泛普ThinkOne-OA企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案

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泛普OA系統(tǒng)-OA企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)解決方案
一、OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的作用
OA辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)除了生產(chǎn)控制之外的信息處理與管理的集合。對于單位的領導來說，OA是決策支持系統(tǒng)，能夠為領導提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者來說，OA是信息管理系統(tǒng)；而對于普通管理者來說，OA又是業(yè)務處理系統(tǒng)。OA能夠為企業(yè)的管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快的工作。

規(guī)范管理，提高工作效率：
通過工作流系統(tǒng)，員工不用拿著各種文件、申請、單據(jù)（比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批）在各部門之間跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些工作都可在網(wǎng)絡上進行。一些處理彈性大而不易規(guī)范的工作流程也可變得井然有序。同時由于系統(tǒng)設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據(jù)實際情況來調(diào)整不合理的環(huán)節(jié)，為企業(yè)流程的重組提供有效的事實依據(jù)。

節(jié)省運營成本：
OA平臺最主要的特點之一是實現(xiàn)無紙化辦公，無紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

消除信息孤島、資源孤島：
OA協(xié)同辦公平臺的協(xié)同性可以徹底消除由于企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。

實現(xiàn)知識傳播：
實現(xiàn)企業(yè)對其最重要資產(chǎn)――知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應用。完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

提高企業(yè)競爭力、凝聚力：
員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業(yè)的單位的內(nèi)部凝聚力將大大增強。

二、泛普OA系統(tǒng)-OA的功能特點
泛普OA系統(tǒng)-OA協(xié)同辦公平臺不但繼承了傳統(tǒng)OA產(chǎn)品的所有優(yōu)秀特性，并在此基礎上增加了更齊全的功能模塊，極大地擴大了應用的覆蓋面。

☆ 適用，符合日常辦公習慣
適用性是系統(tǒng)設計的第一原則，泛普OA系統(tǒng)-OA站在最終用戶的立場上，在適用操作、業(yè)務處理、功能展示等一系列問題上進行了深入研究。

☆ 成熟性與先進性
產(chǎn)品采用三層結構模式，系統(tǒng)開發(fā)采用微軟目前最成熟先進的.net技術，數(shù)據(jù)庫采用微軟的SQL SERVER 2000既保證當前系統(tǒng)的高可靠運行，又使系統(tǒng)能夠適應未來技術的發(fā)展，滿足業(yè)務不斷變化的需要。

支持工作流筆跡留痕、手寫簽名、電子公章。

☆ 安全、可靠、穩(wěn)定性
系統(tǒng)在實際運行中可能含有大量的用戶機密信息，需要對使用信息進行嚴格的權限管理。系統(tǒng)采用分級管理、統(tǒng)一授權和全面安全跟蹤等方式進行權限管理。

☆開放性與可擴展性
系統(tǒng)采用開放的可擴充模塊結構，保證以后可以方便地升級以及在同一平臺上擴充其他業(yè)務功能。

☆ 高度自定義
系統(tǒng)的組織機構、職務角色、工作表單、工作流程、桌面顯示風格、甚至部分功能模塊也可由用戶自定義。

☆ 易學易用易管理
系統(tǒng)采用B/S，客戶端通過IE瀏覽器訪問，功能設計直觀，操作簡便，復雜的功能模塊內(nèi)即有使用說明，用戶使用基本無需培訓。

☆ 支持集團辦公模式
支持支持集團辦公，集團各機構之間的用戶可以允許或禁止互相訪問。

☆ 支持與erp系統(tǒng)的連接
開放的數(shù)據(jù)庫結構，獨立的工作流引擎，支持用戶自定義中間數(shù)據(jù)庫，使ERP的數(shù)據(jù)進入OA流程，表單審批、流轉結束以后的數(shù)據(jù)可以提供給ERP系統(tǒng)使用。

三、泛普OA系統(tǒng)-OA功能介紹
功能模塊    模塊內(nèi)容簡要說明 
工作流    表單制作、流程設定、審批處理、流程催辦、流程統(tǒng)計等。 
新聞公告    包含“公告管理”、“新聞管理”，管理新聞公告的擬稿、審核、發(fā)布與查詢；可自定義增加發(fā)布欄目。 
電子郵件    內(nèi)部郵件、POP3郵件收發(fā)，郵件管理。 
文檔中心    公共文件夾的建立與權限分配，文件上傳與管理。 
工作計劃    部門或個人周計劃、月計劃的起草、審核、發(fā)布及執(zhí)行反饋。 
工作報告    撰寫工作日報、周報、月報或其他總結匯報，可提交上級審閱。 
行政綜合    “調(diào)查投票”、“員工評選”、“外出登記”、“重要提醒”等模塊。發(fā)起主題投票、問卷調(diào)查管理；評選先進員工；登記外出及返回時間；設定重要事件的定時自動在某個或某幾個固定時間提醒的事件等。 
任務安排    工作任務下達、執(zhí)行、轉發(fā)，任務執(zhí)行進度監(jiān)控。
 
個人辦公    管理個人工作日程安排；管理個人日志，日志內(nèi)容可共享給上級、本部門或所有人；建立個人網(wǎng)絡文件夾；修改個人資料及密碼；設定工作審批授權、上傳手寫簽名樣式；建立個人的聯(lián)系人系統(tǒng)等。 
企業(yè)文化    包含“電子論壇”、“電子期刊”、成長歷程、企業(yè)格言、歡迎新同事、文體活動等模塊。 
手機短信    通過網(wǎng)關收發(fā)手機短信，可以建立個人通訊錄、常用短語。 
知識管理    知識文檔的分類，知識的建立與查詢。 
會議管理    會議的計劃安排登記，會議紀要管理，會議查詢管理。 
車輛管理    車輛資料記錄、車輛使用管理、用車申請管理。 
用品管理    用品分類登記，入庫、領用申請與審批，領用統(tǒng)計報表。 
資產(chǎn)管理    資產(chǎn)分類及登記，使用、歸還、維修、清理、折舊管理。 
圖書管理    管理圖書資料，圖書借閱、歸還管理。 
合同管理    企業(yè)合同的錄入、借閱、終止、銷毀及查詢管理。 
證照管理    管理企業(yè)證照，設置到期查詢，自動到期提醒。 
報表中心    定義需要填報的報表類別、格式，網(wǎng)上填報報表內(nèi)容。 
常用查詢    常用公共信息的管理與查詢。 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
系統(tǒng)首頁
功能菜單定義：可選擇只把用戶需要的功能模塊顯示在首頁左面的功能樹中，隱藏不使用的模塊。

桌面顯示定義：定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項、我的任務、我下達的任務、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會議、共享日志等。

桌面欄目可以自由選擇，自由拖動。 快捷方式定義：定義常用的功能在桌面右上角，如流程發(fā)起、寫郵件、寫日志等。

1、工作流
流程發(fā)起：選擇相應工作表單（如費用申請、采購申請、請示報告等），填寫相應欄目或正文內(nèi)容，即可提交給下一個審批（辦理）環(huán)節(jié)，也可保存至草稿。

審批辦理：系統(tǒng)首頁或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當前用戶辦理（或被授權辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據(jù)權限修改工作表單中的內(nèi)容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調(diào)用常用審批用語、電子簽名、調(diào)用手寫簽名、蓋章等。

可以退回上一環(huán)節(jié)，或直接退回到發(fā)起人。 可以直接將待審批工作置為辦結，且將辦結信息通知所有經(jīng)辦人。 如果當前環(huán)節(jié)不是最后環(huán)節(jié)，提交即自動流轉至下一環(huán)節(jié)。 如果當前環(huán)節(jié)是最后環(huán)節(jié)，而實際情況還需要繼續(xù)流轉，可在工作流程中添加后續(xù)環(huán)節(jié)，并繼續(xù)提交。

監(jiān)控催辦：所有當前用戶已辦理的工作自動存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項工作現(xiàn)在所處的處理環(huán)節(jié)，可對當前的工作辦理人發(fā)送催辦信息。

流程調(diào)度：如果由于流程設置錯誤或當前處理人因故不能辦理某項審批工作，可以將該項工作調(diào)度給其他人辦理。

辦結查詢：用戶可根據(jù)權限范圍查詢已經(jīng)辦結的工作表單及審批內(nèi)容。

統(tǒng)計分析：系統(tǒng)可自動對同類表單按時間段進行統(tǒng)計，被統(tǒng)計的內(nèi)容限于數(shù)字信息（如費用申請、報銷單等），既可統(tǒng)計已經(jīng)辦結的，也可統(tǒng)計辦理中的。

2、新聞公告
2.1、公告管理
在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布各種通知、通告、決定、動態(tài)等，公告審核支持多級審核。

公告可以限制部分人可以查看。 點擊公告標題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。

超過有效期的公告自動歸類到歷史公告。
2.2、新聞管理
實現(xiàn)新聞的發(fā)布與維護管理功能，新聞對象亦可指定，新聞的發(fā)布無需審核。

2．3、基礎設置
設置公告、新聞的類別以及桌面提醒方式。

3、電子郵件
電子郵件系統(tǒng)作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統(tǒng)最基本的通信需求。泛普OA系統(tǒng)-OA的電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務器軟件結合使用，也可內(nèi)部獨立使用，實現(xiàn)內(nèi)部郵件與外部郵件的無縫結合，提供了離線郵件處理、群發(fā)、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。

泛普OA系統(tǒng)-OA允許通過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發(fā)POP3郵件，或監(jiān)控某些帳號的外發(fā)郵件內(nèi)容。

4、文檔中心
文件分類：可以根據(jù)企業(yè)的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權限設置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。

文件上傳：可以單個文件上傳，也支持批量文件硬盤拷貝，方便企業(yè)原始海量文件的上傳。 文件查閱：用戶可以根據(jù)權限閱讀或下載相關文件。

5、工作計劃
5.1、個人計劃
周計劃：以每天為時間單位起草個人周工作計劃(上周未完成計劃自動重新寫入本周)，提交部門負責人審閱、發(fā)布。計劃執(zhí)行人可根據(jù)計劃完成情況將每項計劃置為“完成”、“未完成”狀態(tài)，注明完成或未完成原因，最后將所有計劃置“辦結”狀態(tài)后歸檔。

月計劃：起草個人月工作計劃，操作流程同周計劃。

5.2、部門計劃
周計劃：起草、發(fā)布、執(zhí)行、查詢部門周工作計劃，操作流程同個人周計劃。

月計劃：起草、發(fā)布、執(zhí)行、查詢部門月工作計劃，操作流程同個人月計劃。

6、工作報告
用戶可以填報工作日報、工作周報、工作月報或其他類型的工作報告、總結，并提交給有關領導審閱。

部門負責人或部門主管領導可以查看該部門所有人的報告內(nèi)容。

7、行政綜合
7.1、調(diào)查投票
通過設定主題，可以對企業(yè)關心或關注的話題進行網(wǎng)上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應用于民意調(diào)查、投票選舉、表決、以及人事考核等。

7.2、員工評選
評選典型（如優(yōu)秀）員工，可限制每個評選人的最多投票數(shù)，自動按結果排序。

7.3、重要提醒
針對某些重要事件，可以設置系統(tǒng)自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內(nèi)容。提醒對象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。

7.4、外出登記
登記當前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。

7.5、通訊錄
建立內(nèi)部（即OA系統(tǒng)用戶）通訊錄以及公共通訊錄，供用戶查詢。

8、任務安排
任務安排實現(xiàn)對日常工作任務的安排、下達，任務負責人員的指定，實現(xiàn)工作由上到下，由總到分的統(tǒng)一安排管理。

主管領導可以對于已經(jīng)安排的工作任務進行跟蹤檢查，實現(xiàn)管理者對于任務進展情況進行直接、準確的監(jiān)控管理。

9、個人辦公
9.1、個人日程：個人日程的安排、備忘，可設置手機短信自動提醒。

9.2、工作日志：個人日志，日志可以共享給本部門、上級或者全體用戶。

9.3、個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可導入到泛普OA系統(tǒng)-OA企業(yè)郵件系統(tǒng)中。

9.4、個人設置：個人基本信息設置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權。

9.5、個人文件夾：建立個人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。

10、企業(yè)文化
10.1、電子論壇
可由用戶靈活設置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實現(xiàn)內(nèi)部員工交流的同時，可以充當日常辦公討論的功能，大大提高內(nèi)部交流的效率。

支持直接上傳MP3、AVI等格式的聲音、圖像文件，察看時直接播放。

10.2、電子期刊
期刊投稿：用戶可以向期刊的有關欄目投稿，系統(tǒng)可以統(tǒng)計用戶的總投稿數(shù)量。

編輯審稿：期刊的編輯審定投向各欄目的稿件，選擇稿件進行發(fā)表，對于不采用的稿件可以退稿。

期刊閱讀：查詢、閱讀出版的電子刊物，支持全文搜索。

10.3、成長歷程
管理企業(yè)成長歷程，并可在桌面顯示。

10.4、企業(yè)格言
管理企業(yè)格言，并可在桌面顯示。

10.5、歡迎新同事
簡單描述新同事信息，并可在桌面滾動顯示。

10.6、文體活動
員工可任意發(fā)布問題活動信息，并可在桌面顯示。

11、手機短信
短信發(fā)送、接收及管理，支持群發(fā)，同時可與泛普OA系統(tǒng)-OA內(nèi)部管理功能結合，自動發(fā)送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。

12、知識管理
知識整理：按類別整理企業(yè)相關知識，提交審核。

知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準確性和有效性。

知識查閱：閱讀知識，對知識進行點評。

13、會議管理
包括會議室管理會議安排、會議查詢、人員查詢和會議室查詢、會議提案、會議紀要等功能。用戶可通過系統(tǒng)提供的功能，適當安排會議以及對會議記錄等進行綜合管理，查看會議情況，如出席情況、會議紀要等等。

14、車輛管理
車輛登記：建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況、車輛情況。

用車管理：用車的申請、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。

車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費用情況。

統(tǒng)計報表：按部門、按時間、按車輛生成相應的里程、費用報表。

15、用品管理
用品采購：用品管理人員進行采購登記，可以為各種辦公用品設定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。

領用管理：對需要辦公用品的用戶進行領用登記，自動完成庫存扣減。

查詢統(tǒng)計：可通過部門、時間段、領用人等不同途徑進行相應的統(tǒng)計查詢。

16、資產(chǎn)管理
設備檔案：管理企業(yè)或部門設備的詳細信息，可以自定義字段。

設備使用：可以對設備進行領用、歸還、轉移、維修、清理等管理操作。

設備折舊：提供多種折舊計算方法。 導出管理：可以將設備檔案導出成WORD或EXCEL文檔。

17、圖書管理
新書入庫：登記新購置的圖書資料。

我的借閱：借閱或歸還圖書，系統(tǒng)自動提醒借閱時間到期。

圖書查詢：可以按類別、編號、圖書名稱等方式查詢圖書資料。

超期借書：查閱所有超期的借閱，可以發(fā)郵件催還。

18、合同管理
合同錄入：錄入及維護企業(yè)簽訂的各類商務合同信息，每份合同可以附加多個附件及相關補充合同。

合同借閱：合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。

合同終止：對履行中的合同進行終止的申請與審批管理。

合同查詢：按多種條件查詢合同信息。

19、證照管理
證照錄入： 按照類別錄入需要管理的證照信息，如證照名稱、發(fā)證日期、到期日期、持有人、發(fā)證機關等。

證照查詢：根據(jù)多種條件查詢證照信息。

提醒設置：可根據(jù)證照的有效期或到期時間設置證照的提前提醒日期，不同的證照提醒人可以不同。

20、報表中心
報表模板：定義報表的類別，如財務報表、行政報表等；以及不同類別常用報表的表頭、表尾、內(nèi)容欄、計算方法等項目。

報表填報：填寫相關報表的內(nèi)容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。

報表查詢：根據(jù)權限查閱報送過來的分類報表，如有新的報表送到，系統(tǒng)會自動郵件及彈出界面提醒。打開的報表可以轉為EXCEL文件或直接打印。

21、常用查詢
泛普OA系統(tǒng)-OA提供辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區(qū)號、郵政編碼、度量衡轉換等。用戶可以增加更多的查詢工具。

22、后臺管理
組織管理：設置企業(yè)部門、職務、角色、群組、群組權限。

帳號管理：分配及管理用戶登錄帳號、密碼、角色、所屬群組、登陸IP限制等。

表單定義：設計流程審批需要使用的工作表單格式、內(nèi)容；支持多頁表單；表單可訪問權限可設；支持嵌入腳本文件。

流程定義：給工作表單設定默認辦理環(huán)節(jié)，圖形化定義。

每個流程環(huán)節(jié)的辦理人可以指定具體的人，可以是角色或職務，也可以為空由提交人選擇；

多個辦理人的流程環(huán)節(jié)可選擇是否會簽；

支持多向流程，流轉方向可以設成按條件自動選擇或由提交人選擇；

每個流程環(huán)節(jié)都分配對工作表單的操作權限，如修改指定字段、在指定區(qū)域簽寫意見、正文的筆跡留痕、修訂、成文權限等。

功能管理：根據(jù)實際需要屏蔽不使用的功能模塊，增加用戶自己開發(fā)的功能鏈接。

論壇設置：設置論壇欄目及管理員。

文檔中心管理：同步（硬盤與數(shù)據(jù)庫之間）文檔中心的文件夾及文件名，清理垃圾文件夾及文件。

桌面定義：預定義用戶默認的首頁格式。