影響企業(yè)內(nèi)部會(huì)議效果的六大因素

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   面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境，為確保企業(yè)內(nèi)部溝通交流及時(shí)有效，為確保解決企業(yè)內(nèi)部問題的快捷高效，在企業(yè)當(dāng)中，無(wú)論對(duì)于員工還是管理人員而言，都會(huì)參加這樣或那樣的會(huì)議，因?yàn)闀?huì)議是解決企業(yè)內(nèi)部問題和進(jìn)行良好溝通的重要平臺(tái)之一。而在現(xiàn)實(shí)中，有的企業(yè)雖然開的會(huì)議頻次比較高，但往往存在議而不決、決而得不到及時(shí)執(zhí)行等現(xiàn)象，這給企業(yè)管理帶來(lái)很大被動(dòng)。

在這里，主要針對(duì)企業(yè)內(nèi)部會(huì)議而言，所以未談起邀請(qǐng)、入住安排、飲食安排、禮儀與迎送等內(nèi)容，以下內(nèi)容供參考。

那么，影響企業(yè)內(nèi)部會(huì)議效果的六大因素是什么呢？

一、從缺乏會(huì)議實(shí)施的原則性與靈活性相結(jié)合方面，談?dòng)绊憰?huì)議效果。比如：有的會(huì)議制度缺乏計(jì)劃性與規(guī)范性即缺乏會(huì)議的原則性，因?yàn)殡m然有會(huì)議制度，但其管理人員總是喜歡隨時(shí)召開會(huì)議，然后臨時(shí)通知參會(huì)人員開會(huì)，致使參會(huì)人員立即放下正在忙的工作或從家里急急忙忙趕來(lái)參加會(huì)議，在這種情況下開會(huì)容易使得參會(huì)人員缺少必要的會(huì)議準(zhǔn)備，容易造成開會(huì)時(shí)參會(huì)人員以聽為主甚至腦子里正在考慮剛才的事情而不是會(huì)議的內(nèi)容，進(jìn)而影響會(huì)議效果；而有的企業(yè)管理人員基本全部按照會(huì)議制度執(zhí)行即缺乏靈活性，即便遇到需要馬上解決的問題，依然按照會(huì)議制度執(zhí)行，使得急需解決的問題得以拖延或使得問題擴(kuò)大化。當(dāng)然，現(xiàn)實(shí)中企業(yè)管理人員往往能夠做到會(huì)議實(shí)施的原則性與靈活性相結(jié)合，但更多地需要結(jié)合自身企業(yè)在不同時(shí)間不同地點(diǎn)把握好會(huì)議實(shí)施的原則性與靈活性的度，以此來(lái)提高會(huì)議的效果。

二、從參會(huì)人員角度來(lái)淺析五點(diǎn)影響會(huì)議效果的情況。一是會(huì)議主持人缺少或缺乏主持會(huì)議的能力與技巧，無(wú)法控制會(huì)議局面；二是應(yīng)該參加會(huì)議的重要人員缺席或雖然參加但在會(huì)議進(jìn)展時(shí)做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情；三是參加會(huì)議的人員有遲到、早退或打電話等影響會(huì)場(chǎng)秩序的現(xiàn)象；四是在會(huì)議過程中，參會(huì)人員出現(xiàn)情緒化，引發(fā)當(dāng)面爭(zhēng)吵等情況；五參會(huì)人員在參加會(huì)議前未做會(huì)議準(zhǔn)備。

三、從會(huì)議安排與開展的方式和方法不適當(dāng)影響會(huì)議的效果。比如：安排會(huì)議時(shí)間不合適；把不適合會(huì)議討論的內(nèi)容放在會(huì)議上討論；在無(wú)關(guān)緊要的問題上討論時(shí)間過長(zhǎng)而導(dǎo)致討論主要議題時(shí)缺少時(shí)間；會(huì)議上對(duì)討論后確定的議題和任務(wù)未明確執(zhí)行人和執(zhí)行時(shí)間；未考慮參會(huì)人員的實(shí)際情況，會(huì)議上討論的議題超出參會(huì)人員所控范圍等等。

四、從缺乏會(huì)議上所需的設(shè)備和設(shè)施等影響會(huì)議的效果。比如：對(duì)于一些表格和圖片等內(nèi)容過多時(shí)，需要用電腦和投影儀，但現(xiàn)場(chǎng)缺少；甚至有的會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)缺少必要的會(huì)議文件及資料等。

五、從會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境不適宜的角度來(lái)談?dòng)绊憰?huì)議的效果。比如：因天然太熱，會(huì)議室未開窗通風(fēng)或開空調(diào)降溫，造成參會(huì)人員都大汗淋漓，如此會(huì)影響會(huì)議效果；選擇會(huì)議地點(diǎn)處噪音比較高，致使參會(huì)人員之間聽不清討論內(nèi)容，也會(huì)影響會(huì)議效果等等。

六、從缺少對(duì)會(huì)議上確定內(nèi)容的檢查、跟蹤、反饋，致使會(huì)議后未得到落實(shí)，進(jìn)而失去會(huì)議的效果。

通過了解影響會(huì)議效果的主要因素，進(jìn)而在會(huì)議執(zhí)行時(shí)做到原則性與靈活性相結(jié)合并把握好度、改進(jìn)會(huì)議安排與開展的方式和方法、提高參加會(huì)議人員的工作效率、根據(jù)實(shí)際情況準(zhǔn)備必要的設(shè)施、在條件允許的情況下盡可能提供優(yōu)越的會(huì)議環(huán)境、做好會(huì)議上確定內(nèi)容的檢查跟蹤與反饋，為提高企業(yè)內(nèi)部會(huì)議質(zhì)量與效果打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，進(jìn)而使得企業(yè)內(nèi)部溝通與交流順暢無(wú)阻，使得解決企業(yè)內(nèi)部問題更加高效。