深圳OA項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)分析及其七大預(yù)防措施

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企業(yè)的條件無論多優(yōu)越，所做的準(zhǔn)備無論多充分，實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)仍然存在。在深圳OA系統(tǒng)的實(shí)施周期中，各種影響因素隨時(shí)都可能發(fā)生變化。如何有效地管理和控制風(fēng)險(xiǎn)是保證深圳OA系統(tǒng)實(shí)施成功的重要環(huán)節(jié)之一。

深圳OA項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)

通常人們?cè)诳紤]失敗的因素時(shí)，一般著重于對(duì)實(shí)施過程中眾多因素的分析，而往往忽視項(xiàng)目啟動(dòng)前和實(shí)施完成后深圳OA系統(tǒng)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于深圳OA項(xiàng)目而言，風(fēng)險(xiǎn)存在于項(xiàng)目的全過程，包括項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目預(yù)準(zhǔn)備、實(shí)施過程和系統(tǒng)運(yùn)行。歸納起來，深圳OA項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾方面：

1.缺乏規(guī)劃或規(guī)劃不合理：

2.項(xiàng)目預(yù)準(zhǔn)備不充分，表現(xiàn)為硬件選型及深圳OA軟件選擇錯(cuò)誤;

3.實(shí)施過程控制不嚴(yán)格，階段成果未達(dá)標(biāo);

4.設(shè)計(jì)流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié);

5.實(shí)施效果未做評(píng)估或評(píng)估不合理;

6.系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)不完善，存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患;

7.災(zāi)難防范措施不當(dāng)或不完整，容易造成系統(tǒng)崩潰。

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防

1.戰(zhàn)略規(guī)劃

企業(yè)是否存在一個(gè)五年的IT系統(tǒng)規(guī)劃?隨著社會(huì)的信息化，IT系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)不僅是工具，更是技術(shù)手段。深圳OA作為IT系統(tǒng)的重要組成部分，服務(wù)于企業(yè)的長期規(guī)劃，是長期規(guī)劃的手段和保證。深圳OA的目標(biāo)源于IT系統(tǒng)規(guī)劃，是評(píng)價(jià)深圳OA系統(tǒng)成敗的基本標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)依據(jù)IT系統(tǒng)規(guī)劃，明確深圳OA系統(tǒng)的實(shí)施范圍和實(shí)施內(nèi)容。

2.項(xiàng)目預(yù)準(zhǔn)備

確定硬件及網(wǎng)絡(luò)方案、選擇深圳OA系統(tǒng)和評(píng)估咨詢合作伙伴是該階段的三項(xiàng)主要任務(wù)，也是深圳OA系統(tǒng)實(shí)施的三大要素。硬件及網(wǎng)絡(luò)方案直接影響系統(tǒng)的性能、運(yùn)行的可靠性和穩(wěn)定性;深圳OA系統(tǒng)功能的強(qiáng)弱決定企業(yè)需求的滿足程度;咨詢合作伙伴的工作能力和經(jīng)驗(yàn)決定實(shí)施過程的質(zhì)量及實(shí)施成效。

3.項(xiàng)目實(shí)施控制

在深圳OA系統(tǒng)實(shí)施中，通常采用項(xiàng)目管理技術(shù)對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行控制和管理。有效的實(shí)施控制表現(xiàn)在科學(xué)的實(shí)施計(jì)劃、明確的階段成果和嚴(yán)格的成果審核。不僅如此，有效的控制還表現(xiàn)在積極的協(xié)調(diào)和通暢的信息傳遞渠道。實(shí)施深圳OA的組織機(jī)構(gòu)包括：指導(dǎo)委員會(huì)、項(xiàng)目經(jīng)理、外部咨詢顧問、IT部門、職能部門的實(shí)施小組和職能部門的最終用戶。部門之間協(xié)調(diào)和交流得好壞決定實(shí)施過程的工作質(zhì)量和工作效率。目前，在企業(yè)缺乏合適的項(xiàng)目經(jīng)理的條件下，這一風(fēng)險(xiǎn)尤其明顯和嚴(yán)重。

4.業(yè)務(wù)流程控制

企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組是在項(xiàng)目實(shí)施的設(shè)計(jì)階段完成的。流程中的控制和監(jiān)督環(huán)節(jié)保證深圳OA在正式運(yùn)行后，各項(xiàng)業(yè)務(wù)處于有效的控制之中，避免企業(yè)遭受人為損失。設(shè)計(jì)控制環(huán)節(jié)時(shí)，要兼顧控制和效率。過多的控制環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)流程冗余勢(shì)必降低工作效率。而控制環(huán)節(jié)不足又會(huì)有業(yè)務(wù)失控的風(fēng)險(xiǎn)。

5.項(xiàng)目實(shí)施效果

雖然項(xiàng)目評(píng)估是深圳OA實(shí)施過程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。但這并不意味著項(xiàng)目評(píng)估不重要。相反，項(xiàng)目評(píng)估的結(jié)果是深圳OA實(shí)施效果的直接反映。正確地評(píng)價(jià)實(shí)施成果，離不開清晰的實(shí)施目標(biāo)、客觀的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的評(píng)價(jià)方法。目前普遍存在著忽視項(xiàng)目評(píng)估的問題。忽視項(xiàng)目評(píng)估將帶來實(shí)施小組不關(guān)心實(shí)施成果這一隱患。這正是深圳OA項(xiàng)目的巨大風(fēng)險(xiǎn)所在。

6.系統(tǒng)安全管理

系統(tǒng)安全包括：操作系統(tǒng)授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限、應(yīng)用系統(tǒng)功能權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、病毒的預(yù)防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、主機(jī)房的安全管理規(guī)章、系統(tǒng)管理員的監(jiān)督，等等。目前，企業(yè)中熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員較少，計(jì)算機(jī)接入Internet的也不多。因此，在實(shí)施深圳OA系統(tǒng)時(shí)，普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。諸如：用戶不注意口令保密、超級(jí)用戶授權(quán)多人等。缺乏安全意識(shí)的直接后果是系統(tǒng)在安全設(shè)計(jì)上存在著漏洞和缺陷。近年來，不斷有報(bào)章披露銀行或企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被非法入侵的消息，這給企業(yè)敲響了警鐘。

7.意外事故或?yàn)?zāi)難

水災(zāi)、火災(zāi)、地震等不可抗拒的自然災(zāi)害會(huì)給深圳OA系統(tǒng)帶來毀滅性的打擊。企業(yè)正式啟用深圳OA系統(tǒng)后，這種破壞將直接造成業(yè)務(wù)交易的中斷，給企業(yè)帶來不可估量的損失。未雨綢繆的策略和應(yīng)對(duì)措施是降低這一風(fēng)險(xiǎn)的良方。如建立遠(yuǎn)程備份和恢復(fù)機(jī)制;在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不能正常工作的情況下，恢復(fù)手工處理業(yè)務(wù)的步驟和措施。（IT863）