項目辦公室的重要職能——指定項目管理的標準和方法(下)

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軟件標準

項目辦公室在建立用于項目管理軟件的標準方面起著主導(dǎo)作用。當組織采取以項目為中心的運作模式時，他們需要闡明的首要管理問題之一就是確認一個能夠用于所有項目的計劃軟件包。此外，他們還幫助選擇一個單一的標準用于文字和表格的處理。對軟件標準的關(guān)注之所以重要是因為：
▲單一標準的使用加強了組織內(nèi)的交流，使得一個部門的工作人員能夠看懂另外一個部門用軟件制作的報告。如有必要，員工甚至可以通過磁盤進行項目之間數(shù)據(jù)的交換。
▲采用單一的軟件標準能夠促進更有效的培訓(xùn)。培訓(xùn)部門或項目辦公室自己就能夠提供常規(guī)的標準化軟件包的使用課程。如果沒有標準，提供培訓(xùn)則是很困難的。
▲通過采用標準的計劃軟件，組織能夠維護項目活動的數(shù)據(jù)庫。例如，他們可以通過審核在一組項目里進行某些測試所花費的時間這些數(shù)據(jù)，來提高他們在未來的項目中該測試程序的估算精度。

項目辦公室為文字和表格的處理軟件制定標準是不太可能的事，因為這類標準通常是為整個組織制定的。但是，項目辦公室可以致力于選擇標準的計劃編制軟件。經(jīng)驗表明，確定這樣一個標準不是件容易事。首先，最近的調(diào)查表明可以找到幾百個計劃編制軟件，因此從令人眼花繚亂的產(chǎn)品進行挑選是很困難的。此外，事先還要解決以下幾個問題：
▲誰要使用這個軟件？是專業(yè)的計劃工程師還是項目組成員？或兩者都有？
▲使用的難易程度有多重要？很多計劃軟件其功能與使用難易程度有互換性。
▲軟件主要是為項目組獨立運作時使用呢，還是想把組織中所有項目的數(shù)據(jù)統(tǒng)一進行管理？
▲選擇客戶喜歡的軟件是不是很重要？
▲軟件的市場價格是多少？
▲操作和維護（含培訓(xùn)）成本有多大？

建立軟件標準最后要提醒的是，項目辦公室應(yīng)該確定其選擇作為標準的計劃軟件是否處于其計劃和控制工作的中心地位。如果是這樣，那么這個軟件將會影響組織采用的文檔標準的類型，因為每種軟件都有其獨特的繪制項目圖表和表格的方式。

跟蹤執(zhí)行最優(yōu)方法

項目辦公室在指導(dǎo)組織制定項目管理的標準程序和方法的同時，還須謹防變得以自我為中心而疏遠了最優(yōu)方法。項目辦公室人員必須跟上項目管理實踐的最新發(fā)展。要做到這一點，他們必須跟蹤了解項目管理和工業(yè)實踐文獻，接受項目管理相關(guān)領(lǐng)域，如風險管理、采購管理和成本收益分析等課程培訓(xùn)，并且參加有關(guān)的座談會和研討會以學習別人的項目管理經(jīng)驗。通過對項目管理最優(yōu)方法的洞察，他們可以采取措施以確保組織運行的標準程序和方法的先進性。

人員配備

項目辦公室的資深咨詢?nèi)藛T應(yīng)該決定采用何種標準的程序和方法，他們知道本行業(yè)的最優(yōu)方法，憑借他們豐富的項目管理實踐經(jīng)驗，他們知道什么是可行的，什么是行不通的。
執(zhí)行和維護標準程序及方法通常可以由經(jīng)驗較少但行政管理能力較強的人擔當。盡管如此，他們的工作應(yīng)該由有經(jīng)驗的項目管理咨詢?nèi)藛T定期地審查以保證不出偏差。