多部門項目進(jìn)度管理系統(tǒng)

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　　項目管理是針對項目的特點而形成的一種管理方式，因而，其適用對象是項目，特別是大型的、復(fù)雜的項目。鑒于項目管理的科學(xué)性和高效性，有時人們會將重復(fù)性“運作”中的某些過程分離出來，加上起點和終點當(dāng)作項目來處理，以便在其中應(yīng)用項目管理的方法，這實際上就是“項目化管理”的基本理念。

　　一、多部門項目進(jìn)度管理存在的問題

　　1、項目成員互相踢皮球。在跨部門協(xié)作中，由于項目任務(wù)不屬于部門任務(wù)，與部門利益無關(guān)，“踢皮球現(xiàn)象”經(jīng)常發(fā)生，項目經(jīng)理往往需要花費大量時間跟蹤負(fù)責(zé)人和任務(wù)狀態(tài)。造成這種現(xiàn)象的主要原因是項目經(jīng)理在項目開始前沒有把任務(wù)和負(fù)責(zé)人一一綁定?？赡軐?dǎo)致項目成員對任務(wù)認(rèn)知不清，產(chǎn)生非主觀的互相“踢皮球”;如果項目任務(wù)的責(zé)任人不夠明確，一些項目成員就會心存僥幸，推卸責(zé)任。

　　2、多個任務(wù)并行導(dǎo)致的時間沖突。在基于項目的運作模式下，項目成員往往有多個項目，但項目經(jīng)理并不了解項目成員在其他項目中的工作安排和任務(wù)進(jìn)度狀態(tài)，導(dǎo)致分配給項目成員的任務(wù)存在時間沖突。人們承擔(dān)的任務(wù)太多，工作超負(fù)荷，導(dǎo)致任務(wù)不能按時完成，最終拖垮整個項目的進(jìn)度。

　　3、溝通成本高。項目經(jīng)理和成員之間往往需要溝通，但專業(yè)和視角的差異會增加溝通的難度或降低信息的準(zhǔn)確性，從而增加溝通成本。如果對項目所涉及的崗位有一定的了解，項目經(jīng)理可以更合理地安排項目任務(wù)，更準(zhǔn)確地溝通項目信息和進(jìn)度，更科學(xué)有效地處理項目風(fēng)險和問題，項目的成功率也會提高。

　　二、多部門項目進(jìn)度管理的有效措施

　　1、制定科學(xué)的項目計劃

　　成員之間責(zé)任明確，在跨部門項目協(xié)作中，要想減少成員間互相推諉的現(xiàn)象，需要項目經(jīng)理有一個科學(xué)合理的項目計劃作為支撐，合理安排項目任務(wù)，將項目任務(wù)對應(yīng)到具體負(fù)責(zé)人，并及時告知和提醒。每個任務(wù)的計劃開始時間、計劃完成時間、要求工作時間、任務(wù)負(fù)責(zé)人一目了然，項目任務(wù)的進(jìn)度狀態(tài)也有顯示。一旦任務(wù)延期，項目經(jīng)理可以找相應(yīng)的負(fù)責(zé)人了解情況。

　　2、合理分配資源

　　跨部門協(xié)作，資源經(jīng)理要非常注意項目成員的任務(wù)飽和度，以免項目成員不能按時完成任務(wù)，影響整個項目的進(jìn)度。將員工信息和整個企業(yè)的狀態(tài)輸入到項目管理工具中，并分配和管理系統(tǒng)上的資源。該系統(tǒng)將幫助記錄和管理資源狀態(tài)，并且資源管理的靈敏度將更高。

　　3、加強(qiáng)監(jiān)督管理

　　跨部門項目協(xié)作具有復(fù)雜性和不確定性的特點，更需要充分發(fā)揮項目經(jīng)理的監(jiān)督職能，及時掌握和反饋項目信息，了解項目的健康狀況。在項目管理中，項目信息主要以工時和費用量化——項目成員匯報工時，可以顯示任務(wù)完成情況，支持項目進(jìn)度的更新;申報實際支出可以提供項目的實際支出數(shù)據(jù)，為管理者分析項目的財務(wù)狀況提供依據(jù)。

　　通過使用專業(yè)的項目管理工具，可以對這些信息進(jìn)行系統(tǒng)化處理，提高數(shù)據(jù)反饋的速度和信息處理的科學(xué)性。以工作時間數(shù)據(jù)為例，當(dāng)項目成員報告在哪個任務(wù)上花了多少時間時，系統(tǒng)會將數(shù)據(jù)正則化給項目經(jīng)理，更新項目的狀態(tài)，幫助項目經(jīng)理分析決策。

　　三、泛普軟件-項目進(jìn)度管理系統(tǒng)的價值

　　1、促進(jìn)計劃內(nèi)容的完善

　　項目的人太多了，項目經(jīng)理有必要制定一個詳細(xì)的計劃。項目經(jīng)理可以使用項目管理工具來制定項目計劃。明確任務(wù)的起止時間，明確任務(wù)負(fù)責(zé)人。

　　2、了解成員的工作情況

　　任務(wù)完成后，項目經(jīng)理需要了解項目的進(jìn)展。項目經(jīng)理通過甘特圖將任務(wù)分配給項目成員，項目成員在完成任務(wù)后會對任務(wù)進(jìn)行反饋。

　　3、調(diào)整工作安排，合理利用資源

　　如果項目組有幾個人或者幾十個人，那么前期完成和后期完成可能會有差別。前期完成不能閑著，后期完成會耽誤。這時候項目經(jīng)理就需要調(diào)整工作了。然后這個跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)可以幫助項目經(jīng)理完成這個工作。

　　4、促進(jìn)項目經(jīng)理對人員的了解

　　工作分解后，要根據(jù)個人的特長來分配工作，因為特長就是效率。所以項目經(jīng)理必須了解項目成員的情況。即使一開始不知道這個情況，這個信息也會很快在跟蹤中體現(xiàn)出來。也就是說，跟蹤提示項目經(jīng)理對成員進(jìn)行評估，評估可以以此為依據(jù)。

　　專業(yè)的項目管理工具輔助跨部門項目協(xié)作，建立項目管理信息系統(tǒng)，有助于提高跨部門協(xié)作的科學(xué)性:制定科學(xué)的項目計劃，并通過系統(tǒng)分配到個人，可以使跨部門協(xié)作清晰有序;通過實時的資源調(diào)度和狀態(tài)表，項目成員的工作飽和度一目了然;利用敏感的信息反饋系統(tǒng)了解工程狀態(tài)，可以使工程監(jiān)理更有效率。