帶來的便利性與使用性，有了利益點。員工才能有興趣進行檔案持續(xù)的更新與完善工作。 現在我們所談的這套看起來有點復雜的檔案管理系統，也許現在有許多經銷商看起來覺得沒有多大的必要性或是認為過于領先了，也有些經銷商認為自己的腦袋最好使，但隨著市場競爭格局的改變，要想生存和發(fā)展，科學化規(guī)范化直至企業(yè)化的已是必然，這套檔案管理系統在不遠的未來就是象營業(yè)執(zhí)照一樣屬于經銷商必備品了。