工欲善其事 必先利其“OA”系統(tǒng)

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“快去把這份會議通知下發(fā)給集團(tuán)各公司，速度要快，明天就要開會了。”

10個電話，5個占線，2個不在服務(wù)區(qū)，傳真沒人接，老天呀，他們都在干什么呀，這都要急死了，我這個總部辦公人員，我容易嗎？打電話，不停的打，打打打……

你說發(fā)電子郵件？可是哪有他們的郵件地址呀，就是發(fā)了也不知道他們看沒看呀，還是沒效率。不甘心呀，開建論壇、QQ群組、MSN，但是都不行，平臺不統(tǒng)一，保密性差，沒有安全感，這可不行。難道還要回到打電話的這種“原始社會”嗎？

幾番探索之后，一個叫“OA辦公系統(tǒng)”的東東出現(xiàn)在我的視線中。終于有了理論依據(jù)，這個東東有內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，有即時的消息傳遞，還有公文流程處理。

工欲善其事 必先利其器

向領(lǐng)導(dǎo)斗膽建議上OA，“OK！”我大喜不已，但是技術(shù)、服務(wù)、價格都要好好的考慮呀，面對如此眾多的OA辦公軟件選哪個呢？

經(jīng)過與各公司一家家的洽談、比較、試用，根據(jù)企業(yè)自己的情況，我們終于確定自己的OA選型標(biāo)準(zhǔn)：

首先，該OA供應(yīng)商的服務(wù)應(yīng)特別好，應(yīng)用試用版，有技術(shù)人員通過MSN或QQ等工具能隨時進(jìn)行交流講解，讓人感到非常親切，做為軟件使用者，要的就是這種理解。

其次，這款軟件采用的應(yīng)是PHP語言設(shè)計的，采用B/S結(jié)構(gòu)，操作簡便，會上網(wǎng)就會用OA。另外PHP+MYSQL+APACHE結(jié)構(gòu)是當(dāng)前最流行的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫組合，具有可擴(kuò)展性和穩(wěn)定性，完全滿足辦公的需要，這種特性比較適合未來企業(yè)的成長需要。

再次，這款軟件應(yīng)是國產(chǎn)軟件，作為中國人，我們還是要多支持我們的民族軟件企業(yè)的發(fā)展的，同時價格應(yīng)在20000元左右，性價比高，能長期支持服務(wù)，我們不需要繁瑣復(fù)雜的功能，多則無用。

因為我們知道大多開發(fā)單位和企業(yè)進(jìn)行溝通時往往都是站在軟件的角度進(jìn)行思考的，把軟件的功能說得十分強(qiáng)大，而很少在真正理解企業(yè)需求后結(jié)合軟件來談問題。這樣導(dǎo)致很多企業(yè)把系統(tǒng)應(yīng)用起來后發(fā)現(xiàn)原來那么多功能，根本就用不到，或者說不好用。

經(jīng)過反復(fù)比較、考證，最后我們將目光鎖定在通達(dá)的Office Anywhere上。

享受OA的樂趣 “有事OA我”

接下來的事，就是安裝這套軟件，進(jìn)行普及培訓(xùn)了。由于大家都會用一些網(wǎng)上的工具，普及起來還是很快的。我們借助總裁辦公會的機(jī)會專門組織了一次OA辦公系統(tǒng)演示，向各位領(lǐng)導(dǎo)及同事們展示我們提出的新的辦公方式。

當(dāng)時我們僅僅是給一些領(lǐng)導(dǎo)和文秘人員開設(shè)了用戶名，小范圍的進(jìn)行普及。但是沒想到微機(jī)室的電話和我的OA短信中大量的信息是：快給我個OA密碼，我們還要幾個OA號。兩周的時間OA用戶從30多人發(fā)展成120多人。

提到這個短信息就更精彩了，由于集團(tuán)的財務(wù)集中管理，向下屬公司派駐的財務(wù)總監(jiān)都是集團(tuán)總部的財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，他們遠(yuǎn)離這些平常在一起工作的總部人員，平時如果想溝通只能打電話，但是大額的電話費(fèi)又讓人們不能盡情表達(dá)自己內(nèi)心的感受。但是通過通達(dá)OA辦公系統(tǒng)，“最近工作順不順利”、“馬上給你發(fā)報表”，既交流了感情又把工作得以順利完成。

還有那個OA論壇，在那里大家演繹著信息交流的精采故事，“情似狂潮”、“風(fēng)卷旌旗舞”、“秋山野客”這些個性鮮明的網(wǎng)名在論壇不斷發(fā)表自己的內(nèi)心感受和轉(zhuǎn)載新鮮的故事。有過爭吵，有過感觸，在那里思維的碰撞特別的強(qiáng)烈。

現(xiàn)在我們同事之間傳遞消息的方式已經(jīng)成為“我給你發(fā)OA了”、“有事OA我”、“做好報表后發(fā)到我OA里”。雖然這種叫法有些不準(zhǔn)確，但是它已經(jīng)反映出，我們的工作已經(jīng)離不開OA辦公系統(tǒng)了。

“對癥下藥” 再上一層樓

在應(yīng)用推廣OA中，我發(fā)現(xiàn)了幾點(diǎn)共性問題，提出一些解決方法，以共同促進(jìn)國內(nèi)OA的完善與提升，并以饗同行。

其一，作為企業(yè)的信息化建設(shè)，OA是一個企業(yè)信息化建設(shè)的必備工具，但同時許多企業(yè)在上了OA后時常面臨著單位內(nèi)部不同軟件整合的問題，而整合不成功，各個軟件性能將互相沖突，大損其值。

公司用PHP軟件設(shè)計了一種人事檔案管理軟件，采用PHP+MYSQL結(jié)構(gòu)，但是由于信息的保密性，又不想所有人都看到，就要設(shè)置用戶名和密碼，但是這類軟件一多的話，左一個用戶名，右一個用戶名，太多，太繁雜。能不能借用OA中的用戶名密碼管理，做一接口掛接相關(guān)的業(yè)務(wù)軟件統(tǒng)一管理，以更加豐富OA的功能，統(tǒng)一平臺，方便工作？

而這點(diǎn)是一個軟件優(yōu)劣與否的一個表現(xiàn)，通達(dá)OA這方面表現(xiàn)較為強(qiáng)勢，能對不同軟件進(jìn)行有效整合，能成為我們的工作接口了，可改變以前的文件傳遞方式，更加系統(tǒng)化用數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行信息傳遞，減少數(shù)據(jù)冗余，提高查詢速度，達(dá)到信息的升值。

其二，我們在平時調(diào)研選型時太強(qiáng)調(diào)OA系統(tǒng)的優(yōu)勢而過少考慮OA究竟能為企業(yè)帶來些什么實際東西。我們發(fā)現(xiàn)應(yīng)用OA遇到的最大的問題是一些報表數(shù)據(jù)的收集整理、查閱、統(tǒng)計不便，工作跟蹤信息反饋不及時等。因此應(yīng)努力想想如何解決這些問題了。

關(guān)于報表數(shù)據(jù)收集的問題，原來單位使用excel來做報表，每天都有三張不同報表，再打印后進(jìn)行審批，每日的耗紙量就不說了，關(guān)鍵是到月底年底要進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總分析時那麻煩就大了，所有人都在把紙質(zhì)報表中的數(shù)據(jù)一一輸入新的excel表中進(jìn)行統(tǒng)計，效率慢不說，還容易出錯。

針對這個問題，當(dāng)時我想為什么不用OA的工作流模塊來進(jìn)行報表錄入呢？這樣不僅能解決數(shù)據(jù)的統(tǒng)計問題，而且能按一定的規(guī)則找出想要的報表，也避免原來報表打印和存檔所產(chǎn)生的不便？

而要做到這一點(diǎn)，需要OA本身擁有強(qiáng)大的工作流。我利用通達(dá)OA的excel數(shù)據(jù)鏈接，做好了月報表模板，每月只需把OA生成的excel統(tǒng)計報表張貼到模板中，整月的統(tǒng)計數(shù)據(jù)就馬上生成。這樣就很好的解決了報表數(shù)據(jù)統(tǒng)計問題。

其三，為什么中小企業(yè)OA項目失敗率如此之高，就是OA水土不適，沒有量體裁衣。這一點(diǎn)企業(yè)一直沒太注意。首先中小企業(yè)沒有大企業(yè)那樣的經(jīng)濟(jì)實力，對于OA項目的投入非常有限，其次中小企業(yè)的規(guī)模、扁平化的管理、辦事機(jī)構(gòu)相對集中，決定了信息的傳遞不易產(chǎn)生瓶頸，這幾個特性決定了中小企業(yè)不能像大企業(yè)那樣有大量的投入請來專業(yè)的項目開發(fā)單位進(jìn)行量身定制，并且OA的一些優(yōu)秀特性也不能在中小企業(yè)中得到很好的發(fā)揮。

這意味著如果將大企業(yè)成功的OA模式，不經(jīng)選擇地強(qiáng)行應(yīng)用于中小企業(yè)的話難免會發(fā)生“消化不良”。因此與其動輒花幾十萬、十多萬買個大而無用的OA，還不如買一個合身合體、經(jīng)濟(jì)簡捷的OA實在。這點(diǎn)通達(dá)、合強(qiáng)、金和等都是中小OA軟件的典型代表，可參照選用。

另外，我想，OA項目的實施不是集中在一段時間就可以完成的，我認(rèn)為成功的OA項目沒有所謂項目結(jié)束的概念，只要企業(yè)不斷發(fā)展OA就不會結(jié)束——立項、調(diào)研、選型之后是部署修改，再部署再修改，再來就是維護(hù)和新業(yè)務(wù)的整合再修改或?qū)εf業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化，如此不已。一勞永逸的想法是不可取。（IT168）