離散性企業(yè)深圳OA實施能力研究與分析(下)

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實施深圳OA流程分析

六、實施深圳OA流程分析

(一)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分析

深圳OA系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括貨品、客戶、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及相對變動較少的價格體系基礎(chǔ)數(shù)據(jù);動態(tài)數(shù)據(jù)包括內(nèi)部帳和往來帳：存貨帳、應(yīng)收帳、預(yù)付帳、應(yīng)付帳、預(yù)收帳、保管帳、業(yè)務(wù)帳等。由于這些數(shù)據(jù)是動態(tài)變動的，所以期初的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)需要在系統(tǒng)切換時錄入，然后再納入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理方案。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是深圳OA系統(tǒng)中最常用、最基本的數(shù)據(jù)，它對系統(tǒng)的正常運行起著決定性的因素。因此對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理操作必須非常嚴(yán)格?；A(chǔ)數(shù)據(jù)管理員在進行增、刪、改等操作時，必須填寫申請表格，經(jīng)過有關(guān)部門許可后方可進行相關(guān)操作。

1、產(chǎn)品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：產(chǎn)品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)包括總公司所有經(jīng)營的商品，是深圳OA系統(tǒng)使用的主要數(shù)據(jù)之一，也是深圳OA系統(tǒng)最重要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。增加新的產(chǎn)品，必須填寫《首次經(jīng)營商品審批表》，經(jīng)質(zhì)量管理部部門批準(zhǔn)后方可在系統(tǒng)中進行增加操作。貨品的停用，必須由有關(guān)部門同意后，方可在系統(tǒng)中進行停用操作。1)采購人員在購進新商品時，發(fā)現(xiàn)有新貨品時手工填寫《首次經(jīng)營貨品申請表》。經(jīng)計劃采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《首次經(jīng)營貨品申請表》的內(nèi)容在深圳OA系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。2)使用深圳OA系統(tǒng)過程中，任何人員發(fā)現(xiàn)貨品信息出現(xiàn)變動或需要修改貨品基礎(chǔ)信息時，需填寫《商品信息變更申請表》。經(jīng)質(zhì)量管理部主管人員批準(zhǔn)后交給信息中心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《商品信息變更申請表》的內(nèi)容在深圳OA系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。

2、所使用的表單：《首次經(jīng)營商品審批表》、《貨品信息修改申請表》。作用：新增商品信息或修改商品信息時，錄入深圳OA系統(tǒng)的依據(jù)主要數(shù)據(jù)項：編號、分類編碼、商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、進口/合資/國產(chǎn)、批準(zhǔn)文號/注冊證號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、GMP、儲存條件、效期、代理、代理部門、國家定價/地方定價/自行定價、批發(fā)價、零售價等。票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請(填寫申請表)，報主管人員批準(zhǔn)后交數(shù)據(jù)管理員，由數(shù)據(jù)管理員錄入計算機。

3、數(shù)據(jù)編碼：貨品卡片涉及到成本、銷售、毛利、應(yīng)收帳、應(yīng)付帳等核算管理;涉及到企業(yè)對業(yè)務(wù)部門、業(yè)務(wù)員的考核管理。因此需要保持完整性、準(zhǔn)確性和連續(xù)性。所有貨品編碼全部參照集團總部統(tǒng)一制定的原則編制。

4、供應(yīng)商數(shù)據(jù)：供應(yīng)商包括國外、國內(nèi)的生產(chǎn)廠家、商業(yè)企業(yè)等，供應(yīng)商同商品一樣貫穿整個業(yè)務(wù)流程。無論是銷售、財務(wù)，還是倉庫等，都需要對供應(yīng)商進行管理考核。因此，供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理水平直接反映出企業(yè)對負(fù)債和權(quán)益的管理狀況，因此需要建立一整套嚴(yán)格的供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理制度來約束與供應(yīng)商相關(guān)的各個業(yè)務(wù)流程。1)采購業(yè)務(wù)員在新供應(yīng)商處購進商品后，填寫《首營企業(yè)審批表》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《首營企業(yè)審批表》的內(nèi)容在深圳OA系統(tǒng)里錄入數(shù)據(jù)。2)使用深圳OA系統(tǒng)過程中，采購部人員發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商信息出現(xiàn)變動或需要修改，需填寫《供應(yīng)商信息變更申請表》，并經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、質(zhì)量管理部主管人員審批簽字批準(zhǔn)后交給基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員。由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員根據(jù)《供應(yīng)商信息變更申請表》的內(nèi)容在深圳OA系統(tǒng)里修改數(shù)據(jù)。

5、所使用的表單《首營企業(yè)審批表》、《供應(yīng)商信息修改申請表》作用：新增供應(yīng)商信息或修改供應(yīng)商基礎(chǔ)信息時，錄入深圳OA系統(tǒng)的依據(jù)。主要數(shù)據(jù)項：編號、供應(yīng)商名稱、集團內(nèi)外、境外/合資/國產(chǎn)、性質(zhì)等信息。票據(jù)流：由相關(guān)人員提出申請(填寫申請表)，報主管人員批準(zhǔn)后交基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員，由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員錄入計算機。

(二)、采購計劃與進貨合同

1、采購人員依據(jù)庫存下限報警自動生成的采購計劃，或根據(jù)庫存動態(tài)表及緊急要貨等情況人工統(tǒng)計采購計劃，提出采購申請。公司代理品種和重點銷售品種由公司采購部負(fù)責(zé)購進。進貨計劃、合同由其代理部門制定，但要通過公司采購部的審核并進行備案。采購員根據(jù)采購計劃聯(lián)系貨源，同供應(yīng)商簽訂進貨合同。采購員將進貨合同交給部門負(fù)責(zé)人進行審核，審核通過后交給進貨合同管理員，由合同管理員將合同錄入深圳OA系統(tǒng)。采購部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系的供應(yīng)商---索取相關(guān)文件資料質(zhì)管部確立數(shù)據(jù)文件是否完備，如不全要求補充完備，完備則數(shù)據(jù)可以進入系統(tǒng)。作為供應(yīng)商的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

2、崗位職責(zé)：1)采購員職責(zé)：根據(jù)庫存上下限報警自動生成的采購計劃，結(jié)合上年同期銷售情況、本期期初庫存、本期購進、本期銷售、當(dāng)前庫存、本期未執(zhí)行合同和資金情況等數(shù)據(jù)提出采購申請或修改采購計劃。計劃采購的品種，聯(lián)系供應(yīng)商。建立、修改、維護供應(yīng)商資料檔案;確保資料的準(zhǔn)確無誤;采購部業(yè)務(wù)員經(jīng)審批確定新建立合作關(guān)系供應(yīng)商-----索取相關(guān)的文件資料，根據(jù)提供的采購申請，積極尋找、組織貨源;合理安排進貨，與供應(yīng)商簽訂進貨合同并將合同及時送交合同管理員;修改庫存報警的庫存下限;向進貨合同管理員送交審核后的進貨合同。2)采購負(fù)責(zé)人職責(zé)：負(fù)責(zé)組織討論采購計劃的可行性;及時了解采購計劃的執(zhí)行情況，解決采購計劃執(zhí)行過程中的問題;審核采購合同。3)進貨合同管理員職責(zé)：合同管理員依據(jù)采購員送達的審核后的進貨合同，進行內(nèi)容審查，條款是否完整等，發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系采購員進行修正。如有異議，向采購負(fù)責(zé)人匯報。將合同內(nèi)容錄入計算機，并將原始合同妥善保管備查。合同管理員應(yīng)在合同執(zhí)行期內(nèi)，經(jīng)常性檢查合同履行情況。如合同內(nèi)容未執(zhí)行完卻又終止時，及時溝通領(lǐng)導(dǎo)查明未執(zhí)行合同的原因。將合同統(tǒng)一編號、裝訂成冊，存檔備查。及時了解合同完成和執(zhí)行情況。4)質(zhì)管部管理員職責(zé)：確立數(shù)據(jù)、文件是否完備，完備則輸入系統(tǒng)。不完備則要求數(shù)據(jù)補充完整后再輸入系統(tǒng)。

3、表單票據(jù)說明：1)原始票據(jù)：業(yè)務(wù)合同是用于記錄與供應(yīng)商的責(zé)、權(quán)、利關(guān)系。數(shù)據(jù)項包括時間、簽定地點、品名、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(含稅)、總金額、包裝、備注、合同甲乙雙方的基本信息。方案：在深圳OA系統(tǒng)中以電子形式保存(原始采購記錄)。2)系統(tǒng)單據(jù)：進貨計劃是記錄計劃采購明細(xì)。方案：由庫存下限報警自動生成。3)進貨合同：是采購員與供應(yīng)商簽訂的貨品購銷合同，合同管理員將其錄入深圳OA系統(tǒng)，作為進貨的依據(jù)。它以兩種形式存在，一種是原始書面資料，一種是深圳OA系統(tǒng)的內(nèi)部計算機單據(jù)。

(三)、銷售作業(yè)流程

1、 銷售流程說明：銷售人員根據(jù)客戶的要貨計劃或電話登記要貨情況，要提供書面的《要貨計劃單》并經(jīng)部門經(jīng)理審核的單據(jù)給客戶服務(wù)部的銷售開票員進行開票。在填寫時要確定下列信息：

 銷售模式、結(jié)算方式、客戶要貨的品種、規(guī)格、產(chǎn)地、數(shù)量、價格或扣率、發(fā)貨方式和運輸?shù)攸c。確定客戶的名稱和業(yè)務(wù)員。如果是新客戶或發(fā)生客戶情況的變更應(yīng)該先按照客戶管理流程辦理相應(yīng)的審批手續(xù)。銷售業(yè)務(wù)員必須在《要貨計劃單》標(biāo)明本筆銷售業(yè)務(wù)現(xiàn)金和月結(jié)銷售。開票員在接到銷售業(yè)務(wù)員的《要貨計劃單》后，按照規(guī)定的時間進行銷售開票。對于超出信用額度過或可銷庫存不夠的要貨計劃及時與銷售業(yè)務(wù)員溝通，并根據(jù)溝通情況在系統(tǒng)中繼續(xù)開票或作廢記錄。

 目前對信譽額度實行松散管理，在開票時開票員檢查信譽額度，如果超出時系統(tǒng)出現(xiàn)提示，在確定后仍可以繼續(xù)開票。但是系統(tǒng)對在每周開票過程中出現(xiàn)報警的客戶提供統(tǒng)計，供操作員實時查詢。對于部門代理品種，在銷售開票時，將對其對應(yīng)的部門、客戶、業(yè)務(wù)員進行檢查，如檢查未獲通過，將不能對此品種進行開票。開票員應(yīng)及時與《要貨計劃單》進行核對后按照產(chǎn)品先進先出、近效先出的原則開票再保存確定銷售清單并打印。銷售結(jié)算員根據(jù)銷售清單上的銷售模式項“現(xiàn)金/月結(jié)銷售”方式，月結(jié)銷售使用簽發(fā)物流指令，并在銷售清單蓋現(xiàn)金/月結(jié)銷售專用財務(wù)章。

2、崗位職責(zé)：1)銷售人員職責(zé)：根據(jù)客戶的要貨情況提供準(zhǔn)備的《要貨計劃單》;對于客戶、商品、價格等與系統(tǒng)存在差異的情況及時轉(zhuǎn)入相關(guān)的審批流程，進行核對無誤，并通過及所在業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后將《要貨計劃單》轉(zhuǎn)給開票員;及時將確認(rèn)后的銷售及時進行結(jié)算;2)銷售開票員職責(zé)：根據(jù)經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理審批后要貨計劃在系統(tǒng)中進行銷售開票;打印銷售清單，并進行核對;刪除錯誤銷售單;3)銷售結(jié)算員職責(zé)：銷售結(jié)算員依據(jù)銷售清單在清單上加蓋財務(wù)專用章，在深圳OA系統(tǒng)中簽發(fā)物流指令準(zhǔn)許庫房配貨。每天工作結(jié)束后，及時將相關(guān)單據(jù)傳達給相關(guān)部門和相關(guān)人員。

3、表單：1)《要貨計劃單》(手工填寫)。表單聯(lián)次：共兩聯(lián)第一聯(lián)聯(lián)業(yè)務(wù)留存、第二聯(lián)轉(zhuǎn)開票。表單用途：登記客戶的要貨情況并把信息傳遞給開票員。主要數(shù)據(jù)項目：訂貨客戶、日期、商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單位、單價、金額、送貨備注、發(fā)票類型、銷售方式、結(jié)算方式等。2)《銷售清單》。表單聯(lián)次：共五聯(lián)分別為：存根聯(lián)、部門財務(wù)聯(lián)、公司財務(wù)聯(lián)、質(zhì)量擔(dān)保聯(lián)、隨貨同行聯(lián)。表單用途：發(fā)貨清單是商業(yè)銷售時的內(nèi)部流轉(zhuǎn)單據(jù);銷售結(jié)算員在倉庫聯(lián)蓋發(fā)貨章并進行分單;存根聯(lián)留存?zhèn)洳椋块T財務(wù)聯(lián)、公司財務(wù)聯(lián)轉(zhuǎn)給財務(wù)記帳，隨貨同行聯(lián)通過業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)給倉庫作復(fù)核出庫用，質(zhì)量擔(dān)保聯(lián)在加蓋質(zhì)量章后作為質(zhì)量擔(dān)保書用。主要數(shù)據(jù)項目：購貨方、日期、貨號、商品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額、批發(fā)價、零售價、扣率、產(chǎn)地、批準(zhǔn)文號、批號、效期、備注。3)《銷售發(fā)票》。表單聯(lián)次：共四聯(lián)分別為：存根聯(lián)、部門財務(wù)聯(lián)、公司財務(wù)聯(lián)、客戶發(fā)票聯(lián)、客戶計稅聯(lián)。流轉(zhuǎn)方式：發(fā)票打印4聯(lián)，存根聯(lián)自留，部門財務(wù)聯(lián)做回款勾對，公司財務(wù)一聯(lián)作結(jié)算用，客戶一聯(lián)作發(fā)票，一聯(lián)作計稅用。主要數(shù)據(jù)項目：購貨方、日期、貨號、商品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額、批發(fā)價、零售價、扣率、產(chǎn)地、批準(zhǔn)文號、批號、效期、備注。

深圳OA是建立在先進的理念與管理模式上，具有行業(yè)中最具普遍性的標(biāo)準(zhǔn)流程控制，公司應(yīng)用了深圳OA最具特征的、主要的管理方法，有效地集成企業(yè)主要資源和需求信息，能為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的實用管理平臺。其整個系統(tǒng)實現(xiàn)了對物流、資金流、信息流的集成管理，實現(xiàn)了從計劃到訂單到采購、從采購到銷售、從業(yè)務(wù)到財務(wù)、從產(chǎn)品到客戶的一體化管理。這是一個復(fù)雜的管理過程，公司經(jīng)過詳盡的需求規(guī)劃和流程分析優(yōu)化后的“實用型深圳OA”卻用一種集成的、多功能的、新穎統(tǒng)一的模式來實現(xiàn)這些復(fù)雜的管理，這些都是對深圳OA管理軟件的突破。