石家莊OA信息化：挖掘企業(yè)的隱藏資源（姜鐵虎）

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知識(shí)管理：挖掘企業(yè)的隱藏資源

姜鐵虎

傳統(tǒng)的采購(gòu)理念和方法已經(jīng)并且仍在經(jīng)歷著一場(chǎng)巨大變革。是導(dǎo)入供應(yīng)鏈管理還是電子采購(gòu)，抑或是兩者并舉，取決于一些潛在的動(dòng)因。其中最重要的，是要求供應(yīng)管理人員既有更好的信息，同時(shí)又能更有效地利用這些信息。事實(shí)上，這也是整個(gè)企業(yè)的要求，而不單指供應(yīng)管理。

目前，許多企業(yè)仍未充分利用他們的智力資產(chǎn)。他們不知道自己擁有哪些有用的知識(shí)，也不知道什么時(shí)候它將失效，這些企業(yè)不能綜合不同部門(mén)的有用信息來(lái)形成有力的競(jìng)爭(zhēng)武器。

企業(yè)中從未用過(guò)的信息 -- 數(shù)據(jù)，就好象蘊(yùn)藏在礦脈中的天然金塊。過(guò)去，這一數(shù)據(jù)之所以如金礦般留在那里，或是因?yàn)闆](méi)有人知道它的存在，或是因?yàn)橥诰蛩^(guò)于昂貴。搜集這一數(shù)據(jù)并把它提煉成有用的信息，是給企業(yè)帶來(lái)巨大成效的關(guān)鍵任務(wù)，也是知識(shí)管理系統(tǒng)的職能所在。實(shí)施知識(shí)管理(KM)的挑戰(zhàn)之一，就是知道該問(wèn)什么，問(wèn)誰(shuí)，以及怎樣存貯知識(shí)才便于獲取、共享和使用。

知識(shí)透視

對(duì)供應(yīng)經(jīng)理來(lái)說(shuō)，知識(shí)可以有多個(gè)視角。首先，是企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)。例如，準(zhǔn)備與供應(yīng)商洽談的企業(yè)采購(gòu)人員利用這些內(nèi)部知識(shí)能夠：(1) 訪(fǎng)問(wèn)現(xiàn)成的供應(yīng)商公共帳戶(hù)并進(jìn)行信用檢查 ；(2) 獲得千里之外曾經(jīng)與該供應(yīng)商打過(guò)交道的同事的E-mail地址 ；(3) 發(fā)現(xiàn)對(duì)方并非新的供應(yīng)商 -- 只對(duì)本部門(mén)來(lái)說(shuō)是新的，或過(guò)去交往過(guò)但已經(jīng)忘記。

其次，是企業(yè)供應(yīng)鏈中揀選的知識(shí)。供應(yīng)商評(píng)估提供了一大堆有用的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)通常不為供應(yīng)管理部門(mén)以外的人員使用。然而，許多供應(yīng)商同時(shí)也是企業(yè)的客戶(hù)或潛在顧客，因此，這些數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)的其它部門(mén)也是有用的。

第三，是"硬" 知識(shí)或顯性知識(shí)。硬知識(shí)是指那些被歸檔和結(jié)構(gòu)化的信息，它存放在文件和數(shù)據(jù)庫(kù)中，包括：銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，計(jì)劃文件，研究結(jié)果，新聞服務(wù)，市場(chǎng)情報(bào)，人力資源數(shù)據(jù)，質(zhì)量方法和生產(chǎn)預(yù)測(cè)等等。此外，如何有效地挖掘，提煉和傳送這些知識(shí)給需要它的人也是一個(gè)問(wèn)題。龐大的ERP系統(tǒng)通常能幫助解決這個(gè)問(wèn)題，但這一系統(tǒng)的實(shí)施需要巨大的資金投入。

最后，是 "軟" 知識(shí)或隱性知識(shí)。軟知識(shí)是指那些沒(méi)有總結(jié)成文的、零碎的信息。它存在于職員的大腦，或辦公桌內(nèi)筆記本的紙片上，包括：會(huì)議記錄，集體討論的結(jié)果，培訓(xùn)反饋，以及 "你聽(tīng)說(shuō)過(guò)..." 這樣的閑談。

KM項(xiàng)目通常從整合控制硬知識(shí)著手，但必須記住，對(duì)上面的四個(gè)知識(shí)要素，其搜集和傳遞的方法是不同的，獲取和提煉知識(shí)的工作可歸為如下四類(lèi)。

知識(shí)歸類(lèi)

了解KM項(xiàng)目中選擇和使用的知識(shí)類(lèi)別至關(guān)重要。在整合知識(shí)類(lèi)型時(shí)，一個(gè)有用的途徑就是詢(xún)問(wèn)下面一些問(wèn)題：

誰(shuí)知道這？ -- 挖掘知識(shí)

工作不只是任務(wù)的匯集，也包括知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)(檢驗(yàn)過(guò)的知識(shí))，這種知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)鑄就了工作角色。每個(gè)企業(yè)都有掌握整個(gè)領(lǐng)域，或?qū)ｉT(mén)問(wèn)題的知識(shí)人才。有時(shí)知識(shí)是相對(duì)公開(kāi)的，然而更多的時(shí)候，它體現(xiàn)了實(shí)際構(gòu)成個(gè)人角色的那部分所持有的隱藏信息。知識(shí)甚至可以是那些基于另一個(gè)組織中的先前角色所學(xué)到的東西，例如，先前對(duì)供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)的個(gè)人知識(shí)，能用于他/她現(xiàn)在的工作角色中。

"誰(shuí)知道?" 的問(wèn)題也涉及一群人 -- 團(tuán)隊(duì)或知識(shí)群體。從一個(gè)群體中獲取知識(shí)更加復(fù)雜，因?yàn)檫@種分散在個(gè)體的知識(shí)或許是一個(gè)分布的網(wǎng)絡(luò)，或許在過(guò)去的某個(gè)時(shí)刻這一知識(shí)網(wǎng)絡(luò)已不復(fù)存在，甚或一開(kāi)始人們并不知道它是一個(gè)知識(shí)網(wǎng)絡(luò)。

我們知道什么？ -- 整理知識(shí)

過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和信息可用于現(xiàn)在的工作中，這種知識(shí)涵蓋了詳細(xì)具體的工作任務(wù)，也包括范圍更大的活動(dòng)領(lǐng)域，如采購(gòu)，建立新的業(yè)務(wù)和改變管理規(guī)程等。問(wèn)題是一些掌握有關(guān)知識(shí)的人員或已離開(kāi)企業(yè)，或是轉(zhuǎn)到了一個(gè)全新的領(lǐng)域，而企業(yè)卻常常忽視總結(jié)他們的知識(shí)。結(jié)果，對(duì)過(guò)去失敗的業(yè)務(wù)活動(dòng)，現(xiàn)在照樣重蹈覆轍。為了避免這種情況，企業(yè)需要培養(yǎng)一種學(xué)習(xí)文化(learning culture)， 在這種文化中，個(gè)人和群體都知道失誤的價(jià)值，他們知道疏于知識(shí)管理造成的共同錯(cuò)誤應(yīng)當(dāng)避免。

這一知識(shí)在哪？ -- 集中知識(shí)

企業(yè)花費(fèi)了大量的時(shí)間來(lái)研究新的產(chǎn)品或市場(chǎng)，然后擱置在一邊。這一重要信息通常編制在一個(gè)目錄中，這意味著它只服務(wù)于企業(yè)當(dāng)時(shí)的需要。結(jié)果在以后的活動(dòng)中，或是要重做過(guò)去的研究，或是過(guò)去的工作不能為現(xiàn)在的工作提供捷徑。

為什么要這么做？ -- 共享知識(shí)

企業(yè)的使命陳述并不構(gòu)成企業(yè)的戰(zhàn)略，企業(yè)的高級(jí)主管通常假定所有職員都知道什么是企業(yè)的商業(yè)目標(biāo)和為什么設(shè)定這些目標(biāo)。事實(shí)上，企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的要旨常常在闡釋中遺失，根本不為第一線(xiàn)的員工所完全理解。這個(gè)問(wèn)題或許是上述四個(gè)問(wèn)題當(dāng)中的 "軟肋"，因?yàn)樗Q于無(wú)法定義的企業(yè)文化假定。

把戰(zhàn)略集成到企業(yè)中有許多途徑，從戰(zhàn)略研討會(huì)到改進(jìn)任務(wù)的透明度，這些思想都能使經(jīng)理和職員看到他們對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略所做的貢獻(xiàn)。

知識(shí)管理工具

企業(yè)各部門(mén)之間以及企業(yè)與企業(yè)之間連接的增加，為KM工具頗具成效的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)。這些工具涵括了商業(yè)化的應(yīng)用程序和整套系統(tǒng)，如目錄管理系統(tǒng)，共享的數(shù)據(jù)庫(kù)和電子公告欄等都能幫助生成企業(yè)的知識(shí)庫(kù)，基于Web的訊息工具和Internet也有助于支持KM項(xiàng)目。

KM系統(tǒng)不必太昂貴，保證系統(tǒng)便于很好地維護(hù)和促使用戶(hù)正確地利用它才最為重要。推廣使用知識(shí)管理系統(tǒng)的關(guān)鍵是要在企業(yè)內(nèi)部生成一套激勵(lì)機(jī)制，以此激發(fā)人們對(duì)知識(shí)挖掘和管理的重視。"KM系統(tǒng)為使用它的員工帶來(lái)了什么？" ，這恐怕是每個(gè)導(dǎo)入KM的企業(yè)首先要問(wèn)的一個(gè)問(wèn)題。如果對(duì)這個(gè)問(wèn)題能有一個(gè)滿(mǎn)意的答復(fù)，那么知識(shí)管理系統(tǒng)將會(huì)更為有效，從而能給企業(yè)和員工帶來(lái)更大的好處。