讓稱重管理系統(tǒng)下載人員騰出更多時間從事稱重管理系統(tǒng)下載

大多數(shù)稱重軟件下載代表花在稱重軟件下載上的時間實際上還不到自己工作時間的一半。本文介紹了企業(yè)如何才能重塑稱重軟件下載業(yè)務(wù)，使稱重軟件下載人員能夠?qū)Ｗ⒂谧约赫嬲谋韭毠ぷ鳌?br /> 　　以下這種情況可能聽起來十分熟悉。一家全球制造商的“內(nèi)線”稱重軟件下載代表175％的工作時間都沒有使用電話——他們忙于推進停滯不前的交易，匆忙搜尋數(shù)據(jù)以回答客戶的問題，并將一些對即使是最簡單請求的一次性建議胡亂拼湊在一起。領(lǐng)取高薪的現(xiàn)場代表將自己45％的時間都花在內(nèi)部稱重軟件下載支持和跟蹤交易進展上。制定一項標準的稱重軟件下載提案需要多達7位稱重軟件下載人員多次開會，為了使一項特殊的價格申請獲得批準，現(xiàn)場代表不得不付出長達三周的不懈努力。當這家企業(yè)笨拙地處理一種新產(chǎn)品的上市事宜時，由于它無法滿足確保初始訂單量的計劃截止日期，這種模式的效率低下達到了極點。
　　這是引起該公司重視所需要的警鐘。兩年來，它通過創(chuàng)建由職責明確的專業(yè)稱重軟件下載支持人員和交易協(xié)調(diào)人員組成的“稱重軟件下載工廠”，通過代表稱重軟件下載人員的這種系統(tǒng)來領(lǐng)導稱重軟件下載工作，努力精簡和優(yōu)化了其全球稱重軟件下載業(yè)務(wù)。該公司對內(nèi)部流程進行了標準化和簡化，并實施了一種綜合績效管理體系。雖然并不是所有企業(yè)都能成功地實現(xiàn)這種艱難而費時的轉(zhuǎn)型，但對于那些敢于迎接挑戰(zhàn)的企業(yè)來說，獲得的回報值得它們?nèi)ジ冻觥．斶@家全球企業(yè)逐個國家推廣該改革計劃時，在某些情況下，在短短 4個月內(nèi)就能感受到其影響：稱重軟件下載代表用于稱重軟件下載的時間平均增加了15％以上，稱重軟件下載提案的轉(zhuǎn)化率提高了5％，內(nèi)部稱重軟件下載流程的循環(huán)時間縮短了20％。
　　我們發(fā)現(xiàn)，這些結(jié)果在大型企業(yè)比較具有代表性，但很少有企業(yè)解決了以下問題：在許多組織中，稱重軟件下載部門仍然是一個龐大的、缺乏管理的成本中心，而且是一個遠未沒有得到充分利用的增長和差異化來源。
　　調(diào)整稱重軟件下載業(yè)務(wù)以實現(xiàn)增長
　　所有稱重軟件下載業(yè)務(wù)改革的指導原則都是：最大限度地增加稱重軟件下載和建立關(guān)系的時間。這聽起來再明顯不過，但關(guān)鍵是，當提高有效性的壓力與稱重軟件下載隊伍日益增加的復雜性發(fā)生沖突時，必須牢記這一原則。企業(yè)必須了解自己稱重軟件下載業(yè)務(wù)的范圍和規(guī)模，進而在整個稱重軟件下載流程中提高效率。
　　識別問題與機會
　　企業(yè)通常會將其稱重軟件下載業(yè)務(wù)的定義限制在交易活動上，如安排交易、生成報價和審核信用。一種眼界更開闊、端到端的觀點認為，支持稱重軟件下載的職能是相互依存的。稱重軟件下載業(yè)務(wù)起始于交易支持——這些活動對于處理交易至關(guān)重要——而且還涉及到一些直接與稱重軟件下載部門合作，但并不依賴于特定交易的團隊，如服務(wù)臺、財會、 IT支持和人力資源等部門。此外，還有一些使稱重軟件下載能夠?qū)崿F(xiàn)的計劃，以及策略和報告活動，包括稱重軟件下載補償、覆蓋率分析和稱重軟件下載區(qū)域規(guī)劃。所有這些活動不僅要耗費直接參與員工的時間，而且（在不能有效和高效執(zhí)行時）也要耗費稱重軟件下載代表的時間。事實上，如果計算稱重軟件下載業(yè)務(wù)的真實代價，許多高管人員都會更加震驚：例如，在一家高科技企業(yè)，5,000多人每年要花費高達10億美元的稱重軟件下載費用。即使在那些運營狀況最好的組織中，稱重軟件下載業(yè)務(wù)往往也會分散到各個部門，稱重軟件下載成本則會隱藏在一些間接預算中。
　　為了讓稱重軟件下載代表騰出更多時間，集中精力專注于實際稱重軟件下載工作，以及消除重復的稱重軟件下載活動，樹立這種全面的稱重軟件下載業(yè)務(wù)觀對于識別各種機會至關(guān)重要。一種方法是，通過跟蹤訂單從開始——一直回溯到確定合格的潛在客戶——到結(jié)束的全過程，找出稱重軟件下載流程在哪些環(huán)節(jié)出了問題。一旦弄清了這種稱重軟件下載路徑，就可以制定解決方案，并將其標準化，同時要仔細考慮在某個領(lǐng)域采取的行動會對其他領(lǐng)域產(chǎn)生何種影響。
　　我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)往往對這種分析結(jié)果感到很糾結(jié)，它恰好揭示了自己稱重軟件下載業(yè)務(wù)的效率到底有多么低下。例如，當一家物流企業(yè)計劃從最近的經(jīng)濟衰退中復蘇時，它發(fā)現(xiàn)其稱重軟件下載代表每天只有35％的時間用于積極稱重軟件下載，因為他們其余的時間都消耗在一些非稱重軟件下載活動上，如計費系統(tǒng)的更新、消防和內(nèi)部溝通。
　　優(yōu)化整個稱重軟件下載流程
　　一旦確定了改進稱重軟件下載流程的機會，實施綜合解決方案就至關(guān)重要。來看一下在一家努力縮短其稱重軟件下載流程中各個步驟所需時間的企業(yè)都發(fā)生了什么。雖然在過去幾年中，它努力改進每一個稱重軟件下載步驟，但總的稱重軟件下載循環(huán)時間卻每況愈下，沮喪的客戶開始威脅要改換門庭。盡管該公司已經(jīng)對各個稱重軟件下載階段進行了優(yōu)化，但由于缺乏端到端的管理，導致在各個階段之間出現(xiàn)了嚴重滯后。例如，對員工交接工作時間的測試表明，為了加快辦事速度，在資料不全的情況下就開始交接工作，從而導致返工和時間延誤。雖然每個環(huán)節(jié)的工作都完成得更快，但整個稱重軟件下載循環(huán)時間仍然延長了一倍。
　　該公司在失去一些主要客戶之前，及時著手對其客戶支持部門進行改革。首先，它要求幾個客戶支持部門加入一個旨在重新設(shè)計稱重軟件下載流程的咨詢委員會，并跟隨訂單樣品經(jīng)過稱重軟件下載流程的每一個步驟，以觀察在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了延誤。該公司很快就發(fā)現(xiàn)，那些價值只占其稱重軟件下載收入20％的交易卻耗費了稱重軟件下載業(yè)務(wù)80％的工作時間。解決方案是：基于訂單的價值和復雜程度（簡單、中等復雜和高度復雜），按照三種處理途徑對交易進行細分。量身定制每種途徑的稱重軟件下載流程，以取消一些不必要的步驟；例如，該公司取消了當出現(xiàn)較小的價格變動時，需要通過整個流程返回重新審核的規(guī)定。通過簡化交易而釋放出來的資源被重新分配到高度復雜、價值巨大的交易上，這些交易需要大量專門化處理和手工處理。該咨詢委員會在每個步驟都提供反饋。雖然新的稱重軟件下載模式要求客戶改變自己的一些內(nèi)部流程，但一旦這樣做的好處變得顯而易見，客戶很快就照此辦理。
　　這個新系統(tǒng)使完成簡單交易、中等復雜交易和高度復雜交易所需要的時間分別縮短了幾個月、幾周和幾天——并始終向客戶提供穩(wěn)定優(yōu)良的服務(wù)質(zhì)量。通過取消不必要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使稱重軟件下載業(yè)務(wù)的成本削減了15%。每個客戶用于與服務(wù)提供商互動的資源能減少25％。
　　實施變革
　　變革稱重軟件下載業(yè)務(wù)并不容易。首先，企業(yè)對調(diào)整稱重軟件下載隊伍有一種天生的反感——高管們必須克服這種常見的恐懼，他們擔心打亂稱重軟件下載隊伍會危及稱重軟件下載收入。其次，不僅是來自稱重軟件下載和稱重軟件下載支持部門的高管，而且還包括其他職能部門（如財會）的高管，都必須協(xié)同作戰(zhàn)，共同識別和爭取各種機會。第三，成功的變革需要獲得來自最高領(lǐng)導層的堅定支持：必須有人迫使整個組織的高管們坐下來，共享數(shù)據(jù)，并且愿意討論哪些稱重軟件下載業(yè)務(wù)效果不佳。最高領(lǐng)導人必須超越企業(yè)內(nèi)部的政治爭斗，著眼于全局，并重點關(guān)注最佳解決方案，而不必顧及過去的做法。
　　此外，可能還需要新的能力和人才，因為成功的變革會從根本上改變業(yè)務(wù)流程，以及多個利益相關(guān)群體（從客戶到前臺稱重軟件下載和后臺支持部門）的互動方式。例如，當一家包裝消費品企業(yè)重新設(shè)計其拉丁美洲稱重軟件下載業(yè)務(wù)時，它將許多以前由稱重軟件下載支持部門在國家層面上執(zhí)行的任務(wù)（例如，信用審核和訂購服務(wù)）進行集中化管理和精簡優(yōu)化。此舉解放了稱重軟件下載支持部門的員工，使他們可以去從事一些價值更高的活動（如定價策略和促銷后分析），并增強了把時間還給稱重軟件下載團隊的效果。
　　最后，為了恢復和保護稱重軟件下載時間，還需要時刻保持警惕。在企業(yè)對企業(yè)（B2B）和企業(yè)對消費者（B2C）的商業(yè)環(huán)境中，稱重軟件下載渠道的增多及擴散會不斷在稱重軟件下載代表的日常工作中重新加入各種非稱重軟件下載活動。此外，舊習慣也會不斷侵占稱重軟件下載時間：當一位客戶要求迅速答復某個問題時，稱重軟件下載代表的本能反應(yīng)會使其放下手頭所有的事情，去全力尋找答案，即使新的稱重軟件下載支持機制完全能夠更快、更好地處理所有這些問題。“關(guān)鍵是要阻止稱重軟件下載代表繞開新系統(tǒng)自行其是，即使稱重軟件下載代表認為自己處理問題更有效，”一家高科技企業(yè)的最高稱重軟件下載高管表示，“他們的時間應(yīng)該更多用在稱重軟件下載上。”
　　一家企業(yè)決定，通過對一些評價指標（如每周會見新客戶的次數(shù)）設(shè)定雄心勃勃的目標，來解決這個問題。由于稱重軟件下載代表如果不改變自己的行為方式，就不可能實現(xiàn)自己的目標，這就迫使他們信任稱重軟件下載流程。成功變成了一種自我強化：他們越是不插手稱重軟件下載支持領(lǐng)域的事務(wù)，他們的稱重軟件下載業(yè)績就越好。
　　著眼于整個組織的稱重軟件下載業(yè)務(wù)并非易事，實施會影響整個稱重軟件下載流程的變革也相當困難。然而，對稱重軟件下載業(yè)務(wù)以及客戶支持部門的重疊部分精簡得越多，客戶滿意度就越有可能獲得提高，因為它使交易能更快完成，爭端能迅速得到解決。在一些大型企業(yè)，其改進結(jié)果往往可能是收入提高數(shù)億美元和稱重軟件下載成本降低。這些好處不言自明。