辦公OA軟件順利實(shí)施五個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)

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       我國(guó)信息化建設(shè)在近年來(lái)取得了顯著成就，辦公OA系統(tǒng)下載也得到了越來(lái)越多的重視。如今，辦公OA系統(tǒng)下載不僅是諸如流程審批、公文管理、檔案管理、綜合行政、人事管理、項(xiàng)目管理等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的自動(dòng)化處理和交換過(guò)程，更是科學(xué)的管理思想在先進(jìn)的技術(shù)手段下的物化。如何讓辦公oa系統(tǒng)下載蘊(yùn)含的管理思想在企業(yè)中成功落地，實(shí)施是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
1、單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣
       如果單位領(lǐng)導(dǎo)帶頭堅(jiān)持使用，那么系統(tǒng)會(huì)迅速、切實(shí)地應(yīng)用起來(lái);如果領(lǐng)導(dǎo)不使用，那么無(wú)論信息部門(mén)如何努力也難推廣。OA畢竟是“一把手工程”。尤其是一些領(lǐng)導(dǎo)，由于年齡關(guān)系，對(duì)電腦敬而遠(yuǎn)之，所以有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化比較抵觸，現(xiàn)在一些辦公oa系統(tǒng)下載廠商考慮到這種實(shí)際情況，在辦公oa系統(tǒng)下載中做了一些便利的方法。一般來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)使用辦公oa系統(tǒng)下載最重要功能是審批，辦公oa系統(tǒng)下載廠商把一些領(lǐng)導(dǎo)常用的審批用語(yǔ)通過(guò)管理員錄入到辦公oa系統(tǒng)下載中，領(lǐng)導(dǎo)只要輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可進(jìn)行審批，而且可與手寫(xiě)版配合使用，領(lǐng)導(dǎo)用手寫(xiě)版直接審批意見(jiàn)。這樣一些人性化的措施，大大降低了一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公oa系統(tǒng)下載的抵觸心里。
2、辦公oa系統(tǒng)下載實(shí)施要分步實(shí)施、從易到難，忌貪一步到位
       一般單位都覺(jué)得，既然付了這么多錢(qián)，那便多要些東西，所以系統(tǒng)功能要求得比較多而全。專(zhuān)家建議，為了確保項(xiàng)目的順利實(shí)施，以及實(shí)施和推廣的效率，務(wù)必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對(duì)簡(jiǎn)單的工作流程作為初期實(shí)施功能。如郵件系統(tǒng)、公司的公告、論壇、文檔資料的授權(quán)等信息發(fā)布性質(zhì)的功能、以及一些簡(jiǎn)單的流程等。至于一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車(chē)輛管理、會(huì)議管理、資產(chǎn)管理、圖書(shū)管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，辦公oa系統(tǒng)下載模塊化的設(shè)計(jì)，還可以讓單位省去這部分費(fèi)用，這些暫時(shí)不用的功能的模塊暫時(shí)不購(gòu)買(mǎi)，實(shí)施順利后再進(jìn)行購(gòu)買(mǎi)，或者把購(gòu)買(mǎi)的這些模塊暫時(shí)放到回收站中，在系統(tǒng)應(yīng)用良好情況下系統(tǒng)管理員再逐步的從回收站取出來(lái)，進(jìn)行設(shè)置，繼而推廣，這樣的好處是減少員工的心里壓力，如果員工進(jìn)入辦公oa系統(tǒng)下載之后看到那么多陌生的功能模塊，心里難免有抵觸心理。
3、各部門(mén)協(xié)調(diào)配合
       辦公oa系統(tǒng)下載往涉及單位各個(gè)部門(mén)、人員，面較廣，而其又體現(xiàn)了新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習(xí)慣，因此在推廣過(guò)程中，難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領(lǐng)導(dǎo)必須與辦公oa系統(tǒng)下載的管理部門(mén)(尤其是行政部/辦公室)密切配合，制定使用辦公oa系統(tǒng)下載的規(guī)章制度，明文要求系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式。
4、前期準(zhǔn)備事關(guān)重要
       建議有必要專(zhuān)門(mén)成立臨時(shí)組織，要求該主管積極參與，結(jié)合辦公oa系統(tǒng)下載廠商提供的資料要求，快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作，如組織結(jié)構(gòu)、流程、各種電子文檔資料等，這樣可以快速啟動(dòng)系統(tǒng)的試運(yùn)行，并很大程度降低了系統(tǒng)推廣難度。
5、確定專(zhuān)門(mén)的系統(tǒng)管理員
       系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)協(xié)同辦公軟件OA系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護(hù)，一般來(lái)說(shuō)一個(gè)系統(tǒng)管理員就足夠，系統(tǒng)管理員一般都要計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)科班出身的人員才合適，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關(guān)系。另系統(tǒng)管理員的離職交接工作一定要做好，否則新來(lái)的系統(tǒng)管理員不熟悉軟件情況，一切又要重新依賴辦公oa系統(tǒng)下載供應(yīng)商，這樣給單位帶來(lái)很大的被動(dòng)，也給辦公oa系統(tǒng)下載廠商添加很多麻煩。