深圳OA實(shí)施如脫韁野馬 里程碑式管理立奇功

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近幾天我煩躁得直想罵人，我是公司深圳OA項(xiàng)目實(shí)施負(fù)責(zé)人，每天的四處救火差點(diǎn)讓我崩潰。深圳OA項(xiàng)目正處于失控的邊緣狀態(tài)，項(xiàng)目像遇到了一個(gè)黑洞，不斷地吞噬著項(xiàng)目組的時(shí)間。在項(xiàng)目開始時(shí)，我匆忙了解需求后就開始著手做，也沒有分具體什么階段，到最后要上線和試運(yùn)行的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度完全失控。

深圳OA實(shí)施業(yè)內(nèi)流傳著這樣一句令人心酸的話：“計(jì)劃不如變化快，做的不如想得快”。因此，深圳OA實(shí)施管理不當(dāng)將極容易造成進(jìn)度失控，這將會(huì)導(dǎo)致兩個(gè)問題:一是質(zhì)量無法控制，二是時(shí)間無法控制。因?yàn)轫?xiàng)目進(jìn)度的延遲總是在快到計(jì)劃結(jié)束的時(shí)刻暴露出來，結(jié)果是誰也不知道到底什么時(shí)候才能夠結(jié)束項(xiàng)目。

 一.為什么深圳OA實(shí)施易如脫韁野馬失控？

目前，深圳OA實(shí)施一直有一個(gè)令人困惑的難題，就是如何確保實(shí)施進(jìn)度管理。實(shí)施進(jìn)度控制是深圳OA項(xiàng)目重要的一環(huán)，也可以說是最艱難的工作之一。深圳OA實(shí)施進(jìn)度失控受到很多因素影響，主要有以下幾種情況：

（1）缺少進(jìn)度指路明燈

當(dāng)我們?cè)诼飞闲凶叩臅r(shí)候，會(huì)在沿途觀看路標(biāo)，當(dāng)?shù)竭_(dá)某一個(gè)路標(biāo)時(shí)，我們便知道還有多少路或多少時(shí)間才能夠到達(dá)終點(diǎn)。這些路標(biāo)是我們?cè)诼贸讨械睦锍瘫?，讓我們可以清楚地知道目前所在地離開目的地有多遠(yuǎn)，也讓我們能估算何時(shí)才能夠到達(dá)目的地。

因此，對(duì)于在路上行走的我們，可以通過路邊的里程碑這一個(gè)簡(jiǎn)單工具來獲知自己的進(jìn)度信息。當(dāng)進(jìn)行深圳OA實(shí)施的時(shí)候，我們也需要建立深圳OA實(shí)施的里程碑，使我們知道實(shí)施的進(jìn)度。里程碑是深圳OA實(shí)施不可忽視的一部分，通常意味一個(gè)時(shí)間點(diǎn)上可交付成果的完成，好的里程碑管理就像一張地圖指示我們走向項(xiàng)目目標(biāo)的進(jìn)度。

（2）實(shí)施進(jìn)度估算準(zhǔn)確性差

深圳OA實(shí)施進(jìn)度控制面臨的最大挑戰(zhàn)是實(shí)施進(jìn)度估算準(zhǔn)確性差。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在對(duì)深圳OA實(shí)施進(jìn)度與成本估算時(shí)，大多數(shù)項(xiàng)目實(shí)際完成時(shí)間超過估算進(jìn)度的50%到100%。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)分析，要想對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行有效的估算，必須抓好以下兩個(gè)方面：一是項(xiàng)目計(jì)劃的可操作性，這是進(jìn)度估算的基礎(chǔ)。二是要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行合理的度量，這樣才能夠獲得項(xiàng)目的真實(shí)進(jìn)展情況，并對(duì)項(xiàng)目估算做出相應(yīng)調(diào)整。

（3）前松后緊，缺乏有效監(jiān)管和控制

一般人在工作時(shí)都有前松后緊的習(xí)慣，深圳OA實(shí)施因?yàn)榉彪s的事情太多，更容易出現(xiàn)前松后緊的現(xiàn)象。因此，強(qiáng)制規(guī)定在某段時(shí)間內(nèi)做什么，應(yīng)該完成什么任務(wù)，合理分配工作任務(wù)，細(xì)化管理粒度是非常重要的事情。對(duì)復(fù)雜的深圳OA實(shí)施項(xiàng)目而言，每一階段的進(jìn)度都需要逐步逼近目標(biāo)，而里程碑模式的產(chǎn)出“交付物”就是每一步逼近的結(jié)果，也是控制的對(duì)象。因此，沒有里程碑報(bào)告，中間想知道“現(xiàn)在進(jìn)度做的怎么樣了”是很困難的。

（4）沒有盡早發(fā)現(xiàn)延期風(fēng)險(xiǎn)

在深圳OA實(shí)施中進(jìn)度延期發(fā)現(xiàn)得越晚，留給后期挽回的余地也越少，而且對(duì)于實(shí)施造成的損失也越大。里程碑式深圳OA實(shí)施可根據(jù)每個(gè)階段產(chǎn)出結(jié)果分期確認(rèn)成果，避免血本無歸。例如通過早期里程碑評(píng)審一般可以提前發(fā)現(xiàn)進(jìn)度是否有延誤，以便及時(shí)調(diào)整。

二．什么是里程碑式實(shí)施管理？

一般來說，在深圳OA實(shí)施開始時(shí)實(shí)施經(jīng)理都會(huì)對(duì)實(shí)施進(jìn)度制定一個(gè)詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃。通常情況下，這需要采用一些具體的實(shí)施技術(shù)，最常用的技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃和里程碑計(jì)劃。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃是任務(wù)導(dǎo)向，以工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)為基礎(chǔ)；里程碑計(jì)劃是目標(biāo)導(dǎo)向，以目標(biāo)分解結(jié)構(gòu)(OBS)為基礎(chǔ)。有時(shí)兩種方法可以混合使用，如在網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃中設(shè)置里程碑。

（1）什么是里程碑式管理？

里程碑是一個(gè)目標(biāo)導(dǎo)向模式，它表示為了達(dá)到特定的目標(biāo)需要完成的一系列活動(dòng)。里程碑模式是通過建立目標(biāo)里程碑和檢驗(yàn)各個(gè)里程碑的達(dá)成效率，來控制項(xiàng)目進(jìn)展以保證實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)。

深圳OA實(shí)施中有三個(gè)與時(shí)間相關(guān)的重要概念，分別是：檢查點(diǎn)、里程碑和基線。檢查點(diǎn)是指在規(guī)定的時(shí)間間隔內(nèi)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，比較實(shí)際進(jìn)度與估算計(jì)劃之間的差異，并根據(jù)差異進(jìn)行各種資源的調(diào)整。我們可以將檢查點(diǎn)看作是一個(gè)固定“采樣”時(shí)點(diǎn)，而時(shí)間間隔根據(jù)項(xiàng)目周期長(zhǎng)短不同而不同。里程碑是指一個(gè)具有特定重要性的事件，通常代表項(xiàng)目工作中一個(gè)重要階段的完成。在里程碑處，通常要進(jìn)行檢查。基線則是指一個(gè)設(shè)置在項(xiàng)目不同時(shí)間點(diǎn)上通過正式評(píng)審而進(jìn)入正式受控的一種（里程碑）參考基準(zhǔn)。

三者的關(guān)系是：重要的檢查點(diǎn)就是里程碑，重要的并需要實(shí)施雙方正式確認(rèn)的里程碑，就是基線。有一句通俗的話是這樣描述：沒有檢查點(diǎn)，工作難進(jìn)展，不設(shè)里程碑，項(xiàng)目往后推，基線不評(píng)審，雙方吃不準(zhǔn)。

（2）怎樣才算是一個(gè)實(shí)施里程碑？

里程碑是深圳OA實(shí)施周期內(nèi)的某一特定時(shí)刻、正式的事件，也是階段性目標(biāo)。簡(jiǎn)單的說，實(shí)施里程碑是指完成一個(gè)階段工作后可以看到部分結(jié)果的檢查點(diǎn)。一般來說，在深圳OA實(shí)施過程中，我們都會(huì)經(jīng)過一定的流程或階段，例如需求搜集階段、需求分析階段、業(yè)務(wù)流程分析、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置階段。這些階段都會(huì)產(chǎn)生一個(gè)結(jié)果，每一個(gè)結(jié)果的完結(jié)說明我們已經(jīng)完成了這一階段的工作。

因此，深圳OA實(shí)施計(jì)劃是以里程碑為界限，將整個(gè)實(shí)施周期劃分為若干階段，里程碑是實(shí)施階段性工作完成的標(biāo)志。對(duì)于任何一個(gè)里程碑都應(yīng)該給于認(rèn)真的檢查、審定和批準(zhǔn)，例如每到一個(gè)里程碑處，應(yīng)及時(shí)對(duì)前段工作進(jìn)行小結(jié)，并對(duì)后續(xù)工作進(jìn)行調(diào)整，這種方式非常有利于整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的動(dòng)態(tài)調(diào)整，也利于項(xiàng)目質(zhì)量的監(jiān)督。如需求分析完畢、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備完畢、業(yè)務(wù)流程整理完畢等都可以被定義為一個(gè)里程碑，每一個(gè)里程碑都需要對(duì)完成情況進(jìn)行驗(yàn)收。所以，高效的管理方式應(yīng)是在里程碑中間設(shè)置大量的檢查點(diǎn)，這些檢查點(diǎn)應(yīng)要細(xì)分到一旦檢查點(diǎn)出現(xiàn)問題不至于在進(jìn)度上失控。

（3）里程碑可為實(shí)施進(jìn)度預(yù)留緩沖時(shí)間

使用里程碑模式還有一個(gè)好處，就是將大項(xiàng)目分成若干里程碑式的重要階段時(shí)，可在各重要階段之間預(yù)留有緩沖時(shí)間。使用緩沖時(shí)間，可以很好的在項(xiàng)目未來實(shí)際執(zhí)行進(jìn)度和預(yù)計(jì)進(jìn)度之間取得平衡。一般來說，在深圳OA實(shí)施項(xiàng)目中我們需要為意外事故保留總實(shí)施1/3的時(shí)間，即“緩沖時(shí)間”。緩沖時(shí)間有助于一個(gè)深圳OA項(xiàng)目適應(yīng)意料之外的事件，例如緩沖時(shí)間可以用于彌補(bǔ)進(jìn)度延誤，這種應(yīng)付突發(fā)事件的緩沖時(shí)間是每一個(gè)主要里程碑的一部分。

（4）警惕只問結(jié)果的里程碑陷阱

眾所周知，里程碑是項(xiàng)目進(jìn)度控制中的一個(gè)極為重要的概念，也正因?yàn)槿绱耍藗內(nèi)菀走^于依賴?yán)锍瘫?，反而使?xiàng)目進(jìn)度落空。里程碑陷阱表現(xiàn)為在里程碑被設(shè)定以后，認(rèn)為里程碑是目標(biāo)管理，是只問結(jié)果不計(jì)過程，從而忽視對(duì)過程的監(jiān)控而導(dǎo)致項(xiàng)目里程碑不能按期達(dá)到。實(shí)際上，各項(xiàng)實(shí)施活動(dòng)彼此是有關(guān)聯(lián)的，一個(gè)里程碑的延遲會(huì)導(dǎo)致連鎖反應(yīng)，甚至可能導(dǎo)致項(xiàng)目工期的失控。

三．建立里程碑式深圳OA實(shí)施模式的步驟

有位管理大師說過，成功的里程碑管理必須做好三件事情，就是確定，分配和追蹤里程碑。簡(jiǎn)單來說，其精髓是將深圳OA實(shí)施項(xiàng)目劃分成若干個(gè)子項(xiàng)目或若干個(gè)子階段，然后通過每一階段對(duì)各人員角色職責(zé)的考核和監(jiān)管，以保證實(shí)施過程的進(jìn)度和質(zhì)量。

（1）劃分若干個(gè)子項(xiàng)目，設(shè)立里程碑式檢查點(diǎn)

項(xiàng)目計(jì)劃以里程碑為界限劃分為若干階段，根據(jù)完成情況適當(dāng)?shù)恼{(diào)整每一個(gè)較小的階段的任務(wù)量和完成的任務(wù)時(shí)間。在此模式下因?yàn)榘醋禹?xiàng)目或子階段來劃分里程碑，每一個(gè)子項(xiàng)目都會(huì)經(jīng)過一定的穩(wěn)定化階段，當(dāng)再進(jìn)入到第二個(gè)子項(xiàng)目的時(shí)候，就是在基于前一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定的子項(xiàng)目基礎(chǔ)之上，這樣就將風(fēng)險(xiǎn)或進(jìn)度延期的累加分散到最低。以局部的進(jìn)度控制和質(zhì)量控制來保證整體實(shí)施過程的穩(wěn)定，使得質(zhì)量和進(jìn)度得以很好的控制，這就是里程碑模式的優(yōu)秀之處。例如將項(xiàng)目按階段劃分成幾大環(huán)節(jié)，如項(xiàng)目準(zhǔn)備、項(xiàng)目啟動(dòng)、需求分析、系統(tǒng)建立、正式上線、輔助運(yùn)行等。

（2）每個(gè)具體的里程碑應(yīng)與具體角色責(zé)任相關(guān)聯(lián)

里程碑模式是項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度管理模式的一種，必然會(huì)包括績(jī)效管理。就是說需要做的第一件事情就是確定每個(gè)里程碑的責(zé)任人，在里程碑中應(yīng)清楚地定義每一個(gè)階段的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、負(fù)責(zé)人和階段應(yīng)要提交的成果。

因此，里程碑是實(shí)施經(jīng)理進(jìn)行實(shí)施進(jìn)度控制的主要依據(jù)，里程碑一旦確定，各相應(yīng)負(fù)責(zé)人應(yīng)確保按時(shí)交付成果，這樣既便于明確各個(gè)角色責(zé)權(quán)范圍，也有利于按時(shí)完成任務(wù)。因此，基于里程碑的質(zhì)量控制必然會(huì)演變成對(duì)角色的績(jī)效質(zhì)量控制，從而達(dá)到對(duì)實(shí)施質(zhì)量的控制，

（3）確保里程碑有可驗(yàn)證的標(biāo)準(zhǔn)

我們經(jīng)?？吹皆S多深圳OA實(shí)施進(jìn)度管理，都像模像樣地設(shè)立了里程碑。但實(shí)際上，最大的問題就在于許多里程碑沒有設(shè)定相應(yīng)的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)。在深圳OA項(xiàng)目中設(shè)立里程碑是為了檢查進(jìn)度的完成情況，如果沒有設(shè)定驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)也就等于沒有里程碑管理。因此，需要給出一個(gè)清晰的驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)，用來驗(yàn)證是否完成了里程碑。

驗(yàn)證的標(biāo)準(zhǔn)包括時(shí)間安排、任務(wù)安排、進(jìn)度變化調(diào)整。當(dāng)項(xiàng)目缺乏驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)施就難以得到保障。因此，大多數(shù)深圳OA項(xiàng)目進(jìn)度失控的主要原因就是在于沒有制定可驗(yàn)證的標(biāo)準(zhǔn)。

（4）里程碑成果應(yīng)要得到雙方確認(rèn)

深圳OA系統(tǒng)實(shí)施通常需要三至六個(gè)月，甚至長(zhǎng)達(dá)一年時(shí)間。在這漫長(zhǎng)過程中，控制項(xiàng)目進(jìn)度確保整個(gè)實(shí)施過程能夠按照預(yù)計(jì)的時(shí)間表進(jìn)行，對(duì)項(xiàng)目的成敗至關(guān)重要。所以，里程碑績(jī)效報(bào)告必須要得到雙方的確認(rèn)。在沒有得到雙方確認(rèn)的階段性績(jī)效成果時(shí)，繼續(xù)開展下一階段的工作對(duì)實(shí)施會(huì)帶來莫大的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)槿魏蔚墓ぷ鞫伎赡鼙豢蛻敉品?，可能變成廢物，或需要不斷進(jìn)行修改。這不但浪費(fèi)實(shí)施組員的時(shí)間及士氣，更嚴(yán)重的會(huì)延誤項(xiàng)目進(jìn)度，導(dǎo)致項(xiàng)目超時(shí)、超支。（IT168）