出納基礎(chǔ)工作之憑證篇（二）：原始憑證

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　　一、什么是原始憑證

　　原始憑證，又稱原始單據(jù)，是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄、證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的原始憑證，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原始資料。原始憑證記載著大量的經(jīng)濟(jì)信息，又是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的初始文件，與記賬憑證相比較，具有較強(qiáng)的法律效力，所以它是一種很重要的憑證。

　　 二、原始憑證的種類

　　1、外來(lái)原始憑證

　　外來(lái)原始憑證是指同外部單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)關(guān)系時(shí)，從外部單位取得的原始憑證。如購(gòu)貨時(shí)取得的發(fā)貨票、付款時(shí)所取得的收據(jù)等。

　　2、自制原始憑證

　?。?）一次憑證，是指憑證的填制手續(xù)是一次完成的，用以記錄一項(xiàng)或若干項(xiàng)同類性質(zhì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。外來(lái)原始憑證和大部分自制原始憑證都是一次憑證，如收貨單、發(fā)貨單、購(gòu)貨發(fā)票、付款收據(jù)、費(fèi)用報(bào)銷

　?。?）累計(jì)憑證是在一定時(shí)期內(nèi)連續(xù)記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，期末按其累計(jì)數(shù)作為記賬依據(jù)的自制原始憑證。主要適用于經(jīng)濟(jì)重復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如工業(yè)企業(yè)用的限額領(lǐng)料單。

　?。?）記賬編制憑證。在企業(yè)自制的各種原始憑證中，一般都是以實(shí)際發(fā)生或完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)，由經(jīng)辦人員填制并簽章，但有些自制原始憑證，則是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)已經(jīng)入賬的結(jié)果，對(duì)某些特定事項(xiàng)進(jìn)行歸類、整理而編制的。這種根據(jù)賬簿記錄而填制的原始憑證，稱為記賬編制憑證。如月末確定已銷商品成本時(shí)，根據(jù)庫(kù)存商品賬簿記錄所編制的成本計(jì)算表；月末計(jì)算產(chǎn)品生產(chǎn)成本時(shí)，所編制的制造費(fèi)用分配表以及月末所編制的利潤(rùn)分配計(jì)算表等。

　?。?）匯總原始憑證。實(shí)際工作中，為了集中反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況，并簡(jiǎn)化記賬憑證的填制工作，往往將一定時(shí)期內(nèi)若于記錄同類性質(zhì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證匯總編制成一張?jiān)紤{證，這種憑證稱為匯總原始憑證。如收貨匯總表、商品銷貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等。匯總原始憑證所匯總的內(nèi)容，只能是同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，即：將反映同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各原始憑證匯總編制一張匯總原始憑證，不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。 匯總原始憑證也屬于原始憑證的范疇。

　　三、原始憑證的填制和審核

　　1、原始憑證的基本要素

　　原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成情況，明確有關(guān)單位與人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任的證明單據(jù)。因此，必須認(rèn)真如實(shí)地填制好原始憑證。雖然不同的原始憑證有其反映的不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、不同的格式，但都包含有以下幾個(gè)要素： （1）原始憑證的名稱； （2）原始憑證的編號(hào)； （3）填制原始憑證的日期； （4）填制和接受原始憑證的單位名稱； （5）有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容； （6）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量、計(jì)量單位、單價(jià)和金額總量； （7）有關(guān)部門與人員的簽名或蓋章； （8）憑證附件。

　　2、原始憑證填制的要求

　　原始憑證是具有法律效力的證明文件，是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的重要原始依據(jù)。原始憑證的填制必須符合下列基本要求：

　　（1）記錄真實(shí) 原始憑證必須實(shí)事求是地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，原始憑證上填制的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實(shí)際情況完全符合，確保憑證內(nèi)容真實(shí)可靠。

　?。?）填制內(nèi)容要完整，不可遺漏 原始憑證必須按規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項(xiàng)填寫齊全，同時(shí)必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員簽字蓋章，對(duì)憑證的真實(shí)性和正確性負(fù)完全的責(zé)任。

　?。?）要明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任 原始憑證上要有經(jīng)辦人員或部門的簽章。外來(lái)的原始憑證，從外單位取得的，必須蓋有填制單位的財(cái)務(wù)公章，從個(gè)人取得的，必須有填制人員的簽名或蓋章；自制原始憑證，必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人的簽名或蓋章；對(duì)外開(kāi)出的原始憑證，必須加蓋本單位的財(cái)務(wù)公章。

　?。?）填制及時(shí)，按照規(guī)定程序傳遞、審核，以便據(jù)以編制記賬憑證。

　　（5）書(shū)寫清晰，字跡工整 原始憑證要用藍(lán)黑墨水書(shū)寫，支票要用碳素墨水填寫。兩聯(lián)或兩聯(lián)以上套寫的憑證，必須全部寫透。大小寫金額數(shù)字要符合規(guī)定，正確填寫。原始憑證上的文字和數(shù)字都要認(rèn)真填好，要求字跡清楚，易于辨認(rèn)，不得任意涂改、刮擦或挖補(bǔ)。一般憑證如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定方法更正。而有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款收支業(yè)務(wù)的憑證，如果填寫錯(cuò)誤，不能在憑證上更正，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，重新填寫，以免錯(cuò)收錯(cuò)付。 　　　　　　　　　　　　　　     （6）各種原始憑證要延續(xù)編號(hào) 如果憑證已預(yù)先印定編號(hào)，如發(fā)票、支票、收據(jù)等，在需要作廢時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋　　“作廢”戳記，并連同存根和其他各聯(lián)全部保存，不得隨意撕毀。

　　3、原始憑證的審核

　　 對(duì)會(huì)計(jì)憑證的審核是會(huì)計(jì)監(jiān)督的一個(gè)重要手段。原始憑證填制以后，為了保證其真實(shí)可靠，會(huì)計(jì)部門在據(jù)此填制記賬憑證人賬前，必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核主要包括兩個(gè)方面：

　?。?）審核原始憑證所汜錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理性、合法性主要是審查記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)法律、法令、制度和政策；是否執(zhí)行了預(yù)算、合同和計(jì)劃，是否符合經(jīng)濟(jì)核算的原則。若發(fā)現(xiàn)有違法違紀(jì)行為，要拒絕執(zhí)行，并向有關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　?。?）對(duì)原始憑證的合理性進(jìn)行技術(shù)性審核主要是審核原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求，即憑證所載的內(nèi)容是否與實(shí)際情況一致，該填的項(xiàng)目是否遺漏，數(shù)字是否清楚準(zhǔn)確，書(shū)寫是否規(guī)范，有關(guān)部門與人員是否都已簽名或蓋章。對(duì)有技術(shù)性問(wèn)題的原始憑證要退回，補(bǔ)齊手續(xù)或更正錯(cuò)誤。