項(xiàng)目管理辦公室（OA辦公系統(tǒng)）生存指南

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項(xiàng)目管理辦公室的前景看好，至少對能帶來投資收益的OA辦公系統(tǒng)是這樣。

誰能堅(jiān)持到復(fù)蘇？當(dāng)然是適者生存！項(xiàng)目管理辦公室（OA辦公系統(tǒng)）也不例外。當(dāng)經(jīng)濟(jì)急劇滑坡時，那些使命不清且缺乏高管支持的OA辦公系統(tǒng)就首當(dāng)其沖地任人宰割。

而那些具有強(qiáng)大領(lǐng)導(dǎo)力和清晰戰(zhàn)略方向，并且能夠提高公司收益的OA辦公系統(tǒng)，不僅能夠生存下來，而且會逐漸成為高管們求助的對象。

“在當(dāng)今競爭日益激烈的環(huán)境中，組織需要規(guī)范和改進(jìn)項(xiàng)目的管理方式，”羅杰里奧·德·梅洛皮雷斯（Rogério de Mello Pires, PMP）說。他是巴西圣保羅的伊塔烏(Itaú)巴西聯(lián)合銀行(Unibanco) OA辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目組合和項(xiàng)目集經(jīng)理。他補(bǔ)充道，“在這個環(huán)境中，許多組織已經(jīng)逐漸意識到OA辦公系統(tǒng)是用來開展項(xiàng)目管理工作的一個部門，其重要性正在與日俱增。”

根據(jù)《2010年OA辦公系統(tǒng)狀況報(bào)告》(TheState of the OA辦公系統(tǒng) 2010)，半數(shù)以上的OA辦公系統(tǒng)都直接向最高管理層負(fù)責(zé)。該報(bào)告來自美國賓夕法尼亞州格倫米爾斯(GlenMills)的PM解決之道咨詢公司(PMSolutions)對各行業(yè)的291名美國項(xiàng)目管理工作者的調(diào)查。這些OA辦公系統(tǒng)都在執(zhí)行重要的戰(zhàn)略任務(wù)，包括執(zhí)行或管理項(xiàng)目治理過程（72%），擔(dān)任高管的智囊（64%），參與戰(zhàn)略規(guī)劃（62%）。

OA辦公系統(tǒng)能被組織重視的原因之一在于它們的業(yè)績。根據(jù)該報(bào)告，OA辦公系統(tǒng)使失敗的項(xiàng)目減少了31%，使30%的項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)完成，在每個項(xiàng)目上平均為公司節(jié)約了567,000美元。

這是相當(dāng)好的情況。顯然，出色的OA辦公系統(tǒng)不僅制定標(biāo)準(zhǔn)化的文檔，還能做更多的事情。

“那些僅被視為行政支持部門的OA辦公系統(tǒng)，要獲得組織內(nèi)部的認(rèn)可，就不那么容易?！盝·肯特·克勞福德（J.Kent Crawford, PMP，PMI高級會員）說。他是PM解決之道咨詢公司的總裁兼首席執(zhí)行官。

他認(rèn)為，有價(jià)值的OA辦公系統(tǒng)會建立項(xiàng)目管理過程并跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況，高級的OA辦公系統(tǒng)還會開展項(xiàng)目治理、資源優(yōu)化、績效考核和項(xiàng)目組合管理等工作。

“你應(yīng)該確保OA辦公系統(tǒng)的工作符合高層領(lǐng)導(dǎo)所制定的發(fā)展方向，” 克勞福德說，“如果項(xiàng)目組合的績效能促進(jìn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，OA辦公系統(tǒng)就能展現(xiàn)出最大的價(jià)值?！?/span>

僅使用基本的考核指標(biāo)是不夠的。

“OA辦公系統(tǒng)的作用不能局限于對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，他們必須能分析問題，并設(shè)計(jì)和執(zhí)行解決方案，”扎菲瑞斯·康斯坦丁諾·佩塔拉（Zafeiris Konstantinos Petalas, PhD）說。他是英國倫敦金融服務(wù)巨頭巴克萊(Barclays)銀行的項(xiàng)目組合管理辦公室的領(lǐng)導(dǎo)。

他說，“OA辦公系統(tǒng)需要主動向高級管理層展示自己能夠做什么。這需要激情，也需要對自己的能力與企業(yè)總體目標(biāo)之間的聯(lián)系有深刻理解?！?/span>

問題是，那正是許多OA辦公系統(tǒng)的失敗之處。

“它們沒有愿景或使命，也沒有用于考核成功的指標(biāo)，”馬克·佩里(MarkPerry)說。他是美國佛羅里達(dá)州奧蘭多(Orlando)OA辦公系統(tǒng)軟件供應(yīng)商“BOT國際”(BOTInternational)的高級副總裁。

因此，OA辦公系統(tǒng)就被貼上了“行政主管”的標(biāo)簽，并成為預(yù)算削減的犧牲品。

給高管想要的

滿足組織需要的第一步，就是弄清楚組織想要什么。

“OA辦公系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該直接去問高級管理層，‘你們最關(guān)心的三個問題是什么？’然后圍繞這些問題確定使命與目標(biāo)，” 佩里先生說。他是《建立商業(yè)驅(qū)動型項(xiàng)目管理辦公室：確保成功的實(shí)踐、技術(shù)和案例》(BusinessDriven OA辦公系統(tǒng) Setup: Practical Insi